Ett affärssystem i molnet självklart för Wibe Group

I det anrika företaget Wibes historia har uppfinningsrikedom och förmåga att anpassa sig till omvärlden alltid varit närvarande, man skulle kunna säga att det numera finns i företagets DNA. Deras historia sträcker sig tillbaka till 1929 när grundaren Anders Wikstrand tillsammans med Viktor Berg kom på att ovala stålrör var starkare än runda och att det här var en utmärkt bas för en hållbar stege.

Resten är historia och idag är Wibe Group ett globalt företag med 330 anställda utspridda på kontor i England, Holland, Norge och Danmark. Och så på huvudkontoret som fortfarande är i Mora där allt började för snart 100 år sedan. Koncernen omsatte 520 miljoner (2021) och de tillverkar och säljer kabelförläggningsmaterial och upphängningsanordningar. 

37 år inom bolaget och fem ERP byten

Förmåga att anpassa sig har även Mats Johansson, han har varit med i företaget i 37 år och haft en rad olika roller under den tiden. Han har dessutom varit med om fem olika ERP byten hos Wibe, den senaste var till Jeeves ERP. Med den erfarenheten kanske det inte är så konstigt att han inte stressade upp sig när de med väldigt tajt tidsplan skulle implementera Jeeves ERP. 

- Jag har varit IT-ansvarig på Wibe sedan vi blev ett fristående bolag den 1/7 2021. Innan dess tillhörde vi Schneider Electrics sedan 1999 och var då ett produktionsbolag utan egen försäljning, ekonomi eller produktutveckling. Vi blev sålda till Storskogen efter eget initiativ, berättar Mats. 

- Innan dess har jag haft olika roller och varit inblandad i flera stora IT-projekt, bland annat så var det här mitt femte ERP byte. Jag har suttit i ledningsgruppen för Wibe under 15 år och varit logistikchef, chef för tekniska avdelningen och kvalitetschef. Det här har gett mig stor erfarenhet från de flesta processer inom bolaget vilket är en enorm fördel när man ska implementera ett nytt affärssystem, förklarar Mats. 

- Det bästa med mitt jobb är att jag hela tiden får lära mig nya saker och att jag får hjälpa användarna skaffa bra verktyg. Jag är stolt över vår långa tradition och att vi är väldigt duktiga på det vi gör, genom åren har vi haft många olika affärsområden och produkter i vårt sortiment. Bland annat var det Wibe som från 60-talet och framåt byggde de flesta höga TV masterna i Sverige, även mobilnätet har vi varit med att bygga ut med tusentals master. Vi hade under en period även en aluminiumstege där varumärket Wibe lever kvar i Hultafors regi, säger Mats. 

Från SAP till Jeeves ERP

Under Schneider Electrics-tiden använde Wibe SAP som sitt affärssystem och de avtalade om att få fortsätta använda SAP ett och ett halvt år efter att de hade blivit ett fristående bolag. Men sedan började det bli bråttom att hitta något annat. Wibe tog hjälp av ett konsultbolag för att kunna utvärdera olika leverantörer och de tittade på flera olika ERP system. Det som gjorde att valet föll på Jeeves ERP var WMS-lösningen (Warehouse Management System) som var viktig för Wibe, även ICT-lösningen (Intercompany Transaction) och multibolagshanteringen vägde tungt i valet. 

- Vi valde mellan olika leverantörer och hade en väldigt kort tid på oss att välja. Jeeves ERP hade den funktionaliteten som var viktigast för oss och med tanke på att det fanns så mycket funktionalitet i standard förstod vi att det mesta av det som vi hade i SAP även skulle gå att lösa i Jeeves ERP. En annan fördel med systemet är att det är flexibelt så vi kan göra ändringar om vi behöver och vi kan även göra en hel del själva. Från det att vi tog beslut tog det bara fyra månader innan vi körde i gång med den första fasen där vi implementerade det för tre säljbolag, berättar Mats.  

Krav att affärssystemet skulle vara i molnet

- Vi hade även som krav att vi ville ha vårt nästa affärssystem i molnet och där hade Jeeves sin Jeeves ERP Cloud lösning. Vi vill inte drifta systemet och ser fördelar i att slippa ha det teknikkunnandet i huset. Vi ser också fördelar med att få uppgraderingar och versionsuppdateringar löpande på ett annat sätt via molnet. Dessutom är det mycket säkrare. Det enda negativa jag ser med molnet är att vi är helt beroende av internetuppkoppling, det skulle vi inte vara om vi körde on-premise, förklarar Mats. 

Hur gick projektet? 

Wibe delade upp implementationen i två faser, den första som genomfördes i januari 2022 då implementerades säljbolagen i Norge, Danmark och England. I andra fasen som produktionssattes i november samma år implementerade man Jeeves ERP för produktionsenheterna.  Med tanke på att det här var Mats femte implementationsprojekt av nytt affärssystem menar han med ett skratt att ”det gick varken bättre eller sämre”. Vi väljer att tolka det som att de överlag var en positiv erfarenhet att implementera Jeeves ERP. 

- Vi hade en väldigt tajt tidplan och det var tufft att genomföra det här projektet med den tidspressen. Vi hade dessutom många anpassningar som vi ville göra i Jeeves WMS så det var svårt att hinna med framför allt för Jeeves utvecklare. Teamet hos Jeeves gav oss rådet att vänta med implementationen men det hade blivit för kostsamt att stanna kvar i SAP så det var ett medvetet val från vår sida att genomföra projektet under tidspress, förklarar Mats. 

Brukar ta mycket längre tid

- När vi körde i gång första veckan i november så var vi igång med verksamheten efter två dagar vilket är bra när man installerar ett helt nytt system. Min erfarenhet är att det brukar ta mycket längre. I alla andra installationer jag har varit med i så har vi haft betydligt längre tid på oss att testa den färdiga lösningen. Vanligtvis är den perioden ungefär ett halvår och i det här fallet var den tre veckor. Vi testade det vi kunde och tog medvetet med saker in i driften för att justera det senare, förklarar Mats. 

- Här måste jag ge en eloge till Jeeves, att de är så agila och kan rätta saker under resans gång vilket innebär att vi aldrig stod helt stilla. Jag tyckte Jeeves konsulter var jättebra. Om det är något jag tycker vi skulle ha gjort annorlunda så är det att vi skulle ha haft en tätare dialog under den tiden Jeeves tog fram lösningsförslaget till oss. Då hade vi kunnat prata igenom lösningar och säkerställt att vi förstod varandra och undvikit en del problem som uppstod på grund av missförstånd, säger Mats. 

- Jag vill även ge en eloge till de nyckelpersonerna hos Wibe som har varit med i projektet. Det här är även något som har lyfts fram av Jeeves konsulter att vårt team är extremt kunniga. Vi har haft sju till åtta personer hos oss som alla har erfarenhet från tidigare installationer och som alla kan våra processer utan och innan. De vet även hur man jobbar i IT projekt och jag är enormt imponerad av hur de på så kort tid lyckades testa igenom allt, speciellt WMS delarna. Vi lyckades även migrera all data från SAP in i Jeeves vilket var resurskrävande men det gick. Det är verkligen teamets förtjänst att det gick så bra som det gjorde, berömmer Mats. 

Fortsatt arbete tillsammans med Jeeves

- Vi har fortfarande funktioner och processer som vi vill förbättra och det här var ett medvetet val. För att kunna hålla den tajta deadlinen så lyfte vi ur vissa funktioner som vi kunde klara oss utan initialt. Vi kommer fortsätta jobba tillsammans med teamet hos Jeeves för att göra de här restpunkterna, bland annat implementera Jeeves WMS även i produktionen och använda projektmodulen och dokumenthanteringsfunktionen för att hantera ritningar till produktion, berättar Mats.   

Mats bästa tips efter 5 genomförda ERP projekt

• Var väldigt noga när ni gör själva specen eller blueprinten för vad som ska utvecklas och levereras. Dokumentera detta så det blir tydligt både för er och för leverantören. 
• Ha en löpande dialog mellan er för att säkerställa att ni förstår varandra. 
• Ta er tid att sätta er in i vad som ingår i standard och på vilket sätt det skiljer sig mot hur ni vill ha det innan ni lägger beställningar på utveckling. Har ni tur kanske standard täcker era behov. 
• Avsätt tid för de olika delarna i projektet, allt ifrån upphandlingen till framtagandet av specen och slutligen testandet och implementationen. 
• Involvera de som kan era interna processer för att säkerställa att ni får med alla aspekter i projektet. 

Tack för pratstunden Mats!

Här kan du läsa mer om Wibe

Nyfiken på Jeeves ERP, läs mer här