ERP-checklista: 5 viktiga frågor innan du väljer affärssystem

Att välja ett nytt ERP-system är en av de viktigaste investeringarna ett tillverkande eller distribuerande företag kan göra. Statistik visar att upp till 50% av ERP-implementationer misslyckas vid första försöket, 64% överskrider den initiala budgeten och 30% tar längre tid än planerat. Därför är det inte förvånande att ett ogenomtänkt val kan resultera i stora förseningar, skenande kostnader och frustration på flera nivåer i verksamheten.

Men hur vet du vilken ERP-leverantör som är rätt för just ditt företag? För att hjälpa dig på vägen har vi satt ihop en checklista med fem avgörande faktorer för att komma ihåg.

1. Branschkunskap – förstår leverantören era behov?

Tillverkning och distribution är komplexa branscher med unika utmaningar som lagerhantering, logistik, orderflöden och produktionsplanering. Ett generiskt ERP-system som passar alla branscher kan sakna viktiga funktioner som du behöver för att driva en effektiv verksamhet.

Fråga leverantören:

• Har ni erfarenhet av tillverkning och distribution, särskilt vår specifika nisch och marknad?
• Vilka specifika funktioner erbjuder ni? (till exempel materialplanering, kvalitetskontroll, produktlivscykelhantering och supply chain-hantering)
• Kan ni visa konkreta exempel på hur ni har hjälpt liknande företag?

Att välja en leverantör med branschkunskap minskar risken för kostsamma anpassningar och snabbar upp implementationen av systemet.

2. Flexibilitet och skalbarhet – kan ERP-systemet växa med er som leverantör?

Marknaden för tillverkande och distribuerande företag utvecklas ständigt, och för att hänga med i konkurrensen behöver företag kunna expandera sitt produktsortiment, etablera sig på nya marknader eller effektivisera sin distributionskedja. Och mycket mer! Ett bra ERP-system ska kunna anpassas efter just er verksamhet – inte tvärtom.

Tänk på att fråga leverantören:

• Är ert ERP-system modulbaserat och kan ni lägga till funktioner vid behov?
• Är molnlösningen flexibel och skalbar för vår framtida tillväxt?
• Hur enkelt är det att anpassa affärslogik och arbetsflöden efter behoven i vår verksamhet?

Ett flexibelt ERP hjälper er att framtidssäkra verksamheten.

3. Vad landar prislappen på för TCO – den totala ägandekostnaden?

Kostnaden för ett ERP-system är sällan det enda du behöver räkna med. Implementering, utbildning, löpande support och framtida uppgraderingar kan snabbt höja prislappen om de inte är inkluderade i priset.

När ni jämför ERP-leverantörer, fråga:

• Vilka kostnader tillkommer för implementation och anpassningar?
• Hur ser prismodellen ut – licens, abonnemang eller transaktionsbaserad?
• Vad ingår i support och underhåll?

Ett system som är billigt i inköp kan visa sig vara en dyr lösning i det långa loppet. Studier visar nämligen att ERP-implementeringar kan kosta tre till fyra gånger mer än initialt budgeterat och ta 30% längre tid än planerat.

4. Integration och användarvänlighet – integrera mera!

Ett ERP-system måste kunna kommunicera obehindrat med andra verktyg i er verksamhet som exempelvis produktionssystem, WMS, CRM, ekonomisystem och transporthantering. Om det inte går att integrera affärssystemet med andra lösningar eller om integrationerna är krångliga kan det skapa ineffektiva arbetsflöden och försvåra det dagliga arbetet.

Dessutom måste systemet vara lätt att använda, även i mobilen, så att era medarbetare kan spara tid, arbeta mer effektivt och jobba hemifrån om behovet skulle uppstå.

Ställ de här frågorna till leverantören:

• Hur smidigt kan ERP-systemet integreras med befintliga system?
• Finns det färdiga API:er och integrationsmöjligheter?
• Hur lätt är systemet att lära sig för olika roller i företaget, och kan det användas i mobilen?

Användarvänlighet och smidiga integrationer minskar risken för ineffektivitet.

5. Support och ett långsiktigt partnerskap

Ett ERP-system är en långsiktig investering, så valet av leverantör handlar inte bara om funktioner och integrationer, utan framför allt om att hitta en partner som kan stötta er på lång sikt. Därför är det smart att välja en leverantör och lösning som erbjuder löpande support- och underhållstjänster där programuppdateringar och säkerhetspatchar ingår.

Hör er för om leverantören har:

• Lokal och branschkunnig support
• En tydlig strategi för kommande uppdateringar och framtida utveckling
• Möjlighet att erbjuda rådgivning kring just er verksamhetsutveckling kopplad till ERP-lösningen

Att ha en stabil och engagerad leverantör minskar risken för oväntade problem längre fram.

Att välja rätt ERP-leverantör handlar om mer än bara tekniska specifikationer. Det är ett strategiskt beslut som påverkar hela verksamheten i många år framöver. Ta reda på så mycket information som möjligt om leverantören för att undvika otrevliga överraskningar. 

Vill du få fler tips på viktiga saker att tänka på om ni funderar över att byta affärssystem? Läs mer i vår guide 40 frågor att ställa inför ett ERP-projekt för att välja rätt ERP-leverantör!

Ladda ner checklistan och du är redo!

För att hjälpa dig på traven i valet av leverantör har vi sammanfattat denna blogg i en enkel ERP-checklista. När du vet svaren på frågorna i listan kommer ni att vara ett stort steg närmare att välja rätt affärssystem för just ert företag.