Den moderna inköpsprocessen Del 1 – lyft inköparen till nästa nivå!
Lagerpåfyllnad hos små och medelstora företag är en nyckelfunktion, men trots det sitter inköpare ofta i manuella & tidskrävande processer för att beräkna vad som ska beställas. Ett år efter utbrottet av COVID-19 så har alla företag behövt förhålla sig till förändrade arbetssätt, och insikten och kunskapen om digitala och molnbaserade verktyg har ökat markant. Att investera i en automatiserad inköpsprocess lönar sig ofta både för den enskilde inköparen och för företaget. I den första av tre delar så kommer vi prata om hur du lyfter inköparen till nästa nivå. Har du råd att avstå?
Inköparna förväntas ha en bredd i sina kunskaper
Inköp & Logistik är områden där företaget har många olika möjligheter att effektivisera processer som tex pack & plock, produkternas placering i lagret, eller det mest effektiva transportmedlet. För själva inköpsprocessen har kunskap om kunder, leverantörer och det egna företagets produkter stor betydelse:
- Leverantören – på vilket sätt köps artiklarna in?
- Minimum orderkvantiteter
- Artiklarnas ledtider
- Förpackningsmultiplar
- Rabatter och kampanjer
- Transportsätt och bästa nyttjandegraden
- Det egna företaget:
- Är produkterna unika eller konkurrensutsatta?
- Kunskap om produkternas egenskaper
- Plats på lagret?
- Eventuell montering eller ompackning
- Förväntningar från säljare och ekonomiavdelning
- Kunden:
- Hur ser efterfrågan hos kunderna ut?
- Var är deras förväntan på leverans?
- Finns det säsongsmönster?
Vad är inköparens ansvarsområde?
Inköparen ansvarar för att rätt produkt finns tillgänglig i lager vid rätt tillfälle, så att en försäljning eller produktion kan ske. Men när är det optimala tillfället? Det finns ju begränsningar i hur mycket som kan köpas in. Vad har inköparen för hjälpmedel? Det vanligaste sättet är att använda excel i kombination med affärssystemet. Vanliga beräkningsmetoder som används är täcktidsberäkning för säkerhetslagret eller ett snitt på det senaste årets försäljning.
Utmaningarna
Inköparens utmaning är att lagerparametrar som finns i affärssystemet ofta sätts manuellt och blir en statisk parameter. Det är tidskrävande att hålla dessa uppdaterade, i synnerhet om det finns 1000-tals artiklar i lager. Eftersom produkternas efterfrågemönster förändras köper man ofta in på ”gamla” beställningspunkter och kvantiteter. Det är helt enkelt svårt att hålla reda på lagerparametrar när man har många artiklar att hantera och dessutom en hel del annat på agendan. Ett exceldokument blir ofta hjärtat i beställningsprocessen, men kan medföra en risk för handhavandefel och personberoenden. I växande bolag är det extra svårt att köpa in, då kvantiteterna hela tiden behöver öka. Men med hur mycket? Likviditeten kan bli lidande. Dessutom är det vanligt att man långsamt, utan att märka det, bygger upp kostsamma överlager när man beställer för mycket av rädsla för att hamna i bristsituationer.
Fortsättningen följer. I del 2 kommer vi att prata om vinsterna med en automatiserad inköpsprocess i molnet, hur du med hjälp av EazyStock och Jeeves ERP kan ta inköparen till nästa nivå och vad en av våra kunder tycker om lösningen tillsammans med Eazystock och Jeeves.
Håll utkik!