Jeeves ERP viktig kugge i Region Jönköpings försörjning av läkemedel och material
Artikelfoto: Johan W Avby
Effektiva processer och rätt systemstöd är viktigt för att säkerställa att Region Jönköpings sjukhus, sjukhusapotek, vårdcentraler och tandläkarmottagningar har en sömlös tillgång till både läkemedel och övriga material. En viktig kugge i allt detta är Jeeves ERP. Vi har fått en pratstund med Michael Lidbäck på regionens IT centrum, Anders Frisk på materialförsörjningen och Andreas Nilsson på sjukhusapoteket. Här berättar de på vilket sätt Jeeves ERP stöttar dem.
Digitalisering gör att skattepengarna räcker till mer
En av personerna som är ansvarig för plattformen Jeeves ERP ur ett IT-perspektiv är Mikael Lidbäck på regionens IT Centrum. Han och övriga inom förvaltningsgruppen ser till att systemet fungerar och de ansvarar för tillgängligheten och supporten av systemet.
- Vi har två olika lokalt installerade installationer av Jeeves ERP, en för materialförsörjningen och en för läkemedel. När man jobbar med materialförsörjning är det viktigt att allt fungerar, vi har både drift- och supportansvaret och behöver snabbt kunna återställa systemen om det händer något. Säkerhet är en annan sak som är viktigt och vi har stort fokus på att ha ett så säkert system som möjligt. För att klara det är det viktigt att ha rätt kompetens och vi har dedikerade tekniker som jobbar med affärssystemet, berättar Michael.
- Inom IT så jobbar vi mycket med att digitalisera och förenkla processer, vårt mål är att säkerställa att vi som region ska få ut mer av allt för samma skattepengar, avsett om det är sjukvård eller transporter. Då spelar digitaliseringen en viktig roll, menar Michael.
- Vi jobbar mycket med att få in fler standardiserade lösningar och processer i Jeeves ERP, tidigare har vi haft en del specialanpassningar men de håller vi på att ta bort nu. På så sätt kommer det bli enklare för oss att hålla affärssystemet uppdaterat och vi kan enklare hänga med i utvecklingen, säger Michael.
Driftsäkert och flexibelt affärssystem
När det gäller Läkemedel så är det Andreas Nilsson som är systemförvaltare för den delen av affärssystemet, vilket innebär att han är operativt ansvarig för systemet.
- Sjukhusapotekets uppgift är att organisera läkemedelsförsörjningen inom sjukhusen i regionen. Detta innefattar utplock och distribution, förvaring, lagerhållning och hantering, orderberedning, beställning från leverantörer och fakturering av kunder i en cykel som upprepas hela tiden i den dagliga driften. Jeeves ERP används i alla dessa steg men även för till exempel utplock av beställningsstatistik som vi använder i alla möjliga syften, berättar Andreas.
- Affärssystemet är det kritiska system som gör att vi kan utföra vårt uppdrag som läkemedelsförsörjning. Generellt sett tycker vi systemet i sig är driftsäkert. Det är kraftfullt och väldigt flexibelt vilket är positivt men medför också en skarp inlärningskurva för att börja lära sig och använda systemet, samt att förändringar och förbättringar kan kräva resurser att genomföra både i form av tid och pengar, säger Andreas.
Jeeves WMS en viktig kugge
Materiallager ligger i anslutning till sjukhuset i Jönköping och där jobbar ett tjugotal medarbetare med att förse regionen med material. De plockar många rader på kort tid och har ungefär 5000 artiklar på lagret av varierande karaktär, allt ifrån sjukhusmaterial som bandage och engångslakarn till kopieringspapper och även klistermärken som delas ut till barn som varit duktiga hos tandläkaren. De har korta ledtider och beställningar som läggs på morgonen en dag levereras oftast nästkommande morgon. Leveranser sker både genom kulvertarna på sjukhuset och via en bil som kör runt om i länet till vårdcentraler och tandläkarmottagningar.
De är även mitt uppe i att implementera Jeeves WMS (Warehouse Management System). De har tidigare använt en annan lösning som nu håller på att fasas ut. Den som har varit involverad i utrullningen av Jeeves WMS är Anders Frisk, enhetschef materialförsörjning.
- Vi gick live med Jeeves WMS i fredags och det har gått bra i det stora hela men vi är inte riktigt i mål än. Vi har haft Jeeves WMS på delar av lagret men nu ska det även användas på det stora lagret och godsmottagningen. Målet är att vi ska plocka snabbare, enklare och säkrare, berättar Anders.
- Vi har handskannar och gör saker på språng i lagret. Det kommer in ordrar hela tiden så vi blir aldrig riktigt klara. Vi är även trångbodda så har buffertplatslösningar med små plockplatser vilket kräver mycket parametersättning och funktionalitet. Så här i början har vi valt att kopiera arbetssättet från gamla lösningen till att gradvis ändra det. Vi har kört stafettplock vilket vi kommer gå ifrån och gå mot parallellplock. På så sätt behöver vi inte vänta in varandra och det blir effektivare när vi kan plocka flera ordrar samtidigt, fortsätter Anders.
Positivt bemötande från anställda
- Vi har fått ett positivt bemötande från de anställda, de tycker att det nya har bättre handdatorer och det är bättre pekskärmar. Så de har en positiv inställning och menar att det här kommer bli bra när det är färdigt, säger Anders.
- För vissa artiklar har vi ett högt säkerhets- och beredskapslager då det ska räcka till nästa leverans. Affärssystemet är helt avgörande för att det ska fungera, vi vågar inte ens tänka tanken om vi skulle ha ett avbrott eller inte komma åt affärssystemet eller plocksystemet. Vi har gjort kris- och säkerhetsövningar så vi vet att vi skulle komma åt informationen men det skulle bli ett väldigt manuellt arbete och ta mycket tid, avslutar Anders.