Vad är en e-faktura?
Den ”elektroniska fakturan” eller ”e-fakturan” är inte ett nytt begrepp, men det råder fortfarande viss förvirring kring exakt vad det innefattar. Vår partner Pagero har skrivit en artikel där de reder ut begreppet e-faktura som vi gärna vill dela med oss av, de svarar på några frågor om termen och framhäver fördelarna med e-fakturering jämfört med andra fakturatyper.
Vad är en e-faktura?
En elektronisk faktura (e-faktura) är en faktura som du kan skapa, skicka, ta emot och behandla elektroniskt med hjälp av specifika dokumentformat. E-fakturor är elektroniska under hela fakturans livslängd, från det att den skapas till det att den arkiveras.
E-fakturering kan hjälpa till att ersätta manuella moment med automatiserade affärsregler och åtgärder. Som resultat ger det bolag ökad effektivitet, minimerad risk för felhantering och hjälper företag att följa lagstiftning om e-faktura.
Vad är inte en e-faktura?
Det finns många format för e-faktura, exempel på dessa är Svefaktura, Finvoice, NemHandel, PEPPOL med mera. Alla dessa är olika standarder och är en variant av ett elektroniskt format för att kunna skicka och ta emot e-fakturor. Men back to basic, det viktiga är att du förstår vad som inte är en e-faktura. För vissa är det en solklarhet och för andra inte:
- PDF-faktura Är det vanligaste misstaget att sätta in i facket som e-faktura, just pga att den skickas digitalt, vanligtvis via e-post. Men en pdf-faktura kan inte behandlas automatiskt eftersom de inte skickas i ett strukturerat format och mottagaren kan därför inte behandla fakturan elektroniskt direkt. Därav är inte fakturan elektronisk under hela dess livslängd.
- Pappersfakturor Även om fakturamottagare får fakturan på papper och sedan konverterar fakturan till ett digital format så är det inte en e-faktura. Igen har fakturan inte utfärdats elektroniskt och därför är inte hela dess livslängd elektronisk.
Varför ska jag skicka och ta emot e-faktura?
Den senaste Billentis-rapporten visar att hantering av pappersfakturor i jämförelse med automatiserad e-fakturering kommer ge kostnadsbesparingar på 60-80 % i de flesta fall (Bruno Koch, “The E-invoicing Journey 2019-2025,” 4.1.5).
Var görs då dessa besparingar? När det utförs på rätt sätt ger e-fakturering dig en överblick och insikt för att minska kostnader och öka vinstmarginalerna som inte är möjliga med PDF och papperstunga faktureringar. Här är några av fördelarna med e-fakturering som bidrar till hög avkastning på investeringen, långsiktiga besparingar och generellt bättre affärer:
- Digitala flöden E-fakturering möjliggör automatisering av tidskrävande och felbenägna uppgifter, som inmatning av data, avstämning och godkännanden, så att din avdelning kan hantera andra uppgifter som genererar mer värde
- Bättre kassaflöde och kortare DSO-tid Att eliminera pappersarbete och manuella uppgifter kan minska tiden som läggs på DSO (Days sales Outstanding) med flera dagar, dvs vilket mäter tiden det tar för dina kunder att betala sina fakturor
- Säkert dokument- och datautbyte Krypterad filöverföring, digitala signaturer och säkra nätverk gör all e-fakturering till det säkraste sättet att skicka och ta emot fakturor på. Det finns inte heller någon risk att fakturor försvinner i posten eller hamnar i skräppostmappen
- Leverans och behandling i realtid Se status i realtid för leverans och behandling för dokument på molnbaserade plattformar eller direkt i ditt affärssystem
- Hög datakvalitet Med e-fakturering får du tillgång till och kan analysera data på radnivå som driver affärstillväxt genom bättre ekonomiska beslut och inköpsbeslut
- Korrekta fakturor Automatiserad fakturavalidering och förbättring hjälper till att säkerställa att endast korrekt transaktionsdata kommer in i ditt ERP-system. Färre avvikelser innebär kortare cykeltider och bättre affärsrelationer
- Uppföljning och spårbarhet E-fakturering spårar automatiskt transaktionshistoriken och hela dokumentresan, vilket gör att du inte behöver lägga tid på att göra detta manuellt
- Hållbarhet E-fakturering hjälper dig inte bara att minska pappersanvändningen och koldioxidutsläppen; denna hållbara insats sänker också driftkostnaderna, leder till högre lönsamhet och skapar ett transparent och pålitligt varumärke
- Uppfyller lagkraven E-fakturering med rätt tjänsteleverantör säkerställer att du alltid är uppdaterad och följer B2B- och B2G-skatte- och arkiveringslagstiftningen
- Förberett för distansarbete E-faktureringsuppgifter kan slutföras var som helst utan att man behöver ha tillgång till extra resurser som skrivare, skannrar eller postombud
Har du frågor om hur e-faktura för din verksamhet eller är du redo att komma igång? Hör av dig till oss.