Vad är en e‑faktura?
En e‑faktura, eller elektronisk faktura, är en digital faktura som skickas och tas emot i ett strukturerat format, till skillnad från exempelvis PDF-fakturor som skickas via e‑post. Det viktigaste kännetecknet är att informationen i en e‑faktura är maskinläsbar, vilket möjliggör automatiserad hantering i mottagarens system.
Vanliga format är PEPPOL BIS Billing 3.0 eller Svefaktura – standarder som möjliggör interoperabilitet mellan olika affärssystem och fakturaportalstjänster.
Hur fungerar e‑faktura rent tekniskt?
E‑fakturor skapas i ett ekonomisystem eller fakturaprogram och skickas via ett e‑fakturanätverk, som exempelvis PEPPOL eller Bankgirot. Mottagaren tar emot fakturan direkt in i sitt system, utan att behöva skriva ut, scanna eller manuellt registrera den.
Flödet i korthet:
- Skapa fakturan i ett e‑fakturakompatibelt program.
- Validering av format sker automatiskt innan utskick.
- Fakturan skickas via operatör eller nätverk.
- Mottagaren tar emot fakturan direkt i sitt ekonomisystem.
- Fakturan bokförs och betalas – ibland även automatiskt.
Vad innebär e‑faktura för företag?
Att använda e‑faktura innebär ökad effektivitet, färre fel, snabbare betalningar och bättre överblick över fakturaflödet. För företag som hanterar stora volymer eller har komplexa processer – exempelvis leverantörer till offentlig sektor – är det ofta ett krav.
Dessutom förenklar e‑fakturor bokföring, revision och efterlevnad av redovisningsregler.
Fördelarna i korthet:
Tillhör du de företag som inte nyttjar e-fakturans fördelar?
Läs mer om fördelarna med att införa e-fakturering i ditt företag.
Vem måste använda e‑faktura?
Sedan april 2019 är det lagkrav på att skicka e‑faktura till offentlig sektor i Sverige, enligt lagen om e‑faktura till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277). Det innebär att alla leverantörer till stat, kommuner och regioner måste använda elektroniska fakturor i godkänt format.
Men även många större privata företag har infört krav på e‑faktura som en del av sina upphandlingsprocesser.
Krav på e‑faktura gäller alltså om:
- Du är leverantör till offentlig sektor.
- Din kund kräver e‑faktura enligt avtal.
- Du vill automatisera ditt fakturaflöde.
Hur skaffar man möjlighet att skicka och ta emot e‑fakturor?
Du behöver inte ha ett stort affärssystem för att kunna använda e‑faktura. Många små och medelstora företag använder fristående fakturaprogram eller molnbaserade tjänster som har stöd för elektronisk fakturering.
För att komma igång:
- Kontakta din systemleverantör och fråga om e‑fakturaformat (t.ex. PEPPOL).
- Anslut dig till ett nätverk via en e‑fakturaoperatör.
- Registrera mottagaruppgifter så att du kan ta emot e‑fakturor.
- Testa och validera innan du börjar skicka skarpa fakturor.
Vilket format har en e‑faktura?
En e‑faktura är inte en PDF, utan ett XML-baserat filformat som kan läsas av maskiner. Två av de vanligaste formaten i Sverige är:
- Svefaktura 1.0 – en äldre svensk standard som fortfarande accepteras av många offentliga aktörer.
- PEPPOL BIS Billing 3.0 – den europeiska standarden som rekommenderas av DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) och används i allt större utsträckning.
Det är viktigt att du som företag använder rätt format beroende på vem du skickar till. Vissa fakturamottagare kräver PEPPOL för att kunna ta emot fakturan. Din fakturaleverantör eller operatör hjälper dig att hantera detta.
Hur tar man emot e‑faktura?
Att ta emot en e‑faktura kräver att du har ett system eller en tjänst som kan ta emot elektroniska fakturor i strukturerat format. Ofta sker detta via en e‑fakturaoperatör som vidarebefordrar fakturan till ditt ekonomisystem.
Så tar du emot e‑faktura i praktiken:
- Anslut ditt system till ett e‑fakturanätverk.
- Registrera ditt organisationsnummer och PEPPOL-ID (om tillämpligt).
- Informera dina leverantörer om att du vill ta emot e‑fakturor.
- Automatisera kontering och attestflöden för ökad effektivitet.
E‑fakturor ger också bättre underlag för bokföring, momsredovisning och uppföljning.
Förenkla e-fakturering – prova Jeeves!
Med Jeeves eFaktura skapar du enkelt fakturor i olika format för kunder med e-fakturaavtal. Systemet skickar fakturan automatiskt till vald distributör, som konverterar den till det format kunden önskar.
Vad är skillnaden mellan e‑faktura och PDF-faktura?
Det är vanligt att blanda ihop begreppen. Här är en tydlig jämförelse:
| Funktion | E‑faktura | PDF-faktura |
|---|---|---|
| Funktion Format | E‑faktura Strukturerad XML | PDF-faktura Oformaterad bild/text |
| Funktion Automatisk hantering | E‑faktura Ja | PDF-faktura Nej |
| Funktion Minskar manuell handpåläggning | E‑faktura Ja | PDF-faktura Nej |
| Funktion Krav från offentlig sektor | E‑faktura Ja (e‑faktura) | PDF-faktura Nej (PDF ej godkänd) |
| Funktion Integrationsbarhet | E‑faktura Hög | PDF-faktura Låg |
Slutsats: En e‑faktura möjliggör automatisering, medan en PDF-faktura ofta kräver manuell registrering.
När dras pengar vid e‑faktura? (för privatpersoner och företag)
En vanlig fråga bland både företag och privatpersoner är: ”När dras e‑fakturan från kontot?”
Svaret beror på om du har ställt in automatisk betalning eller ej:
- Privatpersoner med e‑faktura i internetbanken: Beloppet dras vanligtvis på förfallodatum om du har godkänt fakturan eller valt autogiro.
- Företag: Betalningen hanteras i regel av ekonomiavdelningen efter kontering och attest. Om du har automatiserat flödet kan betalning ske direkt på förfallodatum.
Så även om e faktura när dras pengarna är en vanlig fråga, finns inget generellt svar – det styrs av bankinställningar och arbetsflöden.
Hur kan man betala med e‑faktura?
Att betala med e‑faktura skiljer sig något beroende på om du är privatperson eller företag.
- Privatpersoner: E‑faktura aktiveras via internetbanken. När en faktura kommer in kan du godkänna den manuellt eller ställa in automatisk dragning.
- Företag: Betalning sker i företagets ekonomisystem, efter att fakturan bokförts och godkänts. Många system erbjuder integration med bankfil eller direktbetalning.
E‑faktura är alltså inte en betalningsform i sig – utan ett sätt att skicka fakturainformation som kan kopplas till en betalning.
Vad krävs för att uppfylla lagkrav på e‑faktura?
För företag som säljer till offentlig sektor gäller följande:
- Fakturan måste skickas i ett godkänt elektroniskt format (t.ex. PEPPOL BIS Billing 3.0).
- Den får inte skickas som PDF via e‑post.
- Du behöver vara ansluten till ett godkänt fakturanätverk (t.ex. PEPPOL eller via operatör).
För att uppfylla detta behöver du:
- Ett system eller tjänst som stöder e‑fakturaformat.
- En anslutning till nätverk eller operatör.
- Kontroll över fakturainnehåll så att det uppfyller krav (t.ex. referenser, GLN, ordernummer).
DIGG och verksamt.se har checklistor för att hjälpa företag komma igång.
Vilka verktyg och lösningar finns för e‑faktura?
Det finns flera vägar att gå beroende på hur avancerade behov du har:
- Fakturaprogram med e‑fakturastöd
- E‑fakturaoperatörer
- ERP- och affärssystem: För mer avancerad integration
Många mindre företag klarar sig med ett enkelt fakturaprogram så länge det har stöd för strukturerade format och nätverksanslutning.
Sammanfattning – Varför är e‑faktura viktigt?
E‑faktura är mer än ett digitalt dokument – det är ett sätt att automatisera, effektivisera och säkra fakturaflödet i hela verksamheten. Det hjälper företag att:
- Spara tid och pengar
- Undvika fel och dubbelarbete
- Mötas av nya krav från kunder och lagstiftare
- Vara redo för framtidens digitala ekonomihantering
Oavsett om du är en offentlig leverantör, en CFO som vill effektivisera eller en småföretagare som vill minska administrationen – är e‑faktura ett steg i rätt riktning.
Vanliga frågor om e‑faktura (FAQ)
Vad är skillnaden mellan e‑faktura och autogiro?
E‑faktura är en digital faktura som skickas till din internetbank eller ett ekonomisystem. Du ser alla uppgifter och kan själv godkänna betalningen.
Autogiro innebär att pengar dras automatiskt på förfallodatum utan att du behöver göra något – ofta används dessa i kombination.
Kort sagt:
- E‑faktura = Digital faktura
- Autogiro = Automatisk betalning
Du kan ha både e‑faktura och autogiro för samma betalningsmottagare.
Kan man som privatperson ta emot e‑fakturor?
Ja. De flesta svenska banker erbjuder e‑faktura privatperson via internetbanken. Du väljer själv vilka företag du vill ta emot e‑faktura från. När en faktura kommer får du ett meddelande i din bank, och du kan godkänna den för betalning.
Hur vet jag när pengarna dras vid e‑faktura?
Om du har godkänt fakturan manuellt i internetbanken, sker betalningen vanligtvis på förfallodatum.
Om du har kopplat e‑fakturan till autogiro, dras pengarna automatiskt på det datum som anges på fakturan.
Det är därför vanligt att sökningar som ”e faktura när dras pengarna” beror på olika inställningar i banktjänsten.
Måste småföretag använda e‑faktura?
Nej, det finns inget generellt lagkrav för alla småföretag.
Men: Om du fakturerar en myndighet, kommun eller region – då är e‑faktura ett krav enligt svensk lag.
Många större bolag ställer också krav på e‑faktura från sina leverantörer, oavsett storlek.
Är PDF en e‑faktura?
Nej. En PDF-faktura som skickas via e‑post är inte en e‑faktura i juridisk mening.
En riktig e‑faktura måste vara i strukturerat format (t.ex. XML enligt PEPPOL-standard) och skickas via ett godkänt nätverk eller tjänst.
Vad kostar det att använda e‑faktura?
Det beror på vilken lösning du väljer.
- Vissa ekonomisystem har e‑faktura som del av paketet.
- Operatörer som InExchange eller Pagero tar ofta ut en avgift per skickad eller mottagen faktura.
- Enstaka e‑fakturor till offentlig sektor kan skickas gratis via webbtjänster.
Kostnaden vägs ofta upp av tidsbesparingar och minskad administration.