Vi borde ha börjat med Jeeves WMS tidigare!

De flesta bolag som implementerar ett WMS (Warehouse Management System) inser ganska snabbt vilka enorma fördelar ett sådant system har. Några som önskar att de hade installerat Jeeves WMS tidigare är Bufab, här berättar Thomas Vaktel, IT System Manager om hur de använder Jeeves WMS och vilka lärdomar och insikter de samlat på sig. Han delar även med sig av några tips till dig som funderar på att skaffa ett WMS.

I en tidigare intervju med Thomas Vaktel berättade han om hur de använder Jeeves ERP i de 28 bolagen som ingår i Bufab-koncernen, han är väl insatt då han var med när Bufab valde Jeeves ERP som nytt affärssystem 2016. Han berättade då om hur Jeeves ERP hjälpte Bufab att hantera lager i flera länder och hur alla de olika bolagen kunde se och lägga order från varandras lager.

Att ha lager i flera länder inget problem för Bufab med Jeeves ERP 

Varför behövde Bufab ett Warehouse Management System?

- Inom Bufab har vi alltid haft ett starkt fokus på förbättring och optimering, vissa bolag i gruppen mer än andra. Men gradvis kommer du till en punkt där det finns begränsade möjligheter till förbättringar utan att göra nya investeringar. Det kan vara större eller mindre investeringar i utrustning eller i ny teknik. Bufabs centrallager i Värnamo har alltid legat i framkant när det gäller investeringar i ny teknik och utrustning för helautomatiserad drift. Där är både pallagret och plocklagret helt automatiserade. All plockning sker med kranar och de områden där det plockas är helt avspärrade för människor, berättar Thomas.

- Sådana lösningar är lämpliga för stora bolag med stora lager, men är i de flesta fall för omfattande och för dyra för små- och medelstora företag. Det typiska Bufab-bolaget är just i denna kategori, små- och medelstora företag, där de normalt har ett traditionellt, manuellt lager med truckar och plockvagnar och plockning efter plocklistor på papper, förklarar Thomas.

- Vad Bufab behövde var ett WMS-system som kunde ta dessa mindre lager till nästa nivå utan att behöva investera i stora system. Vi kände att Jeeves WMS kunde hjälpa oss med det. Vi var därför väldigt glada över lagrets feedback när vi gick live med första bolaget. Feedbacken har varit mycket bra hela vägen och vi är därför övertygade om att detta är rätt väg att gå för Bufab, säger Thomas.

Jeeves WMS i 13 länder och fler ska det bli

Thomas berättar att Bufab har rullat ut Jeeves WMS till 13 olika Bufab bolag i Sverige, Norge, Finland, UK, Irland, Tyskland, Österrike, Frankrike, Tjeckien, Polen, USA, Shanghai och Singapore. Och fler ska det bli.

- I februari startar vi ett nytt Jeeves WMS-projekt för Bufab i Ungern. Med den erfarenhet vi har från de andra projekten borde detta gå mycket bra. Vidare överväger vi även att starta upp WMS-projekt för Bufab Spanien, Bufab Indien och Bufab Flos i Nederländerna, men vi har inte satt något startdatum ännu, berättar Thomas.

- Innan vi startar upp nya projekt tittar vi på vilka andra projekt som pågår eller planeras för framtiden, så att vi får rätt prioritet och säkerställer att vi har tillräckligt med tillgängliga resurser för projekten. Men att det kommer finnas många fler Jeeves WMS-installationer framöver råder det ingen tvekan om, säger Thomas.

Vilka är dina lärdomar från era WMS-projekt?

- Varje WMS-projekt är unikt, och den tid det tar att slutföra ett sådant projekt kan variera allt från två till sex månader. Det finns en del tekniska saker som behöver sättas på plats innan som wifi-uppkoppling, surfplattor, skrivare och skannrar till exempel och det tar lite tid att konfigurera och ställa in allt som behöver vara på plats, berättar Thomas.

- Dessutom har vi i vissa projekt kämpat för att få utrustning levererat på grund av långa leveranstider i efterdyningarna av pandemin. Så det är viktigt att beställa utrustningen i god tid innan. I vissa projekt har vi fått börja med annan utrustning tills rätt utrustning har kommit. Det har till exempel varit helt omöjligt att få tag på bärbara etikettskrivare (som användarna bär med sig) och vi har varit tvungna att starta upp med stationära skrivare, säger Thomas.

- Det viktigaste i ett WMS-projekt är att göra en bra GAP-analys och kartlägga vilka rutiner vi har idag och vad vi måste ta hänsyn till när vi planerar för WMS-processerna. Vi behöver titta på nuläget och få en bild av hur mycket arbete som krävs för att få lagret riggat för WMS, förklarar Thomas.

- Det mesta i Jeeves WMS styrs med parameterinställningar och det är därför väldigt enkelt att anpassa till varje enskilt lager. I det första WMS-projektet är det därför viktigt att lägga tid på att få alla inställningar rätt från början. Vi har skapat en uppsättning inställningar som vi använder som mall i nya projekt och det sparar vi självklart mycket tid på, men det är fortfarande en del som behöver ändras eller anpassas i varje projekt, säger Thomas.

Han fortsätter och nämner några exempel på inställningar som de måste ta ställning till:

• Ska den plockas från Crossdock lager?
• Ska beställningar plockas individuellt eller konsolideras?
• Vad ska skrivas ut vid ankomst, vid plockning, vid konsolidering och vid avsändning?
• Vilken information ska visas i de olika programmen?

Vad är den största fördelen med Jeeves WMS tycker du?

- Den största fördelen med Jeeves WMS är att det är enkelt att använda och att det minskar risken för att göra fel. En nyanställd eller en vikarie kan börja arbeta i Jeeves WMS första arbetsdagen och programmet säkerställer att de väljer rätt artikel utan att de har fått fördjupad utbildning i de produkter vi säljer, berättar Thomas.

- Lagermedarbetarna får en helt ny vardag i och med introduktionen av Jeeves WMS. Och det hör vi från flera håll. De har fått en bättre överblick över vad som behöver göras och behöver inte stressa fram och tillbaka mellan lagerhyllorna och datorerna eftersom alla uppdrag löses på plats. Färre misstag görs och de blir mer effektiva, förklarar Thomas

Thomas berättar att han frågade en kollega på Oslolagret, Kai Amund Settevik, som var projektledare för implementeringen av Jeeves WMS i Norge. Thomas frågade honom vad han tyckte hade förbättrats efter att de gått över till Jeeves WMS och Kai hade en lång lista på saker som hade blivit bättre. Han berättade att eftersom allt har systematiserats får de bättre kontroll och de tvingas arbeta på ett korrekt sätt på en gång. Allt uppdateras omedelbart, så om det har gjorts ändringar på en beställning fångas det upp. Att få in varor på lagret går väldigt mycket snabbare. Detsamma gäller inventering och förflyttningar av varor internt som också går att göra mycket fortare.

Tror du kundernas upplevelse av er som leverantör har förbättrats efter att ni implementerade Jeeves WMS?

- Jag tror att kunderna märker att vi har blivit ett snäpp bättre. Vi var duktiga på både service och hade hög precision på vårt lager även innan vi införde WMS, men nu när lagret blir ännu mer korrekt och felplockning blivit en sällsynthet, då har det också blivit färre reklamationer och en bättre upplevelse för kunden, säger Thomas.

Har Jeeves WMS bidragit till besparingar inom bolaget? På vilket sätt?

- Det vi ser att Jeeves WMS sparar åt oss är tid. Bufab UK berättade för mig några månader efter att de hade gått i gång med Jeeves WMS, att de för första gången var klara med dagens uppgifter innan dagen var över. Tidigare hade det alltid varit stressigt med att få varorna packade och redo för transport innan bilen gick. De kan nu hantera en större volym genom lagret utan att anställa fler, förklarar Thomas.

Vad är ditt bästa råd till andra företag som funderar på att implementera Jeeves WMS?

- Mitt råd till andra företag som funderar på att implementera Jeeves WMS är att göra ett studiebesök hos någon som använder Jeeves WMS och att de pratar med lagerpersonalen för att ta reda på hur deras vardag fungerar med Jeeves WMS.  Om de väljer att gå vidare är det viktigt att de gör en grundlig GAP-analys och tänker igenom hela processen från A till Ö ur ett WMS-perspektiv. Det blir inte mer effektivt bara för att du byter ut papperet mot en surfplatta. Och sist men inte minst, göra lagret WMS redo, det vill säga få ordning och reda på lagret, säkerställa wifi-täckning och utrustning.

På frågan om det är något han skulle ha gjort annorlunda med den kunskap han har idag svarar Thomas med ett skratt: 

” - Ja, vi borde ha börjat med Jeeves WMS tidigare” 

Det om något är ett bra betyg!