Så kommer du i gång med Jeeves WMS

I ett tidigare blogginlägg berättade vår WMS expert Torbjörn "Tobbe" Andersson om alla de fördelar ett WMS (Warehouse Management System) innebär och gav sina bästa tips till dig som funderar på att skaffa ett. Han om någon borde veta då han har varit involverad i mer än 60 kundprojekt under de sexton år han jobbat med lagerlösningar. Här delar han med sig av sin kunskap kring hur du på bästa sätt kommer i gång med ett WMS och vad ni ska tänka på i projektet.

Vem behöver ett WMS?

- Jag brukar säga att alla våra kunder drar fördelar från ett WMS, och då har vi kunder med allt ifrån 3 till 120 användare i flera skift och i olika sorters verksamheter. Alla drar nämligen nytta av data och information i realtid för att ha koll på läget och kunna fatta genomtänkta beslut, berättar Tobbe.

- De som implementerar WMS ser genast flera fördelar med att utföra arbetet i realtid, där man närsomhelst kan gå in och få en korrekt nulägesbild. Man slipper springa runt och leta efter saker och folk på lagret och minimerar saldofel som har en negativ inverkan på både leveranskvalitén och den interna effektiviteten när saldot inte stämmer, förklarar han. 
 

Viktigt att tidigt få med sig medarbetarna

Man ska vara medveten om att gå från ”papper och penna” till ett WMS kräver en del jobb, berättar Tobbe. Framför allt är det en helt annan arbetsfilosofi där man från att ha flyttat gods hur som helst i lagret nu ska digitalt skanna in och följa instruktioner i systemet. Så det gäller att tidigt få med sig medarbetarna. Det gamla arbetssättet kanske egentligen går snabbare så det gäller att få alla att förstå helheten och alla de fördelarna förändringen kommer medföra.

- Det är oerhört viktigt att man har människorna med sig. Det är många gånger vi gått in i projekt där chefen har bestämt något men inte får med sig medarbetarna. Det är viktigt att klargöra för alla att vi är på väg in i en förändringsresa att alla behöver vara med för att göra det bra. Medarbetarna har ofta bra synpunkter eller kommentarer som man förr eller senare måste adressera och ta med sig in i projektet, säger Tobbe.

Hur går ett projekt till?

- Jeeves WMS installeras i Jeeves ERP och vi sätter upp program, funktioner och tillsammans med kunden definierar vi och lägger in data om lagret, vilka arbetsområden har man, vilka personer som jobbar var, vilka roller de har och vilka attesträttigheter som ska finnas. Det kan vara flöden för inleveranser, inplacering av uppdrag, kundorderplock, fylla på produktion eller plocka från produktion, förklarar Tobbe.

- Ett projekt kan ta allt från tre till tolv månader, där snittet brukar ligga runt nio på grund av semestertider och säsongsberoende. Hur snabbt det går handlar mer om människorna än själva systemet, och vilken erfarenhet kunden har. Även hur öppna de är för att förändra arbetssättet. Det är mycket att tänka igenom; från att designa lagret, märka upp allt, lägga in ny data och att utbilda personalen, berättar Tobbe.

5 tips till dig som ska implementera ett WMS  

1. Tänk till innan

Som kund är det viktigt att du är förberedd och kan förklara hur ni jobbar idag. Det är även bra om du kan förklara de utmaningar ni har och på vilket sätt du tror att ett system ska kunna hjälpa till. Du behöver inte veta hur ni vill jobba i morgon, våra WMS konsulter är duktiga på att översätta era önskemål till ett digitalt arbetssätt.

2. Underskatta inte er egen investering i tid

Det är viktigt att komma ihåg att det här kommer kräva mycket tid från dig och din verksamhet, dessutom ska verksamheten fortgå - parallellt med projektet. Förmodligen kommer ni behöva avsätta mer tid än ni tror.

3. Lita på att ni är era egna experter och ta ägarskap över systemet

Förlita er inte heller för mycket på konsulterna, det finns ofta en förväntan att konsulten vet bäst men underskatta inte er egen kunskap och expertis. Som kund vet man bäst om den egna verksamheten och kan i stället ta hjälp av konsulten att översätta det till hur man sätter upp det på bästa sätt. Ta ägarskap över systemet, ni måste själva äga processerna och göra en bedömning av vad som är rätt för er.

4. Få med alla på resan

Om inte de anställda är med på resan blir det svårt att lyckas med ett WMS-projekt. Ofta är uppfattningen att det är enklare att leva kvar i det gamla och att förändringar är jobbiga. Det går inte att komma ifrån att manuellt sätta ett kryss på ett papper är både enklare och snabbare än att digitalt skanna in en kod och följa de steg som systemet säger att du ska göra. Så det gäller att få medarbetarna att förstå helheten, vilka fördelar leder det digitala arbetssättet till?  

5. Ta inspiration av andra

Planera gärna in ett referensbesök hos någon annan som har gjort samma resa som ni är på väg att göra. Då kan ni tydligt se vilka fördelar det nya arbetssättet innebär och ställa alla frågor ni undrar över. Involvera gärna så många som möjligt i besöket. Det behöver inte vara en Jeeves kund, det kan vara grannen som redan har ett WMS.

Tobbe avslutar med att säga att han aldrig har varit med om att någon kund har ångrat en installation av ett WMS, det kan vara lite jobbigt under resans gång men det är värt det i slutändan.

Är du fortfarande inte övertygad om att WMS är för dig? Läs gärna våra andra artiklar om ämnet nedan.