Swedish Orphan Biovitrum

 

Jeeves ger oss stora möjligheter att bli mer  effektiva och få bättre kontroll

–Astrid Wernered

Swedish Orphan Biovitrum är ett svenskt företag som specialiserat sig på distribution och marknadsföring av läkemedel mot sällsynta och livshotande sjukdomar. Swedish Orphan Biovitrum grundades 1988 och har under flera års tid varit ett av Sveriges snabbast växande företag. I produktportföljen finns ett 50-tal olika nischprodukter och företaget har dotterbolag i flera europeiska länder. Verksamheten ställer stora krav på ett väl fungerande systemstöd. Spårbarhet, dokumenthantering och omfattande ekonomiska rapporteringsmöjligheter är ett måste.
 

Många styrkor

Swedish Orphan Biovitrum  tittade på olika affärssystem i syfte att få en gemensam plattform som stöd för integration av sina olika enheter, en väl fungerande lösning för logistikfunktionen och goda expansionsförutsättningar. Efter upphandlingsprocessen föll valet på Jeeves. – Jeeves har så många styrkor. Inlärningskurvan för nya medarbetare är kort till stor del beroende på den omfattande fälthjälpen, man kan söka på varenda fält i hela databasen, vi tar enkelt ut listor och rapporter och spårbarheten är otrolig. Som läkemedelsföretag har vi stora krav på oss vad gäller spårbarhet och validering av data. Vi har verkligen stor nytta av Jeeves smarta arkitektur och design, berättar Astrid Wernered, systemförvaltare för Jeeves hos Swedish Orphan Biovitrum.

Jeeves följer med i expansionen

Swedish Orphan IBiovitrum  har som de flesta Jeeveskunder en liten IT-avdelning för förvaltning av sitt Jeevessystem. Användarna är duktiga på att själva göra mindre förändringar och justeringar för att hela tiden förbättra de olika processer systemet stödjer.
– Idag har vi Jeeves installerat i våra nordiska bolag. Vi kommer inom den närmaste tiden utvärdera om vi ska implementera  

Jeeves i fler dotterbolag runt om i Europa samt om vi ska införa Jeevesapplikationen “Inter Company Transactions” (ICT) mellan dotterbolag och lager för att lättare kunna stämma av koncernmellanhavanden mellan bolagen. Jeeves ger oss stora möjligheter att bli mer effektiva och få bättre kontroll, fortsätter Astrid Wernered.

Enkla och snabba uppgraderingar

Jeeves filosofi med enkla och snabba uppgraderingar passar in i Swedish Orphan Biovitrum ś IT-strategi. Målsättningen är att löpande göra uppgraderingar till en låg konsultkostnad i takt med att ny funktionalitet släpps till marknaden. – Vi har gjort valet att alltid jobba med den senaste versionen av Jeeves. Eftersom tiden att uppgradera är så kort och vi inte behöver göra några direkta avkall på våra vanliga rutiner har vi all anledning att hänga med i utvecklingen, säger Astrid Wernered.
 
Kortfattat går en uppgradering hos Swedish Orphan Biovitrum till på följande sätt:

  • Framtagning av projektplan samt preliminär driftsättningsdag.
  • Parallellt med innevarande version görs en installation av den nya releasen i testmiljö. Detta tar cirka en till två dagar med visst konsultstöd.
  • Därefter kör systemförvaltaren igenom huvudflöden såsom ekonomi, logistik och produktion för att se se över de förändringar som gjorts i den nya versionen. Detta tar cirka fyra till fem dagar att göra på egen hand utan hjälp av konsulter. 
  • Parallellt gör processägarna små testflöden under en dag var. När flödestesterna med nya rutiner är klara fastställts driftsättningsdatumet.
  • Driftsättning sker över en helg och tar en dag med konsultstöd. Då säkras masterdata samt att ”triggrar” och procedurer är OK efter driftsättningen. Därefter börjar den nya versionen köras i skarpt läge. När driftsättningen är klar säkras och uppdateras all projekt- och systemdokumentation.

Merparten av testerna gör Swedish Orphan Biovitrum själva efter testscenarios samttestinstruktioner till processägare och systemförvaltare. De tre processägarna ägnar två till tre dagar var åt testning medan systemförvaltaren lägger ner cirka fem dagar. Den faktiska projekttiden för den senaste uppgraderingen var omkring två veckor.


– Jag är fortfarande förvånad över att vi lyckades med detta på så kort tid. Att kostnaderna för uppgraderingen dessutom hölls på en låg nivå är förstås ett stort plus. Jeeves är helt klart rätt system för Swedish Orphan Biovitrum , avslutar Astrid Wernered.