Digitalisera koncernredovisningen och spara tid och pengar – hur då?
Vi på Jeeves har ett nära samarbete med Boardeaser och via en enkel integration kan vi erbjuda våra kunder Boardeasers molnbaserade lösning för professionell bolagsstyrning. Något som uppskattas av våra kunder och innebär att den sista fasen i bokslutsarbetet blir mycket enklare och smidigare. Bland annat slipper de göra koncernredovisningen i Excel och får den i stället i en sammansatt och komplett rapport.
Vi har fått en pratstund med hjärnan bakom Boardeaser, nämligen styrelseproffset Tim Hansen som har 25 års erfarenhet av ledningsarbete i koncernbolag. Digitalisering är nyckeln till att förstå hur koncernen egentligen mår menar Tim.
- Det ska ta en minut att omvandla ekonomidata till en färdig rapport som skickas till styrelsens mail, menar Tim.
Redan för 25 år sedan stötte Tim på ett system för koncernkonsolidering för första gången. Men systemet imponerade inte på Tim, dessutom var det ganska dyrt, berättar han. Under flera år levde idén om ett helautomatiskt system kvar men det var inte förrän 2012 som möjligheten dök upp.
– Jag har startat, investerat i och sålt av många IT-bolag genom åren. 2012 sökte jag något nytt att fokusera på och det blev Boardeaser. Jag ville vara med och utveckla ett system som hämtar data från bokföringen och skapar kvalitetssäkra rapporter. Lättöverskådliga, som alla styrelseledamöter kunde ta del av.
– Tidigare har jag inte fått fram bra VD-rapporter varje månad för bolagen. De höll ofta låg kvalitet och kom in sent. Ibland var de rent felaktiga, berättar Tim.
Tim köpte in sig i Boardeaser och jobbar numera i att designa och testa funktionalitet i systemet.
– Min erfarenhet av styrelsearbete och diskussion med hundratals likasinnade, gör att jag vet vilken information och vilka rapporter som efterfrågas. Samtidigt har jag koll på databiten, berättar han.
– Ganska snabbt upptäckte vi att i princip alla bolag med aktivt styrelsearbete var koncerner. Så vi ville självklart utveckla tjänsten för koncernkonsolidering. En stor del av informationen som styrelser efterfrågar är generisk. Visst kan det skilja sig åt mellan olika branscher och bolag, men oftast inte så mycket. Tack vare att styrelser efterfrågar liknande nyckeltal och rapporter, har vi kunnat effektivisera och minimera tiden att komma i gång, förklarar Tim.
Skräddarsytt efter kundernas behov
Man kan också enkelt skräddarsy sina egna rapporter och dashboards utefter sina egna unika behov.
– Idag konsoliderar vi koncernen och utformar rapporter till styrelsen på en minut per bolag för de flesta av våra kunder. För riktigt stora bolag med stora mängder ekonomisk data kan det ta längre tid, upp mot 5 minuter. Men om man jämför med att konsolidera i Excel går det betydligt fortare, berättar Tim.
Ökad kvalité och säkerhet
Vad behöver en bra koncernrapport innehålla och på vilket sätt skiljer den sig från en rapport för ett vanligt bolag? I princip så ser den ut som för ett vanligt bolag men med skillnaden att alla interna transaktioner är borttagna. I koncernrapportering ska det också ingå vilka bolag som bidragit till resultatet och den ska innehålla nyckeltalsjämförelse mellan olika koncernbolag.
– Du kan sätta upp elimineringsregler och andra smarta funktioner som automatiskt fångar interna transaktioner under en period. Vi stämmer även av ingående och utgående balanser så inget blir fel. Det görs helt automatiskt, förklarar Tim.
Till exempel kan en faktura som har skickats från ett bolag till ett annat bokföras som skickad. Men om den aldrig kommer fram till mottagaren, blir den aldrig registrerad där. Det kallas motpartsavstämning.
– Vi har byggt in så många automatiska avstämningar och kontroller vi bara kan. Jämförelser mellan olika perioder och olika bolag får du med ett enkelt knapptryck.
– När du digitaliserar konsolideringen får du mycket bättre rapporter, som i sin tur ger dig bättre insikt i verksamheten. Genom det kan du leda dina bolag och organisationer bättre, avslutar Tim.
Integrerat och klart med ditt Jeeves ERP
Använder du Jeeves ERP har vi en färdig integration till Boardeaser. Med det digitala verktyget kan du snabbt bygga upp ert koncernträd och läsa in data för alla bolag direkt från Jeeves ERP. Du kan även skapa skräddarsydda dashboards och konsoliderade rapportmallar som uppdateras automatiskt månadsvis.
Är du nyfiken på att veta mer? Här finns tidigare artiklar i ämnet:
Nytt samarbete mellan Boardeaser och Jeeves ERP | Jeeves ERP
Därför ska du skippa koncernkonsolideringen i Excel | Jeeves ERP