C. Gunnarssons verksteds reise - fra Excel til Jeeves ERP

I slutten av 2021 gikk C. Gunnarssons verksted live med Jeeves ERP. Det var en stor omstilling og en lang prosess å komme dit fordi de i lang tid hadde hatt separate økonomi – og lønnssystem og benyttet seg ganske mye av Excel. Vi har tatt en prat med Ian Gunnarsson, tredje generasjons CGV-er og han som håndterte mye av det praktiske da Jeeves ERP skulle implementeres.  

C. Gunnarssons verksted ble startet på midten av 50-tallet av Ians bestefar Cenneth Gunnarsson, som var smed og dro rundt til forskjellige sagbruk i Småland. Mye har skjedd siden den gang og i dag har selskapet 50 ansatte og drives av Cenneths tre sønner. CGV bygger maskiner for tømmerhåndtering til sagbruk. De har et konstruksjons- og mekanisk verksted ved hovedkontoret i Vislanda og en automasjonsavdeling i Växjö. 

Fra enkeltmannsforetak til kunder rundt om i verden

Ian har selv hatt sommerjobb i bedriften siden han var 11 år. Han forteller at han er stolt av bestefarens reise fra enkeltmannsbedriften til der de er i dag, av bidragene til faren og onklene og at det er en prestasjon å ha nådd det nivået de er på og som de kan konkurrere med mye større selskaper.

- Kundene våre er hovedsakelig i Sverige, men vi har mange kunder i Nord-Europa. Vi har også samarbeidspartnere i Canada og Tyskland. Kunder kontakter oss når de enten ønsker å bygge et helt nytt anlegg eller erstatte deler av det eksisterende. Det er ganske mange sagbruk og linjer og som oftest er det ikke et så stort prosjekt, det er mindre prosjekter når maskiner skiftes ut eller bygges om, forklarer Ian.

- Det kan være en ny maskin som øker effektiviteten som er utviklet og som kunden ønsker å bruke. Og det er alltid en utfordring å bygge noe inn i et eksisterende anlegg. Alt vi gjør er kundeunikt, vi har noen maskiner som er standardiserte men alle dimensjoner er spesialtilpasset lokalet eller virksomheten, sier Ian. Stadig forbedring og automatisering ser ut til å være et gjennomgående tema, både hos CGVs kunder og hos dem selv.

- Automatisering er viktig for våre kunder, for å bli mer effektive og kunne produsere mer og ha mindre svinn. Bransjen går mot en mer automatisert måte å jobbe på, men samtidig er det alltid behov for operatører som har kontroll over deler av eller hele linjen, forklarer Ian.

Hvorfor trengte dere et forretningssystem?

- Tidligere hadde vi ikke forretningssystem, men vi hadde egne systemer for økonomi, tidsstyring og lønn. Og så kjørte vi ganske mye med Excel, forteller Ian. 

- Drivkraften var i utgangspunktet at vi ønsket å få bedre kontroll på varelageret vårt, vi tok opptelling en gang i året og materialer ble kjøpt fortløpende mot prosjekter, reservedelsbestillinger og andre bestillinger. Vi ønsket å ha en enklere oppfølging av prosjektene og driften løpende uten å måtte kompilere alt manuelt hver måned, sier Ian. 

Men å anskaffe et nytt forretningssystem er ikke det enkleste. Ian forteller oss at de hadde tenkt på å skaffe et i flere år, men tiden strakk ikke til. Da en av medeierne overlot ansvaret for en avdeling til en annen, ble det frigjort tid og de bestemte seg for å få hjelp av en innkjøpskonsulent, og det var da Herbert Nathan kom inn i bildet og fikk i oppgave å hjelpe til med anskaffelsen. 

Hvorfor Jeeves ERP? 

CGV så på flere andre forretningssystemer, men valgte Jeeves ERP da de har tre ulike deler i selskapet, prosjektledelse, produksjon og service. Og hver del har eget salg og produksjon. 

- De andre systemene var ikke like fleksible som Jeeves ERP, det ville være vanskelig å hoppe mellom de tre forskjellige delene uten å lage et rot. Som standard i Jeeves ERP er det en servicedel slik at vi kan bygge opp prosjektledelsen og ha vanlige kundebestillinger separat, forklarer Ian. 

Hvordan gikk implementeringsprosjektet? 

Ian forteller at implementeringsprosjektet gikk bra, men at det var mange endringer i løpet av reisen mot det de først hadde bestemt seg for i forberedelses- og designfasen. 

- At det var mange endringer skyldtes at vi ikke hadde hatt et forretningssystem før og ikke visste hvordan Jeeves ERP så ut eller fungerte. Vi hadde bestemt oss for at vi skulle holde oss til Jeeves Standard så mye vi kunne, så det ble ganske mye idémyldring og testing mellom oss og Jeeves-konsulentene om hvordan vi kunne løse det på best mulig måte i Jeeves ERP, sier Ian. 

Holdt dere tidsplan og budsjett?

- Vi tøyde tidsplanen, men holdt budsjettet. I tillegg flyttet og hentet vi inn flere ting i første fase som opprinnelig ikke var planlagt. For eksempel, lagerstyring, som skulle komme i andre fase, inkluderte vi i den første fasen for å maksimere fordelen vi ville få fra forretningssystemet ved start. At vi tøyde tidsplanen var en felles beslutning da vi ønsket å fortsette å teste enkelte ting og samle mer kunnskap om systemet før startdatoen, sier Ian. 

Hvordan vil du sammenligne livet før Jeeves ERP og nå? 

- Nå har vi vært live med systemet i snart ett år og det som har gitt oss mest verdi er serviceadministrasjonen, tidligere hadde vi et Excel-dokument med masse linker i. Det å administrere det hele i Jeeves ERP er et stort pluss. Lageret vårt har siden den gang blitt bedre, vi har satt opp god styring rundt bestillinger, leveranser og sørget for at det er reservasjoner slik at varer kan plukkes ut, sier Ian. 

- Det som har vært vanskeligst å tilpasse seg er oppmøte – og produksjonsstemplingen, der er det stor forskjell på hvordan vi jobbet før og hvordan vi skal jobbe nå i forretningssystemet. Den nye måten å jobbe på stiller økte krav om at vi alltid må stemple aktivt da det er vanskeligere å gå inn og justere etterpå, sier Ian. 

- Men Jeeves ERP har vært til stor nytte for oss, noe av det smidigste er at vi nå kan søke i systemet og gå videre, vi kan enkelt finne transaksjoner og se hvor de kommer fra. Det er mye enklere å feilsøke nå enn før da vi har all informasjon på ett sted. Bestillingene ligger i systemet, ikke i en eller annens postkasse, så vi har blitt mindre avhengige av folk, sier Ian. 

Hva ønsker du at dere hadde gjort annerledes? 

- I ettertid ville jeg ha involvert flere kolleger fra virksomheten. På denne måten kunne vi ha hentet flere ting fra virksomheten og de hadde også lært systemet i løpet av reisen. Det er alltid rare ting som dukker opp i prosjektet, og hvis flere hadde vært involvert hadde vi fanget opp de tingene tidligere, sier Ian. 

Hva skjer videre? 

- I neste fase ser vi på en CAD-integrasjon og at vi skal bli flinkere til å beregne enkeltmaskiner. Vi er flinke til å regne ut helheten og har stor presisjon i det, men når det er mindre virksomheter og mindre maskiner er det vanskeligere. Da kommer tegnematerialet ganske sent i prosessen og det er vanskelig å beregne når det ikke finnes. I fremtiden vil vi kunne importere CAD-strukturen fra tegningene til maskinen, og når vi gir et nytt tilbud, kopierer vi den maskinen og bruker den som base. Dette kan vi så revidere når vi har selve tegningen, sier Ian. 

Til slutt, har du noen råd til andre som skal implementere Jeeves ERP? 

- Mitt beste råd er å ikke legge installasjonen av Jeeves og startdatoen for nærme hverandre, men ha tid til å teste. Det er sjelden man fanger opp alt i forberedelses- og designfasen, men det fanges ofte opp ved testing. Under testingen kan man finne en smidigere vei enn det man hadde tenkt på i designfasen. Jeeves ERP er et stort system så det er flere ulike måter å løse ting på, så det er greit å ha nok tid slik at man kan finne den beste måten for virksomheten, avslutter Ian. 

Takk for praten Ian!