Så har Jeeves egna HR-avdelning stöttat medarbetarna under pandemin

Michaela Schattauer November 2020

Alla medarbetare på Jeeves arbetar hårt för att hjälpa och stötta våra kunder i dessa tuffa tider, men vi får inte heller glömma bort oss själva. För att vi ska kunna ge våra kunder bästa möjliga service är det viktigt att vi mår bra både privat och på jobbet, är glada och trivs på arbetsplatsen, även om den just nu för många är hemma. Och där har vår egna HR-avdelning bidragit stort i den stora omställningen att arbeta hemifrån. HR-avdelningens arbete ställdes helt om, från att proritera om alla de aktiviteter som var inplanerade under våren till att det viktigaste då var att börja besvara frågorna ”Vilka konsekvenser kan det här få?” och ”Vad kan vi göra för att alla som jobbar hemma ska fortsätta känna en samhörighet med sina kollegor och företaget?”. Välmående, arbetsmiljö och kommunikation hamnade först på agendan, något som vi har prata med Jonas Nilsson om, Director HR på Jeeves.

Vilka förändringar har vi sett i våra medarbetares beteenden?

- Ett tydligt exempel är att alla medarbetare har blivit mycket mer aktiva i våra interna kanaler när det gäller att lyfta varandra, berätta om lyckade projekt, kundberättelser och sådant som ger oss glädjande nyheter i vår vardag, vi håller varandra uppdaterade och alerta. Mycket av det som händer nu påverkar alla väldigt induviduellt och alla har olika önskemål om hur det ska se ut framöver. Många har vant sig vid att jobba hemifrån och trivs med det, medan andra ser fram emot att börja arbeta på kontoret igen. En av de större utmaningarna för oss som arbetsgivare kommer vara att hitta en bra balans mellan alla dessa nya nulägen, berättar Jonas.

Hur fortsätter HR-avdelningen säkerhetsställa att alla medarbetare trivs och mår bra?

- För oss har det handlat mycket om att skapa förutsättningar för att må bra och att alltid ha i åtanke att varje person har egna individuella behov. Vi uppmuntrade tidigt under pandemin att arbeta hemifrån och har erbjudit transport av sin utrustning hem och efter sommaren införde vi även möjligheten till ett bidrag vid köp av möbler för sitt hemmakontor och bättre ergonomi. Mycket fokus har också legat på kommunikation och att försöka utnyttja de kanaler vi har för att fortsätta behålla engagemang och samhörighet, pulsmätningar, informationskampanjer, tävlingar och digitala happenings. Under hösten kommer vi även ha föreläsningar om att skapa flow vid arbete på distans. Men som sagt påverkar pandemin och omställningen till hemarbete olika och i de fall där det har funnits önskemål eller behov har vi också tillsammans med medarbetare och chef tagit fram individuella lösningar, berättar Jonas.

Hur har rekryteringen sett ut under året?

- Vi pausade alla våra pågående rekryteringar i våras och införde vissa begränsningar medan vi avvaktade hur företaget påverkades av pandemin och om det skulle finnas anledning att kortidspermittera. Men jag kan glädjande berätta att vi inte behövt permittera någon personal och nu kommer vi även börja rekrytera igen, så vi ser fram emot att fylla dessa tjänster med nya duktiga medarbetare, informerar Jonas.

Hur ska man tänka som en HR-chef under kriser?

- Kommunicera! En av de viktigaste punkterna för en HR-chef eller en ledningsgrupp under en kris är kommunikation. Man måste våga både tala och lyssna. Du behöver inte ha alla svar men du behöver vara aktiv i samspelet mellan medarbetare, chefer och ledning. Lyssna på den feedback och oro som lyfts fram och agera på den. Alla har olika behov av information men jag tror på att ju mer förebyggande och tydligt du kan kommunicera desto lättare blir det att blicka framåt bortom krisen, konstaterar Jonas.

Hur leder man medarbetare på bästa sätt på distans?

- Att ha regelbunden kommunikation med ditt team och dina medarbetare. När man inte befinner sig på samma plats är det extra viktigt ha regelbundna avstämningar via telefon eller via nätet och att alla fortfarande känner sig hörda och sedda. Våga prata om förväntningar, att jobba på distans utan kollegor och chef nära är nytt för många och dina medarbetare kan behöva stöd i att hitta nya rutiner och samtidigt hålla gränser mellan arbete och fritid. Så egentligen skulle jag säga att du bör vara närvarande i ditt ledarskap även om du är på distans, fortsätter Jonas.

Hur tror du framtidens HR-avdelning ser ut?

- Min uppfattning är att det finns två aspekter i det här. Det ena rör de verktyg och processer som HR  ansvarar för, dessa kommer fortsätta den transformation som redan påbörjats. Med det menar jag att allt fler HR-avdelningar kommer arbeta för att skynda på resan med att digitalisera sina processer. Oavsett om det gäller onboarding, medarbetarsamtal, utbildningar eller administration så behövs en HR-funktion som kan hantera decentraliserade team. Jag tror också att HR än mer behöver fokusera på medarbetares upplevelse av att arbeta i organisationen. Digital arbetsmiljö, engagemang och smidiga processer tror jag kommer vara än mer i HR:s fokus. Men hur HR-avdelningen och arbetslivet kommer se ut efter Corona, både i samhället och på Jeeves, kommer vara väldigt intressant att vara en del av som HR-chef, avslutar Jonas.

 


 

Läs fler artiklar av Jeeves:

Läs fler artiklar av Jeeves: