Därför kan du inte stå utanför utvecklingen mot molnbaserade ERP

Framtidens affärssystem är i molnet, det är ett som är säkert. Vi har fått en pratstund med Norges främsta expert när det kommer till affärssystem, Bo Hjort Christensen. Här delar han med sig av sin expertis kring ERP. Han resonerar bland annat kring hur molnet påverkar företagens möjlighet till att konkurrera och vilken roll AI kommer spela när det kommer till affärssystemen. Även vad man ska tänka på när man upphandlar nytt affärssystem och varför det är så viktigt att tänka på Cost of ownership. Häng med så får du svar. 

En slump att det blev just affärssystem

Att Bo kom att viga sitt liv åt affärssystemen är mer eller mindre en slump och kommer sig av att han på sitt allra första jobb blev ansvarig för just affärssystemet. Han är både tekniskt och ekonomiskt bevandrad inom området då han i grunden både är civilingenjör från Norges tekniska högskola och företagsekonom från Handelshögskolan BI. Det är också Handelshögskolan BI som har varit hans arbetsplats under alla år. Där har han varit knuten till institutionen för ledarskap och organisationsbeteende i mer än 30 år och varit biträdande professor, rådgivare och ERP-analytiker.

- Av olika anledningar har jag dragits till affärssystemen från flera olika håll. Jag har varit involverad både i utvecklingsfrågor, agerat rådgivare och arbetat som konsult. Så jag har fått många infallsvinklar på ämnet och det har varit en stor fördel för mig att jag har kunnat befinna mig i skärningen mellan det akademiska och det praktiska, berättar Bo.

Har skrivit flera böcker om affärssystem

- Jag har även skrivit flera böcker inom ämnet, den första boken kom redan på 80-talet (EDB på Norsk) med Bo som medförfattare och den användes av studenter på BI under flera år. Den senaste boken skulle jag säga är lika relevant för studenten som IT- och ekonomichefen som är i en process att vidareutveckla sin lösning eller ska upphandla nytt. Boken som heter ”Forretningsutvikling og digitalisering” handlar om hur man får teknologi, organisation, ledarskap och ekonomi att hänga ihop. Den spänner över hela spektrumet från tekniken till ledarskapet och affärsutvecklingsproblematik, fortsätter han.   

Viktigaste förändringen när det kommer till affärssystemen

Den viktigaste trenden eller förändringen när det kommer till affärssystemen enligt Bo är resan till molnet och att affärssystemen numera levereras som tjänst.

- Det här är mycket större och mer komplext än vad marknaden kanske är med på, menar Bo. Alla leverantörer idag har en molnstrategi och en leveransmodell som de vill använda. Det här har lett till att kunderna inte längre kan välja mellan on-premise och molnet utan de är mer eller mindre tvingade in i ett molnspår. Kraften i den här utvecklingen är så stark så kunderna får bara hänga med, fortsätter Bo.

- Det här ställer större krav på företagen, att sätta sig in i de olika leveransmodellerna och förstå vad de innebär. Det finns många olika varianter med både för och nackdelar. Så det är en svår problemställning för många att sätta sig in i, säger Bo.

Frihetsgraderna i ett system är viktigt

En farhåga med molnet är att det blir alltmer ”Best practice” i implementationerna där alla gör lika och att företagen då tappar sin konkurrenskraft. Är det här något som Bo ser som ett problem?

- Man ska inte överdriva att alla gör saker likadant. Det går att använda konfiguration för att behålla sin särart menar Bo. Genom att välja ett affärssystem som har rika konfigurationsmöjligheter som en del av standard har företagen ändå möjlighet att skapa variation och konkurrensfördelar, förklarar han.

- Många kunder uppfattar att de måste välja en process men det stämmer inte. Det är ett sätt att lösa det på men det går att avvika från detta och göra på sitt eget sätt. Jag brukar prata om frihetsgraderna i ett system och då menar jag hur man kan förändras med systemet. Vilka konfigureringsmöjligheter som finns i systemet. Ju fler frihetsgrader desto bättre, det är dock svårt att utvärdera när man upphandlar ett nytt affärssystem men om man ställer frågan om det går att förändra processerna och få ett jakande svar, då är det en frihetsgrad som utlöses, förklarar Bo.  

Hur ser den nordiska ERP marknaden ut?

Bo berättar att den nordiska marknaden är ganska homogen och att det finns olika bransch – och industristrukturer vilket innebär en del annorlunda krav i Norge om man jämför med Sverige. I Norge finns det till exempel fler små och medelstora företag. Men i stort så är marknaderna ganska lika varandra. Det är först när man jämför med övriga Europa som skillnaderna blir större.

- Vi på den nordiska marknaden har kommit väldigt långt när det gäller automatisering till exempel, även när det gäller hur pengaflödet och bankintegrationer fungerar. Där har vi kommit ganska långt och de nordiska länderna är lika varandra.

Vilken är den vanligaste frågan när man ska upphandla ERP?

Bo träffar många företag som står i begrepp att upphandla ett nytt affärssystem. Vilka är de vanligaste frågorna han får?

- Den främsta frågan jag får är vilka olika alternativ som finns när det gäller systemleverantörer. Mitt jobb blir att hjälpa företag att förstå vilka möjligheter som finns och på så sätt kan de hitta de mest aktuella kandidaterna. Det här är ett viktigt arbete och risken är om man inte har koll att man lägger orimligt mycket tid på att ta fram de olika alternativ som finns. Jag hjälper till att förklara marknaden, vilka leverantörer som finns, hur deras profiler ser ut och vilka deras styrkor och svagheter är. Genom att hjälpa till med att visa vilka leverantörer de har att välja mellan så snabbar man upp processen betydligt, berättar Bo.  

- Jag blir även tillfrågad kring själva kravspecifikationen, hur den ska utformas. Det är stor skillnad på hur man upphandlar en molntjänst mot hur man tidigare upphandlade en on-premise lösning och jag försöker förklara för kunderna att de inte får vara för detaljerade i sin kravspecifikation. Det är bättre att de i stället försöker sätta sig in i vad respektive system kan göra och fokusera på vad man försöker förbättra och hur det ska uppnås, säger Bo.  

- Det här är något jag brukar tipsa kunderna om att de ska tänka mer på framtiden, att de sätter upp olika målbilder och scenarios som de vill se i framtiden. Var är de om fyra till fem år, hur ser verksamheten ut och vilka förändringar ser de framför sig? Det här är en bra ingång till att välja, så man inte väljer ett system som träffar rätt idag men kanske inte om fem år. Det här är mycket viktigare idag än det var tidigare då det händer så mycket i branschen, förklarar Bo.  

Varför är cost of ownership viktigt?

När man upphandlar ett nytt affärssystem pratas det mycket om Cost of ownership, det är även ett ämne som ligger Bo varmt om hjärtat, varför är det viktigt?

- Det är alltid viktigt att tänkta långsiktigt när det kommer till pengar och prismodellerna för molntjänster ser annorlunda ut om man jämför med tidigare prismodeller. Förut var det större likheter, det fanns ofta några olika sorters stora licenser till systemet men nu är det ett stort antal dimensioner som prissätts. Och för att få en rättvis bild kan man inte bara räkna på vad affärssystemet kommer kosta första året utan måste räkna på hur det kommer utveckla sig under fyra till fem år, berättar Bo.

- Det är bra att ha en standardiserad räknemodell för Cost of ownership så man ha ett jämförbart tal att ta ställning till. Priset på affärssystemen är en reflektion av utvecklingen, det har blivit dyrare men då har även affärssystemen förändrats och innehåller mer än vad de gjorde förut, förklarar Bo.

Bo berättar att han har utvecklat en TCO modell som används av många företag i Norge, den är granulär och tar in vad man bör titta på när det kommer till pris. Ut kommer ett tal som visar ägarskapskostnaden. Om du deltar i ERP 2023 där Bo föreläser och vi på Jeeves är partner, så har du möjlighet att ta del av den TCO modell som Bo har tagit fram.

Hur ser framtiden ut?

Bo spår att vi kommer få se mycket mer intelligens i våra affärssystem och då menar han AI.

- Jag ser tendenser till att AI kommer bli en viktig del i framtidens affärssystem och jag är väldigt spänd på att se hur det kommer utveckla sig. Det används redan till viss del, ta automatiserad bokföring till exempel där man använder intelligens till att matcha ekonomisk händelse med konto. Där finns AI redan på plats och där har man kommit långt. Det används även inom serviceoptimering men det finns behov av att AI ska komma in i specifika processområden, där är vi bara i begynnelsen av utvecklingen och det finns inga gränser för vad vi kan uppnå, säger Bo.

3 tips till ett företag som ska upphandla nytt ERP

1. Det är viktigt att ni har en klar idé om vad systembytet ska leda till och vad målet är på längre sikt om tre till fyra år.
2. Det är även bra om ni definierar hur era processer ser ut och fungerar idag. Hur ni gör saker idag och hur stor förändring som behövs för att uppnå er målbild. Det är inte alla verksamheter som vet hur den operationella modellen ser ut. Det är inte nödvändigtvis allt som ska in i det nya systemet men genom att definiera processen får man en tydlig bild av hur resan från den gamla modellen till den nya ska gå till. Många projekt fallerar då kunden inte kan förmedla detta.
3. Det är lika viktigt att veta vilka kortsiktiga förbättringsmål man har. Vad det är man vill uppnå och vad det är som kan omsättas i ett positivt business case.

Tack för pratstunden Bo, vi ser fram emot ERP 2023 den 30 oktober i Oslo.

Är du nyfiken på Jeeves ERP?