7 praktiska tips för att lyckas med ditt ERP-projekt

Att implementera ett nytt ERP-system kräver att teamet är förberett och kan hantera de problem som kan uppstå och hota projektets framgång.

Här är sju praktiska råd, sammanställda från Forterros globala nätverk av ERP-företag, som ökar sannolikheten för att ditt ERP-projekt lyckas. 

Vill du ha fler ERP tips på hur du lyckas med ditt ERP projekt? Ladda ner vår guide

1. Få med ledningen på banan

Ett vanligt problem för många företag är att ledningens stöd inte alltid är helt klart. Företag kan spendera mycket tid, ibland upp till ett halvår, på att göra efterforskningar och utvärdera ERP-lösningar, bara för att senare inse att godkännandet från ledningen inte var tillräckligt. Det är viktigt att identifiera vilka personer som behöver godkänna ERP-implementeringen och säkerställa att dessa personer är helt med på banan. Förutom ekonomiska kostnader kräver ERP-projekt också mycket arbetstid från nyckelmedarbetare.

2. Identifiera organisationens viktigaste behov

I förarbetet bör fokus ligga på att utvärdera verksamheten och identifiera kärnbehoven i organisationen. Genom att förstå dessa behov kan man undvika frustration och onödiga utgifter senare i processen. Ett ERP-projekt behöver inte lösa alla brister i organisationen; för stora förväntningar kan leda till komplikationer. Det är viktigt att samla ledarna i organisationen för att diskutera företagets mål och definiera vilka områden som kan hindra att dessa mål uppnås.

3. Välj rätt team för implementeringen

Vid större programvaruimplementeringar krävs det att det interna teamet investerar mycket tid i projektet. Även om det kan vara frestande att utse mindre upptagna medarbetare till projektet, är det ett misstag. De personer som är viktigast att involvera är de som är insatta i de specifika områden som påverkas, som tillverkningsprocesser, bokföring, HR, projektledning och marknadsföring. Dessa nyckelanvändare har den nödvändiga kunskapen om funktionerna och arbetsuppgifterna som krävs. Det är viktigt att förmedla till medarbetarna och ledningsgruppen hur viktigt det är att ERP-projektet prioriteras.

4. Engagera användarna tidigt i processen

Att engagera användarna tidigt i processen är avgörande för att undvika motstånd senare. Genom att involvera användarna tidigt kan man säkerställa att de accepterar och anpassar sig till det nya systemet. Det är också viktigt att lyssna på deras utmaningar och behov, även om man inte kan göra alla nöjda. Utbildning är en nyckel för att hjälpa användarna att känna sig trygga med det nya systemet.

5. Tänk först på bransch, storlek och geografi

När du väljer ett affärssystem är det viktigt att det är anpassat för de specifika utmaningarna och behoven i din bransch, företagets storlek och geografiska läge. Mindre system är ofta standardiserade och lättare att implementera, men de kan vara mindre flexibla och kan stöta på problem med stora datamängder. Medelstora lösningar erbjuder mer funktionalitet och flexibilitet men kräver fler anpassningar under implementeringen. De är dock lättare att modifiera än system utformade för större företag.

6. Arbeta med rensade data

Att rensa data är ett viktigt arbete som kräver stora tidsinsatser, men belöningen är stor. Ett nytt ERP-system kan misslyckas om det kombineras med föråldrade data. Systemet fungerar inte optimalt om duplicerade data från det gamla systemet överförs.

7. Dokumentera era processer

Det är viktigt att dokumentera de nya affärsprocesserna efter förändringar som ERP-projektet medför. Detta minimerar komplikationer längre fram och skapar en värdefull resurs för medarbetarna. Dokumentation hjälper till att säkerställa att viktig information inte går förlorad vid personalförändringar.