Et forretningssystem i skyen er selvsagt for Wibe Group

I det mangeårige selskapet Wibes historie har oppfinnsomhet og evne til å tilpasse seg omverdenen alltid vært til stede, man kan si at det nå ligger i selskapets DNA. Historien deres strekker seg tilbake til 1929 da grunnleggeren Anders Wikstrand sammen med Viktor Berg innså at ovale stålrør var sterkere enn runde, og at dette var en utmerket base for en slitesterk stige.

Resten er historie og i dag er Wibe Group et globalt selskap med 330 ansatte fordelt på kontorer i England, Holland, Norge og Danmark. Og så på hovedkontoret som fortsatt er i Mora hvor det hele startet for snart 100 år siden. Konsernet hadde en omsetning på 520 millioner (2021) og de produserer og selger kabelleggingsmaterialer og opphengsanordninger.   

37 år i bedriften og fem ERP-bytter

Mats Johansson har også evnen til å tilpasse seg, han har vært i selskapet i 37 år og hatt en rekke forskjellige roller i løpet av den tiden. Han har også vært involvert i fem ulike ERP-endringer hos Wibe, den siste var omlegging til Jeeves ERP. Med den erfaringen er det kanskje ikke så rart at han ikke stresset seg selv da de skulle implementere Jeeves ERP på en veldig stram tidsplan. 

- Jeg har vært IT-ansvarlig hos Wibe siden vi ble et frittstående selskap den 1/7 2021. Før det tilhørte vi Schneider Electric fra 1999 og var da et produksjonsselskap uten eget salg, økonomi eller produktutvikling. Vi ble solgt til Storskogen på eget initiativ, forteller Mats. 

- Før det har jeg hatt ulike roller og vært involvert i flere store IT-prosjekter, blant annet var dette mitt femte ERP-bytte. Jeg har sittet i ledergruppen for Wibe i 15 år og vært logistikksjef, leder for teknisk avdeling og kvalitetssjef. Dette har gitt meg stor erfaring fra de fleste prosesser i selskapet, noe som er en stor fordel ved implementering av nytt forretningssystem, forklarer Mats. 

- Det beste med jobben min er at jeg hele tiden får lære nye ting og at jeg får hjelpe brukere med å skaffe gode verktøy. Jeg er stolt av vår lange tradisjon og at vi er veldig gode på det vi driver med, opp gjennom årene har vi hatt mange ulike forretningsområder og produkter i sortimentet vårt. Det var blant annet Wibe som fra 60-tallet og utover bygde de fleste høye TV-mastene i Sverige, vi har også vært med på å bygge ut mobilnettet med tusenvis av master. I en periode hadde vi også en aluminiumsstige der Wibe-merket lever videre i Hultafors sin regi, sier Mats. 

Fra SAP til Jeeves ERP

Under Schneider Electrics-tiden brukte Wibe SAP som forretningssystem, og ble enige om å fortsette å bruke SAP halvannet år etter å ha blitt et uavhengig selskap. Men så ble det hastverk med å finne noe annet. Wibe fikk hjelp av et konsulentselskap til å vurdere ulike leverandører og selskapet så på flere ulike ERP-systemer. Det som gjorde at valget falt på Jeeves ERP var WMS-løsningen (Warehouse Management System) som var viktig for Wibe, i tillegg veide IKT-løsningen (Intercompany Transaction) og multi-company management tungt i valget. 

- Vi valgte mellom ulike leverandører og hadde veldig kort tid på å velge. Jeeves ERP hadde den funksjonaliteten som var viktigst for oss og gitt at det var så mye funksjonalitet i standarden, forsto vi at det meste av det vi hadde i SAP også kunne løses i Jeeves ERP. En annen fordel med systemet er at det er fleksibelt slik at vi kan gjøre endringer hvis vi trenger det og vi kan også gjøre mye selv. Fra vi tok avgjørelsen tok det bare fire måneder før vi startet den første fasen hvor vi implementerte den for tre salgsselskaper, sier Mats.    

Krav til at forretningssystemet skulle være i skyen

- Vi hadde også som krav at vi ville ha vårt neste forretningssystem i skyen og der hadde Jeeves sin Jeeves ERP Cloud-løsning. Vi ønsker ikke å drifte systemet og ser fordeler ved å ikke ha den tekniske kunnskapen på huset. Vi ser også fordeler med å motta oppgraderinger og versjonsoppdateringer kontinuerlig på annen måte via skyen. Dessuten er det mye sikrere. Det eneste negative jeg ser med skyen er at vi er helt avhengige av internettforbindelse, det ville vi ikke vært hvis vi kjørte on-premise, forklarer Mats. 

Hvordan gikk prosjektet? 

Wibe delte implementeringen inn i to faser, den første ble gjennomført i januar 2022 da salgsselskapene i Norge, Danmark og England ble tatt inn i systemet. I andre fase, som ble faset inn i november samme år, ble Jeeves ERP implementert for produksjonsenhetene.  Gitt at dette var Mats femte implementeringsprosjekt av et nytt forretningssystem, sier han lattermildt at “det gikk hverken bedre eller dårligere”. Vi velger å tolke det som en generelt sett positiv opplevelse med implementeringen av Jeeves ERP. 

- Vi hadde en veldig stram tidsplan og det var tøft å fullføre dette prosjektet med det tidspresset. Vi hadde også mange tilpasninger som vi ønsket å gjøre i Jeeves WMS, så det var vanskelig å følge opp, spesielt for Jeeves-utviklerne. Teamet hos Jeeves rådet oss til å vente med implementeringen, men det hadde blitt for kostbart å forbli i SAP, så det var et bevisst valg fra vår side å gjennomføre prosjektet under tidspress, forklarer Mats. 

Det pleier å ta mye lenger tid

- Da vi lanserte den første uken i november, var vi i gang etter to dager, noe som er godt jobbet når man skal installere et helt nytt system. Min erfaring er at det pleier å ta mye lenger tid. I alle andre installasjoner jeg har vært med på har vi hatt betydelig lengre tid på å teste den ferdige løsningen. Vanligvis er den perioden omtrent seks måneder, men i dette tilfellet varte den i tre uker. Vi testet det vi kunne og satte bevisst ting i drift for å justere det senere, forklarer Mats. 

- Her må jeg gi ros til Jeeves, at de er så smidige og kan rette opp ting underveis som gjorde at vi aldri sto stille. Jeg syntes Jeeves konsulenter var kjempebra. Hvis det er én ting jeg mener vi burde ha gjort annerledes, så er det at vi burde hatt en tettere dialog i løpet av den tiden Jeeves presenterte løsningsforslaget for oss. Da hadde vi fått snakket om løsninger og sikret at vi forsto hverandre og unngått noen problemer som oppsto på grunn av misforståelser, sier Mats. 

- Jeg vil også gi en honnør til nøkkelpersonene i Wibe som har vært involvert i prosjektet. Dette er også noe som har blitt fremhevet av Jeeves-konsulenter at teamet vårt er ekstremt kunnskapsrikt. Vi har hatt sju til åtte personer hos oss som alle har erfaring fra tidligere installasjoner og som alle kjenner prosessene våre ut og inn. De vet også hvordan de skal jobbe i IT-prosjekter og jeg er enormt imponert over hvordan de klarte å teste alt på så kort tid, spesielt WMS-delene. Vi klarte også å migrere alle dataene fra SAP til Jeeves, noe som var ressurskrevende, men det fungerte. Det er egentlig teamets fortjeneste at det gikk så bra som det gjorde, roser Mats. 

Fortsatt arbeid sammen med Jeeves

- Vi har fortsatt funksjoner og prosesser vi ønsker å forbedre, og dette var et bevisst valg. For å overholde den stramme fristen fjernet vi enkelte funksjoner som vi kunne klare oss uten i utgangspunktet. Vi vil fortsette å jobbe sammen med teamet på Jeeves for å gjøre disse gjenværende punktene, inkludert å implementere Jeeves WMS også i produksjon og bruke prosjektmodulen og dokumenthåndteringsfunksjonen til å administrere tegninger for produksjon, sier Mats.   

Mats beste tips etter 5 gjennomførte ERP-prosjekter

1. Vær veldig nøye når du lager selve spesifikasjonen eller blåkopien for hva som skal utvikles og leveres. Dokumenter dette slik at det er tydelig både for deg og for leverandøren. 
2. Ha en løpende dialog mellom dere for å sikre at dere forstår hverandre. 
3. Ta dere tid til å sette dere inn i hva som er inkludert i standarden og hvordan den skiller seg fra hvordan du vil ha den før dere legger inn bestillinger for utvikling. Hvis du er heldig kan standarden dekke behovene dine. 
4. Sett av tid til de ulike delene av prosjektet, alt fra anskaffelse til utvikling av spesifikasjonen og til slutt testing og implementering. 
5. Involver de som kjenner de interne prosessene deres for å sikre at alle aspekter blir med i prosjektet. 

Takk for praten Mats!