Jeeves Prosjekt kan sikre at prosjektene deres blir lønnsomme samtidig som det hjelper organisasjonen med å overskride tverrfunksjonelle og geografiske grenser for å kunne møte en rekke komplekse og tidkrevende dokumentasjonskrav og også enda strengere regelkrav (nasjonale, internasjonale og bransjeunike).
Jeeves’ prosjektmodul knytter prosjektaktiviteter sammen med bedriftens regnskapsfunksjoner og gir store rapporteringsmuligheter når det kommer til å gi ansatte enkel tilgang til viktig informasjon om et bestemt prosjekt. Dette sikrer at prosjekter sluttføres innen den tiden og det budsjettet som er avsatt, og at fakturering skjer til rett tid, og at fakturaene er riktige.
Grunnfunksjonalitet
Prosjektstruktur
Hvert prosjekt i Jeeves’ prosjektmodul har en struktur, slik at modulen gir det fleksible grunnlaget dere trenger for å kunne spore og håndtere prosjekter og holde tidsplan og budsjett. Først kommer oppdragskomponenten, som er avtalen med kunden, som er knyttet til prissetting, vilkår og kundenummer. Oppdraget angir også hvilken type avtale bedriften har gjort med kunden. Oppdraget kan være basert på en fast pris, løpende regning eller andre retningslinjer. Det finnes også en hovedprosjektskomponent som kan fungere som en slags «paraplyfunksjon» som knytter sammen flere relaterte prosjekter. Deretter følger datastrukturen, som inneholder forhåndsdefinerte aktivitetsmaler som genererer skjema, med selve prosjektet, aktiviteter og underaktiviteter. Alle prosjekter, aktiviteter og underaktiviteter kan knyttes til en eller flere ressurser.
Håndtere Prosjekt og milepælsfakturering
Jeeves’ prosjektmodul hjelper bedriftens prosjektledere med å effektivt spore og håndtere prosjekter for å kunne holde seg til prognosen, forhindre at kostnader overskrides, og spare penger. En prosjektleder kan tildele ressurser til et prosjekt og også spore beregnet mot faktisk kostnad for det samlede prosjektet ned til aktivitetsnivå. Prosjekter kan brytes ned ytterligere med tanke på kostnadsføring eller fakturering. Transaksjoner kan grupperes i henhold til alle mulige dimensjoner, som for eksempel kostnadssenter, region, land, kunde, produkt eller produktlinje. En prosjektleder kan også opprette og spore endrede ordrer i hver prosjektfase. Når produksjonsordre er knyttet til prosjekt, så er systemet integrert med Jeeves Shop Floor Control og Jeeves Tid og nærvær, slik at tid og ressurser kan fordeles automatisk.
Grafisk planlegging og oppsett av arbeidsplan
Med Jeeves’ planleggingssystem kan du se, planlegge og sette opp en arbeidsplan for ressurser på en grafisk måte for effektivt å kunne avhjelpe rapporterte avbrudd, påbegynne reparasjoner, monteringer og andre serviceaktiviteter i felten gjennom at rette person med rette deler, verktøy og kompetanse tildeles et oppdrag på rett sted til rett tid. Med det brukervennlige grafiske grensesnittet vil bedriftens serviceplanleggere kunne vite hvem som er tilgjengelig og kan utføre et oppdrag, og teknikerne deres vil vite hvor de skal være. Verktøysettet for grafisk planlegging og oppsett av arbeidsplan har også vist seg å være nyttig for bedrifter som trenger å få vurdert konsekvensene av etterspørselen i forhold til kapasiteten og også å få simulert ulike planleggingssituasjoner for å identifisere eventuelle flaskehalser.
Fakturering og inntektsføring
I applikasjonsområdet Prosjekt følger det med prosjektbaserte regler for inntektsføring basert på gevinstføringsmetoder som følger IFRS og GAAP. Du kan selve bestemme hvordan du vil føre inntekter for hvert individuelle prosjekt gjennom å bruke etablerte forretningsregler. Du kan for eksempel velge å føre i henhold til tid og materiale, ferdigstillelsesprosent eller fastpris. Systemet fanger opp alle prosjektkostnader og beregner den aktuelle totalsummen for prosjektet. Dette gjør at prosjektlederne dine får de opplysningene de trenger for å kunne opprette fakturaer, sende innkjøpsordrer, unngå at kostnadene løper av gårde, og sikrer en lønnsom inntektsflyt.
Utgiftsfordeling
Med regler som krever egnede «interne kontroller», og tilsynsorganer som tvinger ledelsen til å redegjøre for økonomiske resultater, så er korrekt utgiftssporing viktig. Jeeves’ prosjektmodul automatiserer både informasjonsinnsamlingen når det kommer til opprettelsen av utgiftsrapporter, og godkjenningsprosessen. Du kan deretter legge inn opplysninger om faktiske kostnader i prosjektplanen for å hente fram effektive rullerende prognoser som sjefer kan bruke for å kunne treffe raskere og mer informerte beslutninger og sikre at prosjektet holdes på rett kjøl. Det er også mulig å framskynde etterfaktureringen av utgifter gjennom å aktivere e-postvarsler og påminnelser for å sikre rask sporing og sirkulasjon av utgiftsrapporter med tanke på linje-, multinivå- eller prosjektbaserte godkjenninger.
Aktivering og avskrivning av forsknings- og utviklingsarbeid
Hvis bedriften utvikler nye produkter, materialer og prosesser for å forbedre eksisterende eller investerer verdifull kapital i forskning og utvikling som årlig nedskrives, så kan Jeeves Prosjekt og oppdrag hjelpe med å sikre grundig dokumentasjon av tid, lønn og aktiviteter knyttet til hvert prosjekt, slik at du kan få realisert den fulle verdien av kostnadene til forskning og utvikling med tanke på aktivering og avskrivning.