Så lyckas du också med ditt ERP-projekt på distans

Om Svenssons i Tenhult AB

Svenssons i Tenhult AB är ett familjeföretag med över 80 års erfarenhet av att leverera högkvalitativa beslag från de ledande tillverkarna. Deras mål har alltid varit att kunna erbjuda mer än bara rätt produkter till rätt pris på rätt tid och plats, de vill också kunna erbjuda mervärde i form av ett ojämförbart kunnande. Svenssons i Tenhult levererar till snickeri-, hus- och metallindustrin med fokus på bästa service gentemot sina kunder.

Att uppgradera sitt ERP på distans

Svenssons i Tenhults långsiktiga plan var att uppgradera Jeeves ERP från version 4 till version 6 under 2021. Men efter att de blivit införstådda i de fördelar som kommer med version 6 beslutade man sig därför att starta uppgraderingsprojektet tidigare än tänkt.

- Vi tog beslutet att uppgradera Jeeves ERP till version 6 redan nu, dels för att vi såg en säkerhetsrisk i att ligga kvar på en äldre version och dels för att vi såg stora effektiviseringsmöjligheter med den nya Desktopklienten i version 6. Varför inte snabba på digitaliseringstakten? Det är ju ändå dit vi vill, berättar Fredrik Svensson, VD på Svenssons i Tenhult.

Precis som de allra flesta uppgraderingsprojekt Jeeves drivit under våren har även Svenssons i Tenhult uppgraderat sitt affärssystem helt på distans. All kommunikation mellan Jeeves, Svenssons och tredjepartsleverantörer har alltså skett via telefon, mail och via Teams. För detta krävs bra projektstyrning och en plan som är tydlig och väl utformad för att få en bra översikt, kontroll och hålla tidsplanen.

- Det var egentligen i det sista mötet vi hade när vi skulle stänga projektet som Jeeves projektledare konstaterade: ”Tänk att vi inte har setts i verkligheten en enda gång under detta projekt.” Ärligt talat hade jag inte ens reflekterat över att hela projektet skett på distans och genom digital kommunikation. Det var ju så självklart och accepterat med tanke på de omständigheterna som råder med Covid-19. Det slog mig också att det här faktiskt är ett nytt arbetssätt både för oss och Jeeves, fortsätter Fredrik.

Utmaningar i projektet

En utmaning i projektet för Svenssons i Tenhult var att sätta sig in i sina egna integrationer och anpassningar och själva förstå lite bättre hur de fungerar på djupet. I vissa fall fanns det svårigheter att avgöra vem som ”äger” problemet, är det något i själva ERP:t som inte fungerar? Är det något som en trepartsleverantör behöver göra? Eller beror det på något i deras IT-miljö? Här konstaterades det helt klart att ett gott och nära samarbete i kommunikationen krävs, både internt och externt mellan alla inblandade för att man snabbt ska kunna lösa problem och lära sig utav dem.

- Det fanns också en rädsla i bakgrunden för den dag vi skulle go-live. Efter ett tidigare ganska misslyckat uppgraderingsprojekt så satte det tvivel i vår organisation om att faktiskt lyckas med en uppgradering. Men efter en minutiöst planerad go-live helg var det en oerhörd vinst att vi inte behövde använda en enda konsulttimma från Jeeves efter vi hade gått skarpt. Något som jag tror både Svenssons och Jeeves är stolta över, berättar Fredrik.

Receptet för ett lyckat uppgraderingsprojekt

Ett stort engagemang, nyfikenhet och en tät dialog från båda parter är en nyckelfaktor för ett lyckats uppgraderingsprojekt. Det gäller att göra sin hemläxa och jobba intensivt under testuppgraderingen och inte lämna något åt slumpen.

- Ett tips är att jämföra nya miljön mot den gamla miljön och kritiskt granska. Varför är inte de här mapparna med i nya miljön? Vilka agentjobb finns och vilken funktion har de? Saknas det tjänster eller program i nya miljön? Behövs de? I vårt fall hittade vi t.ex. en mapp som var kritisk för att vissa av våra integrationer skulle fungera. Det är orimligt att Jeeves ska kunna lösa alla problem och veta allt om ens IT-miljö och ens integrationer. Det är även ditt och tredjepartsaktörernas ansvar att säkerställa tillsammans med Jeeves att allt fungerar, förklarar Fredrik.

Nästa steg för Svenssons i Tenhult

- Allt under projektet har gått över förväntan. Inga kritiska problem har uppstått. Vi har något litet supportärende för tillfället men när vi stängde projektet några veckor efter vi gick skarpt hade ingenting hänt. Såhär i efterhand är känslan också att det blev ett mer effektivt arbete att uppgradera på distans, man kunde direkt ta ett möte via Teams istället för att behöva invänta ett inplanerat fysiskt möte till exempel. Vidare blev det även mer kostnadseffektivt då ingen reseersättning behövdes tas upp, berättar Fredrik.

Uppgraderingsprojektet för Svenssons blev lyckat och nästa steg är att gå över till den nya Desktopklienten. Det är där Svenssons ser den stora effektiviseringen och där de får större flexibilitet.

- Den mobilitet som nu är möjlig är definitivt intressant att titta på lite längre fram. När vi väl är i mål ska vi stanna upp en smula, se vart vi står och vilka möjligheter vi har. Det finns många tankar och idéer om vilka digitala steg vi skulle kunna ta framöver men som behöver utvärderas först för att se om de är hållbara på sikt, avslutar Fredrik.