Automatisering er nøkkelen til fremgang for Otto Olsen
Når du har bestemt deg for å kunne tilby markedets største spekter av industriprodukter og i tillegg ha raske leveranser og service i verdensklasse, er det viktig å ha dine interne prosesser i orden og sørge for at de er så optimaliserte som mulig. Dette er noe Otto Olsen i Norge har lykkes med, og vi har tatt en prat med selskapets administrerende direktør Kjetil Høgbakken. Her deler han hvordan de har lykkes med sin reise innen automatisering og digitalisering.
Otto Olsen er en handels- og produksjonsbedrift som leverer tekniske produkter og komplekse løsninger til industri og næringsliv.. Det kan være alt fra tetninger og teknisk gummi til ulike transmisjonsprodukter, støpte og bearbeidede produkter i plast, celleplast, spesialsmøremidler, slanger og andre tekniske industriprodukter. De produserer cirka 20 prosent selv og resten kjøper de inn fra ulike leverandører rundt om i Europa.
Dyktige på å finne muligheter
- Otto Olsen har vokst mye de siste 20 årene, men det er i bunn og grunn en gammel prestisjebedrift som ble etablert i 1866. Det er samme familie i fjerde generasjon som driver den i dag og de har alltid vært flinke til å finne muligheter, sier Kjetil.
Kjetil har selv vært en del av Otto Olsens reise siden 2014, han sier at han setter pris på at det er korte beslutningsveier og at han involverer seg direkte i prosessene.. Han nevner også at de 115 ansatte i selskapet er som en stor familie og det er mange som trives og blir lenge.
- Våre kunder er hovedsakelig i Norge, men vi eksporterer også noe til norske kunder som driver virksomhet i utlandet. Vi har cirka 3000 aktive kunder som har høye krav til oss når det gjelder raske leveranser og produkter på lager. For å møte de behovene har vi bygget opp et stort lager med 60.000 produkter som er verdt 180 millioner og vi har en omsetning på 50 millioner Euro, sier Kjetil.
Dyp spesialkompetanse på produktene
- Vi har en nettbutikk hvor kunder kan legge inn bestillinger men også en salgsstyrke på åtte personer og kundeservice som mottar bestillinger via e-post. Det som gjør oss unike er at vi har egne produktavdelinger med produktspesialister som har dyp ekspertise på våre produkter og løsninger slik at de jobber tett med kundene for å finne den rette løsningen, forklarer Kjetil.
Jeeves ERP er et viktig tannhjul i maskineriet
Otto Olsen har hatt Jeeves ERP som sitt forretningssystem i snart ti år og det er i forretningssystemet de håndterer bestillinger, innkjøp, økonomi og lagerstyring. Til det har de koblet en WMS-løsning og et helautomatisert lager via Autostore.
- Vi har lagt ned mye tid og energi i å automatisere lageret vårt, vi bruker en løsning fra Autostore hvor esker med produkter stables oppå hverandre i et stort rutenett. Øverst kjører roboter og flytter boksene på den mest effektive måten og sørger for at riktig produkt kommer ned til stasjonene der våre ansatte står og mottar produktene. Dette har gjort oss mye mer effektive og vi sparer også lagerplass når produktene stables oppå hverandre. Tidligere løp de ansatte rundt og plukket varer, men denne løsningen har gjort at vi har spart 15 årsverk, sier Kjetil.
Enkelt å tilpasse til Otto Olsens behov
- Jeeves ERPs styrka er at det er enkelt å tilpasse til våre behov. Jeg ser at andre selskaper innenfor konsernet bruker andre forretningssystemer og da kan jeg se at Jeeves ERP er lettere å jobbe med. Vi ser for tiden på å erstatte vårt nåværende WMS-system med Jeeves WMS fordi vi ser fordeler med å administrere færre systemer, delvis med et WMS som er fullt integrert i forretningssystemet. Vi har hatt noen problemer med saldofeil og det tar tid og koster penger å feilsøke. Vi får se hvilken avgjørelse vi tar, vi har vært på studiebesøk hos en annen Jeeves-kunde som brukte Jeeves WMS, men de hadde ikke egen produksjon, så vi vil gjerne se hvordan det fungerer i praksis og dele lærdommen før vi tar en beslutning, sier Kjetil.
- Det som har vært en utfordring er tilpasninger, og fremfor alt regler innen finans og få dem tilpasset det norske markedet, slik som for eksempel moms, som fungerer annerledes i Norge, forklarer Kjetil..
Automatisering er alfa og omega
Automatisering og effektivisering står høyt på agendaen hos Otto Olsen og en som er med på å presse på alle områder i den retningen er Kjetil selv.
- Vi prøver å automatisere de fleste prosessene for å bli mer effektive og yte bedre service til våre kunder. Vi tilbyr mindre kunder en nettbutikk hvor de kan legge inn bestillinger selv, mens større kunder har eget innkjøpssystem og sender bestillinger via EDI eller andre formater. Felles for alle bestillinger er at de skal gå direkte inn i våre systemer og ordrebekreftelsen sendes ut automatisk. Vi sender også ut dokumentasjon automatisk til kundene, på denne måten sparer vi tid og den blir mer nøyaktig fra starten av. Ledetiden blir også kortere og det blir en bedre opplevelse for kunden, forklarer Kjetil.
Den beste måten å optimalisere prosesser på
På spørsmål om hva Kjetils beste råd er til andre bedrifter som ønsker å bli flinkere til å automatisere driften, kommer svaret raskt og uten nøling. Det er tydelig at dette er noe Kjetil virkelig brenner for.
- Mitt beste tips er å ikke begynne med systemet, men heller starte med en prosesskartlegging av alle prosesser i bedriften, hvordan jobber du i dag. Det beste er å involvere alle ansatte i dette, samle alle i et rom og lag en workshop med post-it lapper på veggen. Da kan du identifisere hvilken del av prosessen som er mest arbeidskrevende eller den prosessen som gir opphav til flest feil. Og ut fra det komme frem til en ny prosess. Hvis den prosessen krever en ny måte å jobbe på som systemet ikke støtter, må systemet tilpasses den nye prosessen, ikke omvendt, sier Kjetil.
Otto Olsen har lykkes veldig godt i arbeidet med å kartlegge prosesser og endre arbeidsmetoder, når de selv gjorde øvelsen resulterte det i en lang rekke ting som de ønsket å automatisere og forbedre. En ting var for eksempel å automatisere ordreinntasting, som de siden har jobbet systematisk med å implementere. - Dette arbeidet gjør vi for at vi hele tiden skal kunne øke volumet med den bemanningen vi har og slik at vi kan bli mer effektive, avslutter Kjetil.
Kan du anbefale Jeeves ERP til andre?
- Ja, jeg vil anbefale Jeeves ERP, det er et fleksibelt forretningssystem som kan tilpasses ulike virksomheter. Så er det viktig å huske at for å få mest mulig ut av forretningssystemet ditt handler mye om interne rutiner og opplæring, det er vel verdt å bruke tid på det i starten, avslutter Kjetil.
HER KAN DU LESE MER OM HVORDAN JEEVES ERP KAN HJELPE DIN BEDRIFT