Från kostnad till värde – så får du högre ROI på din ERP-investering
Att investera i ett ERP-system är ett stort beslut – inte minst ekonomiskt. Priset kan variera kraftigt, från några hundra tusen till tiotals miljoner kronor. Det är därför helt naturligt att många företag fastnar vid den initiala prislappen. Men att bara fokusera på startkostnaden kan bli ett dyrt misstag i längden – särskilt om målet är att få ut maximal ROI. För att verkligen förstå vad systemet kostar – och vad du får tillbaka – behöver du titta på den totala ägandekostnaden.
När den första prischocken har lagt sig är det därför viktigt att tänka ett steg längre: vilka kostnader tillkommer under systemets livslängd – och hur påverkar det den faktiska avkastningen på investeringen? Många ERP-projekt påverkas av dolda kostnader som inte alltid framgår från början, men som kan få stor effekt på den totala kalkylen. Genom att fokusera på den totala kostnaden – TCO (Total Cost of Ownership) och hur du skapar affärsvärde över tid och, snarare än att jaga lägsta startpris, ökar du chanserna att faktiskt uppnå den ROI du förväntar dig av din ERP-investering.
Låt dig inte luras av lockpriser
Vissa leverantörer lockar med rabatter eller aggressiva prissänkningar – men det är inte säkert att alla avgifter omfattas. Det är inte ovanligt att låga instegspriser baseras på kortsiktiga vinster för kunden snarare än ett långsiktigt partnerskap. Det som verkar vara ett förmånligt erbjudande idag kan leda till oväntade extrakostnader i framtiden – särskilt om leverantören inte identifierat glappen som det första priset skapade.
Kostnadsöverväganden
Även om det stämmer att du betalar för att använda programvarulicenserna så bör inte jämförelsen sluta där. Här är några andra områden som det är klokt att jämföra:
1. Installation
Implementeringskostnaden varierar beroende på hur komplex din verksamhet är och hur mycket tid projektet kräver.
2. Konsultation
För att verkligen få affärsnytta av ERP-systemet krävs ofta extern rådgivning. Konsulter hjälper till att identifiera vilka processer som bör effektiviseras för att ge störst avkastning. Den kostnaden bör räknas med i din TCO.
3. Anpassningar
I bästa fall kan ni använda systemet som det är. Men om för många anpassningar krävs för att stödja specifika delar av er verksamhet, tillkommer extra IT-kostnader.
4. Utbildning
Ett annat område som är viktigt för att lyckas med ERP-projektet är utbildning. Ta reda på vad som ingår kostnadsfritt – och vilka priser som gäller för utökad eller skräddarsydd utbildning. Ett välutbildat team ger högre användarnytta och minskat supportbehov.
5. Underhåll
De flesta ERP-leverantörer tar ut en årlig underhållsavgift för att täcka pågående utvecklingskostnader, buggfixar, miljöanpassningar och andra tjänster som skapar mervärde för kunderna. Vid molnbaserade lösningar kan abonnemangsavgiften även inkludera tjänster som backup, säkerhet och fjärråtkomst. Säkerställ vad som faktiskt ingår – och vad som tillkommer.
Fråga om support och service
Supportnivån är också en viktig del av helhetskostnaden. Enligt Maria Marcelius, Senior 2nd Line Customer Support för Jeeves ERP, behöver man förstå vilken nivå av support som finns tillgänglig som en del av det långsiktiga partnersamarbetet.
Vissa leverantörer inkluderar support i sina underhålls- eller abonnemangsavgifter, andra gör det inte. Det kan handla om allt från direktkontakt med supportteamet till tillgång till självbetjäningsportaler med dokumentation och utbildningsmaterial.
”Köparen behöver se till att de får ut rätt värde”, betonar Marcelius. ”Jag själv tror verkligen på att lägga tid på utbildningsinsatser. Utbildade användare utnyttjar systemen bättre och behöver inte support lika ofta.”
Vill du ta del av fler tips?
Vi har pratat med ett antal ERP-experter från hela världen för att få 20 insidertips om hur du bäst lyckas välja och implementera ett ERP-system. Läs hela guiden!