Bufab

Jeeves ERP hjälper Bufab ut i världen

Bufab har använt sig av Jeeves i nästan 10 år. Idag används Jeeves i 22 av företagets 33 bolag och i takt med att koncernen växer planeras affärssystemet implementeras i fler bolag framöver.

 

Jeeves har en kort implementeringstid jämfört med andra system jag varit involverad i. Det tar ungefär en vecka att implementera systemet i ett nytt land.

- Joakim Karlsson

 

Bufab är ett grossistföretag som inte bara levererar utan också tillverkar olika typer av fästelement. I sortimentet finns över 100 000 olika produkter och idag har man 750 anställda i 25 länder. Bufab känner sig helt trygga med Jeeves. En stor fördel med Jeeves är att det är lätt att anpassa för förändrade affärskrav och affärsprocesser. Bufab vill erbjuda effektiva logistiklösningar till sina kunder och interagera med dem via affärssystemet för att reducera indirekta kostnader. Bufabs processer styrs via Jeeves och omfattar bland annat integration mot kundfakturering, scanning av leverantörsfakturor, betalningsflöden, interna och legala rapporter samt bokföring.
 

Integrerat för högre effektivitet

Tidigare använde sig Bufab av flera egenutvecklade ekonomisystem som till stora delar inte var integrerade med det övriga affärssystemet. För att få en högre effektivitet mellan bolagen och inom koncernen började Bufab se sig om efter ett gemensamt affärs- och ekonomisystem för alla grossistverksamheter. Flera systerbolag inom andra områden använde sig redan av Jeeves, varför valet blev relativt enkelt. – Våra befintliga system var inte anpassningsbara för att fungera internationellt. Med Jeeves kunde vi få det stödet på de marknader vi är verksamma. Att våra systerbolag som använt sig av Jeeves i flera år är mycket nöjda gjorda valet ännu enklare, säger Joakim Karlsson, ekonomichef på Bufab.
 

Standardmodell för snabb implementering

Varje land har sina egna regler för hur exempelvis årsrapporter samt resultat- och balansräkningar ska utformas för att följa alla bestämmelser. Vissa länder har egna kontoplaner och det finns också skillnader för hur olika rapporter ser ut. En momsrapport i Tjeckien ser väldigt annorlunda ut mot en momsrapport i Sverige. Allt detta måste Bufab ta hänsyn till, men samtidigt gäller det att ha samordning för att överblicka alla bolag.

För att hantera det har Bufab skapat en standardmodell som är gemensam för alla bolag och som anger hur informationen ska struktureras i systemet. Tanken är att göra så mycket som möjligt enligt modellen och bara göra de anpassningar som krävs för att följa lokala regler och förordningar.
 
– Genom att ha en gemensam modell som vi följer varje gång vi ska implementera Jeeves i ett nytt land behöver vi inte uppfinna hjulet gång på gång. Istället kan vi få lite av en löpandebandsprincip i våra utrullning
 
där vi egentligen bara behöver lägga ner tid på det som är unikt för just det här landet, säger Joakim Karlsson. För att idén med en standardmodell ska fungera bra krävs det att det bakom liggande affärssystemet är tillräckligt flexibelt. Dessbättre har Jeeves just den flexibilitet som Bufabs metod kräver och det går snabbt att rulla ut ett nytt system.
– Jeeves har en kort implementeringstid jämfört med andra system jag varit involverad i. Det tar inte mer än ungefär en vecka att implementera systemet i ett nytt land, säger Joakim Karlsson.

När affärssystemet ska införas i ett nytt land börjar Bufab med att lägga ett par dagar på en Gap-analys. Här går man igenom vad som är unikt för just det här landet och hur standardmodellen måste anpassas efter dessa förhållanden. Sedan får personalen en utbildning på två–tre dagar och efter det är det nya systemet klart att använda. För att garantera att allt fungerar enligt plan görs också en utvärdering när den första månadsrapporten ska göras i Jeeves.

– Vi har fått en större överblick över verksamheten i de olika länderna. Idag kan vi jämföra våra bolag med varandra, till exempel Spanien kontra Frankrike kontra Polen, och jämföra nyckeltal och utfall på ett helt annat sätt än tidigare, vilket i sin tur hjälper oss att styra bättre. Dessutom går det nu att få bättre beslutsstöd. Rapporter genereras snabbare och följer alla samma standard. Tidigare kunde rapporter se olika ut i olika länder vilket försvårade. Jeeves uppfyller både de legala kraven i alla länder, men också de interna krav vi på Bufab ställer, säger Joakim Karlsson.
 
Bufab ser en ljus framtid med Jeeves affärssystem som stöd för sina affärsprocesser.