3 sätt att automatisera dina ekonomiprocesser på

Att optimera processer innebär inte bara att digitalisera – det handlar lika mycket om att våga utmana invanda arbetssätt för att lösa de utmaningar som finns.

– Det är viktigt att ifrågasätta hur vi gör saker, och varför vi gör dem, säger Helena Pagliarini, Pre sales på Jeeves.

Tillsammans med Ulrika Persson, Services Operations Manager på Jeeves, höll hon ett seminarium på Jeeves eXperience om hur ekonomiavdelningen kan förbättra sina processer. Steg för steg gick de igenom tre utmaningar som ekonomiavdelningar har – och hur de kan lösas.

Utmaning 1: Tidsbrist och stress

Många känner sig jagade idag, och har svårt att slutföra sina uppdrag i tid och på rätt sätt.

– Delvis beror detta på att man inte har optimerat processer. Saker görs på olika sätt av olika personer, och det finns ingen styrning i hur man ska göra, säger Helena Pagliarini.

Lösning: Jeeves Workflow hjälper teamet att arbeta mer strukturerat.

Det finns en workflow-motor inbyggd i Jeeves som kan användas för att automatisera flödet av arbetsuppgifter på ett strukturerat sätt. Rätt person får rätt uppgift vid rätt tillfälle, via att göra-lista eller dashboard. När jobbet är gjort går uppgiften vidare till nästa person i kedjan. Utförs inte uppgiften i tid skickas ett påminnelsemejl.

– Jeeves Workflow är en underskattad produkt där vi ser att många kunder inte utnyttjar möjligheterna, säger Ulrika Persson.

Fördelar:

• Bättre möjligheter att styra, mäta och förbättra sin organisation och processer.
• Standardmässiga arbetsuppgifter effektiviseras.
• Tillförlitlig information.
• Kortare ledtider – vilket ger gladare kunder och leverantörer.

Utmaning 2: Svårt att prioritera

Många av oss har mycket att göra på jobbet idag, och det är lätt tappa greppet. Det kan leda till försenade projekt, eller till att det finns kunder som inte bearbetas.

– Många av våra kunder säger att de jobbar reaktivt. De får inte rätt information utan måste söka upp den, berättar Helena Pagliarini.

Lösning: Jeeves desktopklient med dashboard.

Med dashboard, som nu även finns i desktopklienten, blir arbetsplaneringen tydligare och mer visuell. Att hitta allt på ett ställe sparar tid.

Utöver att dashboarden visar arbetsuppgifterna kan den också utformas individuellt utifrån den roll man har i företaget. Man kan exempelvis visa vilka varor som säljer bäst, och vilka kunder som köper mer eller mindre än de brukar.

Medarbetare kan också kommunicera arbetsuppgifter till varandra direkt i systemet.

– Dashboarden ger bättre överblick. Du vet vad som ska göras, och vad som är viktigast att ta tag i. Det ger en smartare användning av affärssystemet, säger Ulrika Persson.

Fördelar:

• Stödjer användare, avdelningar och företaget som helhet.
• Medarbetare kan ta tag i rätt sak direkt, utan en enda sökning.
• Man startar arbetsdagen med aktuell information.
• Ger direkt överblick över arbetet.
• Hjälper till att hålla fokus på helheten.

Utmaning 3: Återkommande bokföringar görs manuellt

En del bokföringar är återkommande varje månad – ändå knappas de ofta in manuellt varje gång. Det kan handla om långa löneverifikationer eller kostnader som ska fördelas.

Lösning: Automatkonteringar och automatfördelningar.

Med det stöd som finns i Jeeves kan man automatisera återkommande bokföringar, och fördela och beräkna olika typer av kostnader med automatik.

– Det kan gälla periodiseringar, eller förbetalda kostnader som lokalhyra, försäkring eller telefoni. Det är kostnader som faktureras kvartalsvis eller per år och fördelas över flera perioder och konton, säger Ulrika Persson.

Den tid det tar att sätta upp systemet för automatiska konteringar och fördelningar får man snabbt igen när bokföringen rullar på, månad efter månad.

Fördelar:

• Bokföringen underlättas när man automatiserar rutinmässiga och återkommande moment.
• Ett automatiserat system blir säkrare, då risken för manuella fel minskar.
• Tidsbesparingar – ekonomiavdelningen får mer tid över till analys.

Gör rätt saker – med systemet som stöd

Som avslutning uppmanade Ulrika Persson och Helena Pagliarini publiken att fråga sig: ”Vad skulle systemet kunna göra för oss?”

Många lösningar finns redan i systemet – det gäller bara att komma igång och börja jobba med dem. Genom att använda affärssystemet bättre får organisationen mer tid över till annat.

– Låt systemet vara ett stöd och nyttja de lösningar som faktiskt finns. Då säkerställer ni att medarbetarna gör rätt saker, sa Ulrika Persson.