5 tips til deg som skal anskaffe nytt ERP

Prioriter kravene, lag en rimelig tidsplan og vær aktiv! Jeeves innkjøpsekspert Ninni Fornander gir disse rådene når du skal anskaffe et nytt forretningssystem.   En anskaffelse av nytt forretningssystem er et omfattende prosjekt og det er derfor viktig at resultatet blir godt. Uansett om du driver anskaffelsen selv eller støttes av en konsulent, bør du være med i prosessen. Dere er ekspertene – ingen kjenner virksomheten så godt som dere.  

Ninni Fornander er Presales Manager i Jeeves og har lang erfaring innen innkjøp. Her gir hun sine fem beste tips til en ERP-anskaffelse:

1. Prioriter og fatt deg i korthet

Det hender at en RFI er så lang som 1000 punkter. Å skrive så lange kravlister er bortkastet tid både for deg og for leverandørene som skal svare på dokumentene. Ikke tenk at du må ha med alt, men prioriter heller å nevne det viktigste. Da blir det lettere å filtrere ut leverandørene som kanskje oppfyller 999 mindre viktige punkter – men bommer på det avgjørende spørsmålet.

“Med en lang RFI kan det bli et hav av krav hvor det er vanskelig å skille ut hva som er viktig”, sier Ninni Fornander.

2. Lag en realistisk tidsplan

Det er viktig med en realistisk tidsplan for hele prosjektet, både innkjøp og gjennomføring, slik at organisasjonen har mulighet til å få et nytt system. Ikke sjelden er det en urimelig forventning om når en ny leverandør kan sette i gang med jobben. Det er ikke uvanlig at beslutninger tas i uke 1 og at tidsplanen tilsier at leverandøren skal starte arbeidet i uke 2. 

En velstående og stabil leverandør har ikke slike ressurser som sitter på benken og venter på jobb. Ressursene som prosjektet ditt krever, må vanligvis bestilles inntil seks uker før oppstart. Ta derfor hensyn til ventetid når du lager tidsplanen din. Da får du en realistisk plan som ikke sprekker allerede i uke 2.

3. Legg inn et spørsmålsmøte

I de fleste tilfeller er det verdifullt å finne en leverandør som kjenner din bransje. En måte å undersøke bransjekunnskap på er å kreve referanser. En annen måte er å lytte til hvilke spørsmål leverandøren stiller. En kunnskapsrik leverandør stiller informerte spørsmål. Sørg for å avtale et spørremøte med de leverandørene du vurderer. Der er det viktigste oppdraget ditt å lytte. Spørsmålene som stilles avslører hvor mye leverandøren kan gjøre. 

4. Vent med demo

Noen ganger ønsker anskaffelsesfirmaet å vise en demo allerede på spørremøtet. Ikke gjør den feilen. Gi leverandøren en sjanse til å stille spørsmål først, før de kjører demoen. Da har de muligheten til å spørre om dine spesielle behov og gjøre presentasjonen deres relevant for din virksomhet. “Det øker sjansen for at du får se en demo som er rettferdig”, sier Ninni Fornander.  

5. Vær aktiv – ikke gjem deg bak en konsulent

Mange får i dag hjelp av en anskaffelseskonsulent, og dette kan selvsagt gi god støtte. Men en konsulent vil aldri forstå virksomheten din så godt som deg. Derfor er det viktig at du er aktiv i anskaffelsen og ikke gjemmer deg bak anskaffelseskonsulenten. Konsulenten skal være en støtte, ikke en erstatning for deltakelsen din.

Vær forberedt på å være aktiv i møter og ha diskusjoner med leverandører

Et annet vanlig problem ved å hente inn en konsulent er at anskaffelseskonsulenten har solgt en kostbar mulighetsstudie, som selskapet da forventer at leverandøren kan jobbe med. ”Men som ofte fungerer veldig dårlig. «Leverandøren må lage sin egen mulighetsstudie”, sier Ninni Fornander.

Med et fokusert sett med krav, en realistisk tidsplan, et spørsmålsmøte før demoen og en aktiv tilnærming, har du utmerkede muligheter til å finne det riktige forretningssystemet for akkurat din bedrift!