Ett unikt företag behöver ett unikt affärssystem

Hos Index Braille i Luleå har man ända sedan starten för mer än fyrtio år sedan brunnit för att göra livet enklare för synskadade. Numera är de den världsledande tillverkaren av skrivare för punktskrift och kunderna finns över hela världen. En viktig kugge i maskineriet är Jeeves ERP och affärssystemet har funnits med länge inom företaget. Det var dess unika förmåga till anpassning som gjorde att Index Braille valde systemet en gång i tiden och den egenskapen har de nytta av än idag.

Vi har fått en pratstund med Nils Huhta, som är delägare och utvecklingschef. Han tog över företaget tillsammans med resten av ledningsgruppen för ett år sedan när grundaren Björn Löfstedt gick i pension. Det var Björn som för över 40 år sedan kom på att det måste finnas ett sätt att skriva ut punktskrift för synskadade från datorn, det här var när datorer blev allt vanligare. Hans mamma hade blivit blind och på den tiden fanns det bara analoga hjälpmedel som punktskriftsmaskiner som liknande en vanlig skrivmaskin.

Optimerat flöde helt efter behoven

- Vi är världsledande inom vår bransch och har kunder runt om i hela världen. Vi köper in komponenter till skrivarna som vi monterar och levererar från vår produktionsanläggning i Luleå där sammanlagt 11 personer jobbar. Själva anläggningen är modern och optimerad så vi har ett väldigt bra flöde. Jeeves ERP är en viktig del i allt detta och vi hanterar inköp, produktion, ordrar, leveranser och försäljning i systemet. Även ekonomi och tidsredovisningen hanteras i Jeeves ERP, berättar Nils.

- När jag började på företaget hade de ett annat affärssystem men vi hade problem med lager och inköp och behövde ett bättre sätt att hantera det på. Valet föll på Jeeves ERP som redan då var unikt på det sättet att det gick att göra många egna anpassningar, som att skräddarsy makron och få anpassade skärmar efter våra behov. Och många av de anpassningarna vi gjorde då har vi fortfarande kvar nu, över tjugo år senare, då de följer med i uppdateringar. Det fanns en flexibilitet redan då som har hjälpt oss att anpassa affärssystemet efter våra behov, förklarar Nils.

Nu är Jeeves ERP del av hela flödet och Index Braille var tidiga med att implementera Jeeves Desktopklient för att få ett bättre flöde i verksamheten. De har satt upp dashboards där de ser listor på saker som ska göras; det kan vara leverantörsfakturor som ska attesteras eller listor på arbetsordrar där de ser alla tillverkningsordrar. De jobbar även med mobila enheter framför allt på utplocket, där de skannar det som plockas och information går per automatik över till affärssystemet.

- Vi får många förfrågningar och har utarbetat ett smidigt sätt att få ut offerter från systemet per automatik där man även ser när vi kan leverera produkterna. Det här gör att vi sparar tid och blir mer effektiva, berättar Nils.

Blindskrift ska vara enkelt

- Jag brinner personligen för att hela tiden vidareutveckla och göra våra produkter bättre, och att vi gör det för människor som verkligen behöver hjälp. Funktionerna i våra produkter har varit mer eller mindre desamma genom åren men det som har förändras är mjukvaran, att kunna skriva ut på etiketter till exempel eller skriva ut översättningar. Vi jobbar även med att få till att man ska kunna skriva ut via mobilen. Vi kallar det för ”Braille Printing made easy” det vill säga att även om man är blind ska man kunna ta del av en PDF eller Wordfil som skrivs ut i punktskrift från en av våra skrivare. Det kan vara ett kvitto från ett hotell till exempel, att det ska vara enkelt att presentera även för någon som är blind, berättar Nils.

Flera fördelar med ett affärssystem i molnet

Index Braille var även tidigt ute med att gå över till molndrift för sitt affärssystem.

- Vi kör Jeeves ERP i molnet sedan några år tillbaka, detta för att det ska vara enkelt att komma åt det vart vi än är. Vi slipper även det här med backuper och att tänka på säkerheten. Vi behöver inte oroa oss för att en server ska krascha till exempel då tekniken är hos Jeeves. Det är skönt att slippa tänka på det, vi blir mindre personberoende också då vi kan kontakta supporten om något händer. Jag ser det som att vi köper oss säkerhet via molnet. Vi ska göra en uppdatering under hösten och sedan kommer vi göra det årligen så att vi hela tiden kommer köra på senaste versionen, det ingår i vårt avtal, säger Nils.

Index Braille som tidigare har haft affärssystemet on-premises ser flera fördelar med att uppdatera i molnet.

- Tidigare när vi hade affärssystemet lokalt installerat så var vi tvungna att även uppdatera servrar och hårdvaran, det kunde vara att vi behövde köpa en ny SQL-server, bättre servrar och större hårddiskar för att uppgradera affärssystemet och det blir lätt dyrt. Med molnet slipper vi allt det och det är skönt, säger Nils.

Kan ta till sig ny teknik och vidareutveckla verksamheten

Index Braille använder inte alla funktioner i Jeeves ERP men ser att de kan växa med affärssystemet.

- Vi har fokuserat på att optimera vårt flöde med inköp, produktion, leverans och order men vi tittar hela tiden på att förbättra och förenkla verksamheten med stöd från affärssystemet. Vi exporterar de flesta av våra produkter så nu ska vi börja använda en funktion där valutan uppdateras löpande i stället för en gång i veckan. Vi ska även gå över till e-attest i molnet och jag ser att vi kan börja använda servicemodulen mer. Vi erbjuder service på våra skrivare men har ännu inte använt den funktionen i Jeeves ERP, berättar Nils.

- Att ta till sig ny funktionalitet i Jeeves ERP är enkelt. Nyligen så ändrades formatet på betalningsfiler och det var väldigt smidigt att få ta del av det från Jeeves. Så småningom ska det även bli möjligt att ta emot betalningsfiler. Vi tittar även på att börja använda Jeeves nya designverktyg för desktop, Design Studio, avslutar Nils.

Vilka råd har Nils till andra som funderar på nytt affärssystem?

- Det är viktigt att tänka på att man får de funktioner i affärssystemet man behöver så att man kan anpassa till den egna verksamheten, interna processer och flöden. Att få ett bra användargränssnitt är också viktigt. Det tycker jag vi har fått i Jeeves ERP, avslutar Nils.
 

Tack för pratstunden Nils!