Tillhör du de företag som inte nyttjar e-fakturans fördelar?
E-fakturor är ett enkelt och smidigt sätt att skicka och ta emot fakturor, ändå är det långt ifrån alla företag som använder sig av dem. För dig som inte är helt övertygad än eller har tagit steget kommer här lite hjälp på vägen. Vilka är fördelarna, hur mycket pengar kan du spara och vad ska du tänka på?
En e-faktura är ett bättre alternativ till inskannade eller mejlade fakturor. En e-faktura är ett elektroniskt meddelande som kan skickas direkt från avsändarens ekonomisystem direkt till mottagarens reskontra i deras ekonomisystem.
Ökande trend med e-faktura
Det är tydligt att det här med e-faktura är en växande trend och antalet distribuerade e-fakturor ökar stadigt från år till år. Siffror från Bankföreningen visar att det under 2020 förmedlades 154,5 miljoner e-fakturor till privatpersoner, det är en ökning med drygt 4,3 procent från föregående år. Dessutom förmedlades ungefär 1,4 miljoner e-fakturor till företagsmottagare i internetbank.
E-fakturan har många fördelar
Det här innebär att du slipper allt manuellt arbete som måste göras för att hantera inskannade fakturor. Du får även ökad kontroll genom bättre spårbarhet samt ökad säkerhet genom att informationen automatiskt kommer in korrekt i systemen.
Det är snabbare och säkrare för dig som företag
För dig som företag så sparar du pengar på att du slipper betala för scanning, tolk och verifiering hos en extern part, men den största vinsten är att elektronisk hantering av fakturorna gör ditt arbete så mycket mer effektivt. Fakturorna skapas nästan helt automatiskt och alla uppgifter hämtas ur ditt ekonomisystem. Det går även snabbare att få ut fakturorna och det är säkrare än en inskannad eller mejlad faktura. När du sedan får betalt kan du automatiskt matcha betalningarna med de fakturor som gått ut.
Du sparar pengar
Det finns även pengar att spara på att du väljer en leverantör som erbjuder e-fakturor. Det finns många olika uppgifter kring hur mycket men de mest blygsamma uppskattningarna pekar på att man sparar minst 10 SEK per faktura. Det blir mycket pengar om man som företag skickar och tar emot många fakturor. När vi tittar på våra kunders totala volymer av ankommande leverantörsfakturor så är andelen e-fakturor så låg som ungefär 5 procent, så det finns stor potential till en ökad andel e-fakturor.
5 frågor och svar om e-faktura
1. Vad ska du tänka på när du väljer leverantör av e-faktura?
Först och främst ska man givetvis välja en etablerad leverantör som har en färdig e-fakturalösning för båda in- och utgående fakturor. Denna lösning ska vara baserad på standarder som täcker in så många mottagare och sändare som möjligt, till exempel PEPPOL.
2. Hur kommer jag snabbast i gång och upp i volym av e-faktura?
Genom att använda ERP-leverantörens färdiga e-fakturalösning och se till att man har effektiva alternativ till de kunder och leverantörer som inte kan sända eller ta emot en e-faktura. Vidare kan man fundera på incitament som gör att kunderna föredrar e-faktura. Detta kan vara en högre faktureringsavgift på skannade eller mejlade fakturor.
3. Vilka är de vanligaste e-fakturaformaten och vad innebär de?
PEPPOL, EDIFACT, Finvoice, Svefaktura, EHF, E-Invoice. De flesta av dessa är nationella format med undantag för PEPPOL & EDIFACT som är mer internationella.
4. Vad är PEPPOL och finns det andra ramverk jag bör känna till?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). Peppol är en gemensam standard som är beslutad inom EU. Det här formatet används även av företag utanför EU då det är ett välfungerande format. PEPPOL är baserat på en standard som heter UBL (Universal Business Language). All kommunikation med PEPPOL måste ske via så kallade accesspunkter i Peppol eDelivery Network.
5. Vad är skillnad på EDI och e-faktura?
EDI står för Electronic Data Interchange. Det är en överföring av strukturerad information enligt ett överenskommet format. Benämningen EDI refererar ofta, men inte alltid, till överföring mellan företag av information såsom lagersaldon, kataloginformation, order, orderbekräftelse, leveransaviseringar och fakturor. Medan e-fakturor i sig enbart hanterar fakturainformation.
Behöver du hjälp?
Vi på Jeeves kan det här med e-fakturor. Med Jeeves eFaktura går det att skapa och skicka fakturor i flera olika format. Vi har även nära samarbeten med Pagero och Crediflow för kunder som har behov av mer komplexa processer för e-fakturering.