Research ERP
Resource Type

Söker du efter ERP?

ERP står för Enterprise Resource Planning. Ett ERP-system är mjukvara som hanterar all den information om hela företaget och alla dess aktiviteter som företagsledningen behöver ha tillgång till. Det där låter bra, eller hur? Ett mjukvarupaket automatiserar och effektiviserar företaget från offert till betalning, från anskaffning till distribution, från HR till underhåll. Ett företag som använder sig av ett ERP-system ska kunna drivas med högsta möjliga effektivitet och snabbhet. Man bör lätt kunna uppfylla kundernas behov och generera en allt större vinst åt ägarna och aktieägarna.

Mjukvaran i sig själv kan så klart inte åstadkomma någonting av det här. Men noggrant utvalt och implementerat kan ett ERP-system möjliggöra allt som nämns ovan och mer därtill. I dagens snabba affärsvärld där konkurrensen är stenhård, måste ett tillverkningsföretag ha kontroll över sin information – både intern och extern – och ett ERP-system är det rätta verktyget för jobbet.

Läs om affärssystemet Jeeves ERP här >>

Vad är ett ERP-system?

Ett ERP-system, på svenska ofta kallat affärssystem, är en samling mjukvaruapplikationer som byggts upp runt en enskild databas (mycket viktigt), som samlar in, hanterar och bearbetar information för hela företaget och gör det möjligt att ta fram en komplett affärsanalys. Ett affärssystem får sin kraft ifrån sitt stora omfång och integrerade natur. Alla delar av företaget inkluderas så att alla aktiviteter kan samordnas för att stödja företagsmålen och den strategiska planen. Genom att all information samlas i en och samma databas, en databas som stödjer integrerade funktioner, kan användare från alla olika delar av företaget få tillgång till all information i systemet, vilket kan hjälpa dem att bli mer effektiva. I uppslagsverket APICS definition av ERP, menar man att ett ERP-system gör det möjligt för en organisation att använda ”intern kunskap för att söka ett externt övertag”[1].

Ett affärssystem har oftast en modulär struktur som består av ett visst antal applikationer. Applikationerna hanterar de olika affärsområdena: planering och schemaläggning, produktionskontroll, lagerstyrning, kundservice, anskaffning, finansiering och redovisning m.m. Dagens affärssystem består ofta av så många som 20, 30 eller ännu fler ”moduler” eller applikationer som kan installeras och konfigureras för att skapa den mjukvarusvit som ska ta hand om företagets aktiviteter och behov.

 


[1] APICS Dictionary, fourteenth edition, APICS Chicago IL, 2013

ERP TCO och ROI

Inget företag investerar i verktyg eller utrustning utan att det finns en tydlig indikation på att investeringen kommer att återbetala sig på något sätt. De största fördelarna med ett affärssystem är minskade kostnader, ökad effektivitet, bättre användning av resurser, förkortad ledtid, bättre kundservice (vilket ofta ökar försäljningen), minskad övertid och hanteringstid, mer tillfredsställda medarbetare, minskad personalomsättning mm.

När man lägger planerna inför ett ERP-projekt, genomför de flesta företag en kostnad-nytta-analys och en ROI-analys (Return On Investment). Detta är ofta nödvändigt för att kunna få stöd av ledningen och få projektet finansierat.

På analysens kostnadssida sätter man upp investeringskostnader för hårdvara, mjukvara och system, samt kostnad för dataomvandling, implementation, utbildning av de medarbetare som ska använda systemet, och alla andra utgifter som uppkommer under arbetet med att få systemet ”körklart”. Man bör också beräkna total cost of ownership (TCO) för systemets beräknade livstid – i det här fallet, ungefär 10 år. Ett noggrant utvalt och väl implementerat affärssystem kan dock vara fullt användbart längre än 10 år (det finns många ERP-lösningar i drift idag som är 20 år gamla eller till och med äldre än så) – förutsatt att systemet underhålls och uppdateras regelbundet av leverantören och kundföretaget. En moln/SaaS ERP-lösning kommer förmodligen ha en mycket låg investeringskostnad medan driftskostnaderna per månad kommer att vara högre. Genom att välja en rimlig beräknad livstid när man gör TCO-beräkningen jämnar man ut spelplanen för de två olika alternativen.

Att man som företag väljer rätt ERP-lösning (läs mer om detta i nästa stycke) är avgörande för att hålla de totala kostnaderna nere. Att vidareutveckla eller modifiera ett affärssystem som egentligen inte passar verksamheten så bra kan medföra högre kostnader, högre supportkostnader över tid samt göra implementationsprocessen längre.  

På fördelsidan i analysen kan man sätta upp direkta fördelar som minskade lager, mindre övertid och kortare hanteringstid samt färre saker som får göras om eller slängas. Det finns också indirekta fördelar så som högre kvalitet, bättre kundservice och leveranser (vilket kanske ökar försäljningen), minskad ledtid (en konkurrensmässig fördel), ökad arbetsmoral hos de anställda och mindre personalomsättning. För de flesta företag räcker det att höra om de direkta fördelarna för att de ska tycka att det är vara värt kostnaden att byta eller skaffa sig ett affärssystem. De ser de indirekta fördelarna (som kan vara så mycket större än de direkta fördelarna) mer som en bonus. Om ert nuvarande affärssystem inte fungerar tillräckligt bra för att ni ska kunna ligga steget före konkurrenterna och kunna dra nytta av den nya teknik som kommer ut, kan byta system helt enkelt vara något ni måste göra. 

 


Att välja en ERP-lösning

Det finns många ERP-lösningar att välja mellan från både stora och små leverantörer. Det finns mer generella universalversioner, system som designats åt eller anpassats för en särskild bransch eller tillverkningssätt, on-premise lösningar och molnlösningar. Utöver allt detta finns det dessutom även en uppsjö av designalternativ när det kommer till hur informationen hanteras och presenteras. Det allra viktigaste när det kommer till att välja affärssystem är funktionell lämplighet eller ”passform”. Det är viktigt att systemet kan klara av att uppfylla organisationens specifika behov och också kunna hantera de processer och uppgifter användarna behöver utföra i sitt dagliga arbete.

De företag som ska köpa ett affärssystem bör också vara uppmärksamma på vilka modifieringar, ytterligare mjukvara, eller kringgående lösningar som kan komma att krävas efter att systemet implementerats. Kringgående lösningar tillför inte organisationen någonting och lämnar den delen av företaget avskilt från affärssystemets ekosystem. Integrationslösningar och modifieringar är ofta svåra att bygga och svåra att underhålla under längre tid.

Fokuserar man på passform och anpassningsbarhet kommer man ganska snabbt att kunna hitta den ERP-lösning som uppfyller företagets behov.

Många organisationer har idag kontor eller fabriksanläggningar i olika länder och behöver därför att affärssystemet kan hantera flera olika valutor och språk, vilket alla inte kan. Dessa företag letar inte efter enkla multi-tenant SaaS-lösningar för småföretag eller ett mer allmänt affärssystem på engelska. Dessa företag behöver en kort lista över leverantörer som kan serva alla deras olika enheter.  

Efter att de valt ut några affärssystem som passar företagets storlek, bransch och komplexitet, måste dessa företag sedan titta på möjligheten att anpassa varje system ytterligare efter deras unika affärsprocesser genom tilläggslösningar och konfigureringar. De måste också beakta de risker, den arbetsinsats och de kostnader modifieringen av systemet skulle medföra. Det är inte säkert att det blir så lätt för ett företag som letar efter en moln/SaaS-lösning att hitta ett system som har samma funktionella djup eller är lika anpassningsbara som nyare ERP-lösningar.

Att välja affärssystem är en tidskrävande process. Leta information på Internet, anlita en tjänst eller ERP-konsult som hjälper till att ta fram potentiellt intressanta leverantörer eller sätt ihop en egen intern grupp som tar fram ett rimligt antal huvudkandidater (max sex stycken).  Undersök alternativen på slutlistan mer noggrant: boka in produktdemonstrationer och prata med eller besök företag som använder de olika systemen – helst företag som påminner om ert eget. Välj ett system och börja planera själva implementeringen.

Ett sista råd angående valet av affärssystem är att involvera nyckelpersoner från företagets största avdelningar. (Det behöver inte nödvändigtvis vara chefer eller arbetsledare. Det ska vara personer som har god insikt i hur arbetet fungerar och vilka behov de har på avdelningen – de är respekterade ”handlingsmänniskor” inom sitt ansvarsområde.) Affärssystemet kommer att vara hela verksamhetens stöttepelare och den primära kommunikations- och koordinationsenheten som binder alla olika delar av företaget samman. Att man tidigt och aktivt blir involverad i urvalsprocessen är det bästa sättet för att få medarbetarna att engagera sig i implementationsprocessen. Det skapar viktigast av allt också en känsla av ägande, vilket är mycket viktigt för att man ska kunna ta till sig det nya systemet och nå framgång.


Implementation av affärssystem

När man slutligen har valt ut det system som passar företaget bäst är det dags för implementeringen, d.v.s. att få systemet på plats och införliva det i företagets dagliga verksamhet. Er affärssystemsleverantör och kanske även externa ERP-konsulter kan hjälpa er att lägga upp en detaljerad plan för att ni ska kunna börja använda ert system så snabbt som möjligt och även se till att den genomförs. Er affärssystemsleverantör kommer utan tvekan att erbjuda assistans på plats som en del av sitt förslag.  Vissa leverantörer har egna anställda på egna affärsenheter över hela världen som servar lokala kunder, medan andra använder sig av ett nätverk av partnerföretag som säljer och installerar deras ERP-lösningar. Om ert affärssystem implementeras av en av affärsleverantörens egna anställda, går det rak linje genom organisationsstrukturen från den anställde till de som utvecklat och äger mjukvaran. Om ett partnerföretag sköter implementationen, läs då på lika mycket om dem som ni gjort om företaget som utvecklat affärssystemet för att försäkra er om att de har den kunskap och kan ge den service ert företag behöver.

Implementationen ska och bör genomföras med och enligt traditionella projektledningsverktyg och tekniker. Välj en kompetent och tydlig projektledare. Planera implementationsprocessen in i detalj: Identifiera vilka personer som behöver vara delaktiga och vilka resurser som behövs och dokumentera planen i ett projektprogram som Microsoft Project eller liknande. Styr processen noggrant och utse inte någon från IT-avdelningen som projektledare. Affärssystemet är ett verksamhetsverktyg som måste integreras fullt ut med de dagliga aktiviteterna i företaget. Det är inte ett IT-verktyg eller ett projekt. Användarna måste ha kontroll över valprocessen och implementationen (med visst stöd från IT-avdelningen, så klart).

Försäkra er om att den av cheferna som sponsrar eller har förespråkat bytet eller köpet av affärssystemet är synbart involverad så att han eller hon kan tillföra projektet energi, se till att teamet håller tidtabellen och lösa eventuella konflikter som uppstår.

Ett sista råd angående implementeringen: Snåla inte på användarutbildningen! Många företag drar tyvärr ner på utbildningsbudgeten för att minska de totala kostnaderna och klara av att hålla en övergripande budget. Detta är ett mycket stort misstag. Affärssystemet är ett användarbaserat system som bara fungerar om användarna kan inkorporera funktionaliteten och informationen i systemet i sina dagliga aktiviteter. De kommer inte att entusiastiskt acceptera och kunna dra nytta av det nya systemet om de inte förstår vad det kan göra och hur det fungerar. 

 


Påbörja ERP-projektet

Projektet att välja och implementera ett affärssystem är ett viktigt initiativ för ett företag och man måste ta sig an det med ett visst engagemang och entusiasm. Det finns ingen anledning att känna rädsla eller tveksamhet. Bokstavligt talat har tusentals företag framgångsrikt implementerat ett affärssystem och kan nu dra nytta av bättre information, bättre kontroll och bättre genomsnittlig prestation.

Det finns mycket hjälp att tillgå när man ska välja och implementera ett affärssystem. Det finns  webbplatser och tjänsteföretag som kan hjälpa till med att välja mjukvara, mjukvaruutvecklare och lokala representanter, oberoende ERP-konsulter, och viktigast av allt, ert eget team av framtida affärssystemsanvändare. Botanisera bland våra bloggtexter, artiklar och vårt nedladdningsbara material för att ta del av mer information om hur man väljer och använder ett affärssystem. Där finns information om affärssystem och teknologitrender, projektplanering och ledningsverktyg, ERP-forskning samt råd och tips från erfarna ERP-konsulter, utvecklare och användare (vissa med anknytning till Jeeves och vissa oberoende).

En sista tanke: Ett affärssystem skapar möjligheter. Om ert nuvarande system inte stödjer era operativa och strategiska mål, är det dags att starta ett nytt projekt.

 


[1] APICS Dictionary, fourteenth edition, APICS Chicago IL, 2013