7 tips til deg som vil gjøre det enklere å avslutte regnskapet

Jobber du i en regnskapsavdeling, er kanskje ikke årsregnskapet det hyggeligste med jobben din. Det er en tidkrevende oppgave i en periode på året hvor det ofte er stressende med mye annet.   Har du ikke bilag og tall i orden, er det en risiko for at det blir feil. Men det er hjelp å få, både ved å vite hva som må gjøres og hvilken støtte du kan forvente av ditt forretningssystem. Her deler Helena Pagliarini sine beste tips til deg som lager måneds- og årsregnskap og som dessuten bruker Jeeves ERP. 

Helena jobber som presales hos oss i Jeeves og er med på å støtte når nye kunder velger Jeeves ERP som forretningssystem, hun er ekspert på økonomiske forhold og har bakgrunn som regnskapssjef. Hun er også den som vet å bruke forretningssystemet på best mulig måte. Her forteller Helena deg hva du kan tenke på for å gjøre unna regnskapet litt enklere og smidigere. 

1. Vær ute i god tid

- Det viktigste ved en års- eller månedsavslutning er å forberede seg i god tid og holde styr på hva som må gjøres. For eksempel avstemming av kunde- og leverandørreskontro frem til slutten av året, avstemming av banktransaksjoner og varebeholdninger og oppdatering av regnskapsperioden din, dvs. avslutte og opprette en ny periode. Er dere flere som jobber med dette, er det viktig at dere har en klar arbeidsfordeling slik at dere vet hvem som gjør hva, forklarer Helena. 

2. Gjør unna ting fortløpende gjennom året

- Så kan jeg også gi råd om å gjøre ting fortløpende i løpet av året, da blir årsregnskapet så mye enklere. Sørg for at avstemminger og analyser for månedsregnskapet gjøres hver måned, rett opp og korriger så fort du oppdager feil og ikke vent til slutten av hver måned, noe som er veldig vanlig å gjøre, sier Helena. 

3. Ha et støttende forretningssystem

Helena trekker også frem viktigheten av å ha et godt forretningssystem. Hun mener at hvis du har et forretningssystem i bakgrunnen som støtter deg i dine økonomiske prosesser, blir både måneds- og årsregnskap så mye enklere. Da kan du jobbe proaktivt, ikke bare under regnskapsavslutningen, men gjennom hele perioden. 

4. Automatiser så mye du kan

Helena mener automatisering er nøkkelen til å forenkle arbeidet i en økonomiavdeling.  - Jo mer du kan automatisere, jo lettere blir jobben din, så sørg for at du har et system som muliggjør automatisering der det passer, sier hun.  - Noe som et system skal kunne håndtere automatisk er periodiseringer, avskrivninger og gjentakende bestillinger. Det bør også ha klare økonomiske rapporter for å analysere balanse og resultater, ikke bare for å fastslå et resultat men først og fremst for å oppdage avvik fra tidligere perioder, år og budsjetter, forklarer Helena.  - Dersom det er avvik er det greit om de flagges i systemet, bruker du Jeeves ERP får du melding i dashbordet, dette kan for eksempel være når bilag ikke er oppdatert eller fakturaer som sitter fast i flyten. Du kan også lese inn kontoutskrifter fra banken og da håndterer Jeeves ERP alle avstemninger automatisk, sier Helena. 

5. Håndtering av fakturaer på mobilen

Å kunne utføre oppgaver mobilt er også en måte å effektivisere og forenkle, forklarer Helena.  - Har du ditt forretningssystem mobilt kan du også attestere fakturaer på mobilen og få raskere håndtering av leverandørfakturaer. Dette hjelper både dere i økonomiavdelingen med å få inn leverandørfakturaene i tide, men gjør det også enklere for personene i bedriften som attesterer fakturaene. De kan gjøre dette raskt og enkelt ved hjelp av mobiltelefonen, sier hun.  - Mobilgrensesnittet kan også brukes til å publisere ulike KPIer og nøkkeltall når regnskapet er klart, noe som letter kommunikasjonen med andre i selskapet, forklarer Helena. 

6. Orden og styring på bilag

Har du oversikt over hvor alle bilag og dokumenter er, går avslutningsarbeidet mye raskere og du slipper å bruke tid på å lete etter ting. Helena tipser om at det er mulig å lagre dokumenter overalt i Jeeves ERP, både i programmer og knyttet til poster. 

- Dokumentene kan være i alle formater, Excel, PDF, bildeformat eller Word for eksempel, noe som betyr at du raskt og enkelt kan lagre alle dokumentene dine for regnskapet, sier hun. 

7. Selskap i flere forskjellige land

En annen ting som kan ta tid i avslutningsprosessen er om selskapet har selskaper i flere forskjellige land og må forholde seg til forskjeller i interne transaksjoner. - Dersom konsernselskapet bruker Jeeves ERP, er det støtte for å jobbe med Intercompany Transactions (IKT) hvor Jeeves ERP administrerer all administrasjon som bestillinger, innkjøp men også opprette kundefakturaer og leverandørfakturaer i de respektive selskapene. Det gjenstår bare å gjøre opp gjelden, dette sparer enormt mye tid, sier Helena.  - Men hvis selskapene i konsernet har ulike IT-systemer, er det enda viktigere å ha en regnskapsprosess som fungerer og som alle i konsernet bruker. Her kan et BI-verktøy som Qlik Sense eller et annet verktøy komme til sin rett. Da kan du se de ulike selskapene og få et helhetsbilde, måle KPIer og analysere dataene, avslutter hun.  Er du nysgjerrig på å vite mer om hvordan Jeeves ERP kan passe din bedrift? Ta kontakt så booker vi et første møte.