Ta bättre affärsbeslut med Business Intelligence
Det krävs intuition för att ta beslut men fakta och data för att ta rätt beslut. Det menar vår partner Climber som är experter på Business Intelligence och som tillsammans med oss står bakom vår tilläggslösning Jeeves BI. Vi har fått en pratstund med Jonas Grundström, som är expert på just BI-lösningar. Här ger han sina bästa tips till dig som funderar på att komma i gång med Business Intelligence.
Man brukar säga att datadrivna företag tar smartare affärsbeslut. För att kunna göra det behöver man tillgång till data, data som verksamheter på ett eller annat sätt skapar i sina flöden och processer. Med tillgång till den ökar sannolikheten för att man tar rätt beslut. Alla roller som behöver data i ett eller annat format för att ta beslut har nytta av ett BI-verktyg menar Jonas Grundström.
Hur vet man att man behöver ett BI-verktyg i sin verksamhet?
- Jag tror faktiskt inte att det längre är en fråga man ställer sig på företag, om man behöver ett eller inte. På ett eller annat sätt använder alla bolag något slags verktyg, om det så är en väldigt manuell process i ett kalkylprogram eller liknande, för att sammanställa data från flera olika system för att sedan kunna ta beslut. Även det kan ses som BI, dock med rätt många brister, berättar Jonas.
Han fortsätter:
- Frågorna som snarare behöver ställas tror jag är; lägger vi rimlig tid och kraft på att få fram data i ett format som krävs för att ta rätt beslut? Säkerställer vi idag att alla tar beslut på samma data som dessutom är av tillräckligt bra kvalitet? Ger vi så många som möjligt i organisationen tillgång till den informationen de behöver för att ta beslut, kan de lita på datan och får de datan i det format som passar dem bäst?
- Om svaren på dessa frågor är NEJ kan jag nästan garantera att värdet, i form av allt från tids- och kostnadsbesparingar till ökade intäkter och vinst, kommer vida överstiga den BI-investering som krävs, säger Jonas.
Vilken data tycker du att man ska börja mäta och analysera om man som bolag är ny på BI?
- Det finns inga generella svar på det då det skiljer sig för varje enskild verksamhet. Det är snarare processen att komma fram till vad man bör börja analysera som går att generalisera. I samband med att man tar ett större grepp om sitt beslutstöd eller BI, behöver man tänka igenom vilka nyckelfaktorer som är viktigast att jobba med för att driva verksamheten framåt och nå de mål som satts upp, berättar Jonas.
- Sedan behöver man bedöma om det finns tillräckligt bra data på dessa nyckelfaktorer. Har man inte det finns ett jobb att göra, som en del av BI-satsningen. BI handlar inte bara om att presentera något i snygga grafer, det handlar också om att stärka upp interna processer som gör att den data som behövs för att ta beslut faktiskt fångas upp och har tillräckligt bra kvalitet, förklarar Jonas.
- Mitt tips är att analysera verksamhetens processer från ax till limpa och förstå de viktigaste datapunkterna för att försöka fånga dem. Sen skulle jag börja med någon ”quick win” där det finns bra data som kan bidra med stor nytta snabbt för så många som möjligt. Detta för att skapa förtroende för BI-verktyget i organisationen, säger Jonas.
Vad bör man tänka på när man ska analysera data på koncernnivå?
- Att analysera på koncernnivå kan betyda olika saker beroende på perspektiv. Ser man det från en ekonomiavdelnings perspektiv innebär det ofta att man behöver tänka till hur man kombinerar alla bolagens transaktioner så att inget dubbelräknas och man behöver fånga upp alla koncernelimineringar till exempel, berättar Jonas.
- Vi brukar rekommendera att man hanterar det via elimineringsbolag i sitt ERP-system eller så använder man ett verktyg som är byggt för att hantera den sorters transaktioner. När det är hanterat och transaktionerna finns tillgängliga är det inga som helst problem att plocka in både de vanliga transaktionerna från verksamheten plus koncernelimineringstransaktioner för att analysera helheten, förklarar Jonas.
- Pratar vi i stället om operationella data på koncernnivå som analyseras mer frekvent, exempelvis data från olika bolag eller enheter som inte går via huvudboken utan via andra system, som försäljning, marginalanalyser eller logistikfrågor. Då är det väldigt bra med ett BI-verktyg som fångar upp datan och gör den jämförbar och tillgänglig. Då är det även viktigt att tänka på hur valutakurser hanteras om det är transaktioner från olika länder, säger Jonas.
Vad kännetecknar ett bra BI-verktyg?
- Formeln för ett bra BI-verktyg skulle jag säga är när värdet av vad man får ut av sitt BI är större än vad man investerar. Man ser att man sparar tid och kraft, och rätt beslut tas som påverkar verksamheten i rätt riktning. Funktionsmässigt handlar det om att fånga den data som är relevant för beslut, rengöra den och göra den tillgänglig för så många som möjligt i organisationen, i det format de önskar. Det är inte svårare än så, avslutar Jonas.