Så får du säkrare fakturor med e-faktura via API
Fördelarna med e-faktura är många. Förutom att det är både snabbare, säkrare och mer korrekt så slipper du hantera en massa papper vilket är bra exempelvis ur miljösynpunkt. Här pratar vi om fördelarna med e-faktura och även om den smidiga API-lösning vi har tillsammans med vår partner Pagero.
Vi har fått en pratstund med Annika Näsman, produktchef hos Jeeves och Mathias Rautiainen, partneransvarig hos Pagero. Vad innebär vår e-fakturalösning och hur säkerställer du att du lever upp till lagkraven när det kommer till e-faktura idag och i morgon?
Annika, kan du berätta om den här e-fakturalösningen?
- Vi på Jeeves har tillsammans med Pagero utvecklat en tjänst för utgående fakturor via API som innebär att våra kunder som använder Jeeves ERP på ett enkelt och integrerat sätt kan skicka fakturor. De väljer själva om det ska vara rena e-fakturor, e-fakturor med pdf eller om man vill att den ska gå i väg som utskriven faktura, berättar Annika.
- Fördelen med den här API-lösningen är att du som företag får ett kvitto på att fakturan gått i väg och att den är korrekt, Pageros lösning validerar informationen och kvalitetssäkrar fakturan. På så sätt vet du på en gång att allt är korrekt och att fakturan gått i väg, fortsätter Annika.
- Utan API-kopplingen får du inte den här valideringen utan det kan dröja till nästkommande dag innan du blir medveten om att fakturan är felaktig eller inte har gått i väg. Så API-lösningen sparar tid och du kan vara säker på att allt är korrekt, avslutar Annika.
Vilka är de största fördelarna med den här lösningen?
- Tack vare den här integrationen blir implementationen mycket enklare och kostnaden att komma i gång mycket lägre. Det är en enorm fördel för kunden som snabbt och enkelt kan komma i gång med den här lösningen, berättar Mathias.
- Förutom att det manuella arbetet minskar och du sparar tid så säkerställer du även att informationen är korrekt och ledtiden minskar från det att fakturan har gått i väg tills dessa att du får betalt. Du som företag får större kontroll och sparar pengar. Dessutom gör du en god gärning för miljön och erbjuder bättre service gentemot dina kunder och leverantörer, säger Annika.
Vilka behöver den här lösningen?
- Egentligen alla som vill kunna skicka e-fakturor på ett enkelt och säkert sätt. Även om du skickar fakturor till företag i andra länder, som Frankrike, Italien eller Polen. Du behöver även den om du ska skicka till länder där Peppol är standarden, då behöver du gå via en godkänd fakturaväxel som Pagero. De är medlemmar i Peppol och behöriga att hantera fakturor, i det här fallet är de garant för både sändaren och mottagaren och att fakturan innehåller korrekt information, säger Annika.
Vissa länder bygger egna lösningar och frångår Peppol, vad innebär det?
- Vissa länder har börjat frångå Peppol och bygger egna myndighetsplattformar för att stärka upp det egna landets kontroll. Ett sådant exempel är Italien som har en nationell lösning som kräver en speciell applikation. Det här är något som vi på Pagero har utvecklat stöd för. Under 2024 kommer Polen göra samma sak och införa en nationell lösning. Vi anpassar kontinuerligt vår lösning efter de här förändringarna och de kunder som använder Jeeves ERP tillsammans med API-lösningen kommer inte märka av de här förändringarna. Det är en av våra styrkor och kunderna kan känna sig trygga med att vi kan hjälpa dem oavsett vilket land de vill skicka fakturor till, säger Mathias.
Hur ska man tänka när man väljer en partner för e-faktura?
- Det viktigaste är att man använder sig av en godkänd fakturaväxel som i sin tur har förmåga att konvertera till de förändringar som sker i olika länder, det är något som jag tycker Pagero gör väldigt bra. Det är även bra att kontrollera om kunderna har specifika krav och att den tilltänkta leverantören kan hantera det innan du skriver avtal, säger Annika.
- Jag håller med Annika, välj en tjänsteleverantör som har ett stort nätverk och som har koll på de olika marknaderna och följer de förändringar som sker. Det är svårt nog att följa reglerna idag och det blir allt svåraste då det här hela tiden förändras. Då gäller det att ha plattformen, tekniken och kunskapen att kunna hantera de här förändringarna. Att uppfylla lagkrav i olika delar av världen är inbyggt i vår plattform och vi är även anslutna både till Peppol och de lokala myndighetsplattformarna som finns, fortsätter Mathias.
- En annan sak att överväga är att välja en tjänsteleverantör som erbjuder support om något blir fel, och att ha en partner som erbjuder den hjälpen snabbt och smidigt. Det är något både vi på Pagero och Jeeves är duktiga på, avslutar Mathias.
Fördelar med e-faktura
- Snabbare och säkrare
- Datan är mer tillförlitlig
- Mindre handpåläggning hos den som tar emot fakturan
- Slipper manuellt hantera fakturor
- Felaktigheter upptäcks snabbare
- Bra ur miljösynpunkt med mindre papper
Här kan du titta på ett webinar om fördelarna med e-faktura som vi gjorde tillsammans med Pagero.