ERP Guide: 7 steg till rätt affärssystem

Innehåll | ERP Guide:

7 steg till rätt affärssystem 

1. Trenderna på dagens ERP-marknad
2. Varför byta ERP?
3. Definiera era unika företags mål
4. Identifiera potentiella ERP leverantörer
5. Gör en urvalsprocess
   1. Pris
   2. Teknik
   3. Funktionalitet och passform
   4. Grundläggande funktionalitet
      1. Särskilda funktionalitet
   5. Leverantör
   6. Service
6. Ta fram en utvärderingsprocess
7. Fatta ett beslut
    

Vill du läsa ERP-guiden senare?

1. ERP TRENDSPANING - DAGENS MARKNAD FÖR AFFÄRSSYSTEM

Genom att förstå hur marknaden har utvecklats får du mycket kunskap som hjälper dig vid köpbeslutet.

STÄNDIG FÖRÄNDRING OCH INNOVATION

Vi har studerat historien från den industriella revolutionen fram till dagens informationssamhälle och kan konstatera en sak: konstant förändring är en del av affärsverksamhet och förändringstakten ökar ständigt. Nu när den digitala revolutionen och den fjärde industriella revolutionen är aktuell är en av de viktigaste frågorna om vi kan anpassa oss tillräckligt snabbt, vilket Radar Group tagit upp i en rykande färsk rapport.

Tekniken har aldrig tidigare förändrats så snabbt och exponentiellt som i dag. Vi människor, och våra företag, har allt svårare att hänga med i tempot. Trots att det fanns stordatorer redan på 1950-talet var det först under 1980-talet som mindre datorer blev vanliga på små och medelstora företag. Det var också först då de första färdiga systemen för produktionsplanering, som då kallades MRP II, blev billigare och började användas. Sedan dess har klient-server-nätverk och den snabba utvecklingen av programvara inneburit allt fler funktioner och valmöjligheter för mindre företag

Under de senaste 20–25 åren har innovationen ökat exponentiellt. Vi har sett flera stora fenomen växa fram: internet, molnet, mobilitet och maskininlärning, för att bara nämna några. Visst är det häpnadsväckande att dina barns PlayStation-konsol därhemma är mer kraftfull än militärens superdatorer som kostade miljontals dollar år 1996?

ERP SPELAR EN NYCKELROLL

Trots alla förändringar finns ERP-programvaran kvar. Under den tid som en företagare har bytt från handdator till viktelefon till Iphone-modell efter Iphone-modell har samma person förmodligen haft ett och samma ERP-system. Vad beror egentligen det på?

En av anledningarna är att ERP är en så viktig del av ett företag. Där finns företagets data, och där finns även verktyg som är viktiga för företagets olika funktioner och åtgärder. Det är också där det finns information som används vid beslutsfattande – från fabriksgolvet till styrelserummet. Det är svårt att ta bort och byta ut systemet. I genomsnitt använder ett företag sitt ERP-system i över 11 år , och det är vanligt att över 10 procent av företagets it-budget används till ERP. Eftersom många företag är så pass beroende av sina ERP-system väljer många att hellre anpassa eller uppgradera systemet än att byta ut det helt.

En annan anledning till att så många äldre ERP-system fortfarande används är att utvecklarna fortsätter att vidareutveckla dem. Lojala användare som ser till att underhålla sina system har nytta av de ständigt nya funktionerna, teknikerna och möjligheterna som gör att deras gamla system ändå fungerar under lång tid.

MOLNET VISAR VÄGEN

Genom molntekniken har det dock skapats en ny utgångspunkt för ERP. Jämfört med de senaste decenniernas ERP-lösningar innebär molnbaserad ERP en ny och viktig infrastruktur som lever upp till dagens krav, på ett sätt som lokalt driftade system helt enkelt inte kan tävla med. Molnlösningarna är inte bara mycket säkrare, mer högpresterande och mer kostnadseffektiva, utan de gör det också möjligt att leva upp till kraven från allt mer mobila och sociala medarbetare. Molnet är en bra anledning att byta ut äldre lokala system – även om de fungerar bra för mycket av det dagliga arbetet. 

HÄR KAN DU LÄSA OM HUR DU ÖVERTYGAR DIN ORGANISATION ATT BYTA TILL ERP I MOLNET

FRAMTIDENS TEKNIK

Det är ofrånkomligt att framtiden för ERP (och för alla branscher som använder ERP) hänger ihop med den tekniska utvecklingen. Marco Annunziata är chefsekonom på GE, och hans jobb är att förutse framtiden för industriföretag . I sina föreläsningar och texter beskriver han en värld där personalen arbetar på ett intelligent fabriksgolv. Allt som finns omkring – och på – personalen har sensorer som bildar ett digitalt nervsystem av uppkopplade föremål (Internet Of Things inom industrin – IoT). Det finns robotar som hjälper personalen i arbetet och datorer som ständigt analyserar miljarder datapunkter. Det gör det lättare för personalen att skapa en säkrare, effektivare och trevligare arbetsmiljö samtidigt som de producerar bättre och mer innovativa produkter. Den här framtidsvisionen behöver inte vara skrämmande. Enligt Annunziata kommer den innebära större efterfrågan och nya och mer intressanta jobb. Och faktum är att dagens företag närmar sig framtiden i snabb takt – vare sig du vill eller inte. Ett framgångsrikt exempel är Picadeli, som arbetar hårt med teknik och integrerat det i sin verksamhet.

2. VANLIGA ANLEDNINGAR TILL ATT BYTA ERP

Det första steget i ett affärssystemsprojekt är att fatta beslutet att byta ut det befintliga systemet. Vi vill att du ska vara säker på att du byter system av rätt anledning. Därför har vi sammanställt de 6 vanligaste anledningarna till varför man börjar titta på nytt affärssystem.

1. Det nuvarande systemet saknar funktionalitet, är svårt att använda fungerar långsamt och/eller går inte att anpassa. Det här är förmodligen de mest självklara anledningarna, och företag som upplever den typen av problem bör definitivt byta system.
    
2. Det uppfyller inte företagets aktuella behov av mobilitet eller affärsinformation.
    
3. Personalen är beroende av lösningar vid sidan om för att kunna göra sitt jobb. Det här är ett tecken på att något inte står rätt till. Om funktionen inte finns i systemet (eller om den är så krånglig att det är enklare att använda kalkylprogram) får du inte de fördelar du har betalat för, och systemet uppfyller inte verksamhetens behov.
    
4. Du förlorar affärsmöjligheter av skäl som rör kvalitet, priser eller ledtider. Det kanske inte bara beror på systemet, men systemet kan begränsa dina möjligheter att bli bättre på de här områdena.
    
5. Företaget växer och förändras så snabbt att systemet inte hänger med, och du behöver få bättre kontroll över processerna. Du kanske har växt ur de funktioner som finns, och de funktioner du behöver är för omfattande för att rymmas i en anpassning av systemet.
    
6. Beslutsfattarna är frustrerade eftersom de inte enkelt kan komma åt den information de behöver om verksamheten, försäljningen och marknaden.

3. DEFINIERA ERA MÅL

Du har alltså fattat beslutet att byta affärssystem. Men innan du börjar titta på vilka lösningar som finns är det viktigt att ta ett steg tillbaka och fundera på vad det är du vill uppnå.

FUNDERA PÅ FÖLJANDE......

VILL DU BYTA ERP-System men behålla de processer som används i verksamheten i dag?

... ELLER VILL DU FÖRÄNDRA och förbättra processerna i samband med att det nya systemet implementeras?

Svaret på den frågan kan ha stor betydelse för hur du ska välja, implementera och använda det nya affärssystemet.

OM VERKSAMHETENS PROCESSER ÄR EN UNIK DEL AV FÖRETAGET är ett av de viktigaste urvalskriterierna att systemet passar företaget och är flexibelt. Vilka är de allra viktigaste processerna, och vilket system fungerar bäst ihop med dem? Om inget system passar perfekt, vilket har då de bästa verktygen för att snabbt och kostnadseffektivt ta fram de funktioner som behövs utan att ändra i programvarukoden? Om målet är att välja ett system som passar verksamheten direkt bör implementeringen på samma sätt vara snabb och störa verksamheten så lite som möjligt.

OM DU ISTÄLLET VILL FÖRBÄTTRA VERKSAMHETEN genom att lära dig väl beprövade metoder bör du leta efter den bästa programvaran för din bransch, och när du implementerar den bör du utnyttja så många av systemets funktioner som möjligt. Du bör också dokumentera din vision utifrån möjligheterna i programvaran samt ta fram en plan för att gå över från dagens processer till att börja använda de nya funktionerna och därmed förbättra resultaten.

4. IDENTIFIERA POTENTIELLA LEVERANTÖRER

ERP-marknaden delas ofta in i två grupper av produkter och leverantörer som riktar sig till två olika marknadssegment:

GRUPP 1

Grupp 1 innefattar internationella marknadsledande företag som SAP, Oracle, Infor och Microsoft. De har flera olika varianter av ERP-produkter som främst riktar sig till stora multinationella företag. Lösningarna är oftast kostsamma och svåra att implementera eftersom den inbyggda funktionaliteten är anpassad för stora företag.

GRUPP 2

Innefattar hundratals affärssystemslösningar i mellanklassen, och de utgör över en tredjedel av den globala marknaden. Små och medelstora företag väljer oftast den här typen av lösningar eftersom de är billigare, enklare och går snabbare att implementera. Företagen får de funktioner de behöver, men lösningarna är mindre komplicerade än de för stora företag.

VIKTEN AV ATT GÖRA ETT URVAL INOM ERP PROJEKT

Att stressa genom ett projekt blir sällan lyckat. Det är vanligt att man nöjer sig med att utvärdera de övergripande målen. Något som ofta leder till att projektet går snett.

Så, vad ska man göra istället?

Skilj på utvärdera och att göra ett urval.

UTVÄRDERA: De olika saker vi gör för att kunna utvärdera lösningen.

GÖRA ETT URVAL: Kriterierna för hur vi som kund fattar ett köpbeslut.

5. GÖR EN ERP-URVALSPROCESS

Oavsett hur komplex din RFI (Request For Information) är. Tror vi att det bästa sättet är att utvärdera ett fåtal viktiga kriterier för att kunna fatta ett beslut. Vi har erfarenhet av att det i slutändan alltid är samma kriterier som spelar störst roll.

• PRIS
• TEKNIK
• FUNKTIONALITET OCH PASSFORM
• LEVERANTÖR
• SERVICE

Arbetet med urvalsprocessen kommer hjälpa er att att få en gemensam syn på vad som är viktigast för er. När ni vet det blir det mycket lättare att navigera bland den stora massan av leverantörer. Detta arbetet kommer leda till att ni kan utesluta leverantörer som inte passar er, och slutligen komma till ett beslut.

Så hämta papper och penna, och börja er urvalsprocess! Vi guidar dig genom varje steg.

5.1 PRIS

Ett ERP-projekt borde egentligen vara alldeles för viktigt för verksamheten för att priset ska spela någon roll. Men trots det brukar priset, eller snarare prisintervallet, vara ett viktigt kriterium. Prisintervallet hänger ihop med hur stor leverantören är och vilken typ av ERP-lösning du är ute efter (som vi tar upp i avsnittet Avgränsa antalet leverantörer). De olika prisintervallen blir tydliga när du börjar avgränsa antalet leverantörer och lösningar som passar dina behov. När du har kommit längre i projektet och budgeten är satt (utifrån de lösningar du hittar i början av projektet) blir priset för den enskilda lösningen en viktig faktor för det slutgiltiga beslutet. Här kan du läsa mer om hur du bör budgetera inför ett ERP projekt

5.2 TEKNIK

Vi tog upp vikten av teknik i Trenderna på dagens ERP-marknad. Alla kan inte vara it-experter, så lita på de som förstår tekniken när ni fattar teknikrelaterade beslut. Det kan bland annat påverka er datasäkerhet.

Vår rekommendationer

Vårt enklaste råd är att du ställer de viktiga teknikfrågorna tidigt i processen.

SPELAR DET TILL EXEMPEL någon roll om du använder en plattform från Microsoft eller Oracle?

ELLER FINNS DET NÅGOT VIKTIGT SYSTEM som ERP-systemet måste kunna integreras med? Det är viktigt att ta reda på om ERP-tekniken passar ihop med den teknik du redan har och om dina interna resurser kan ge tillräckligt med stöd när den nya tekniken är på plats.

Ett annat råd är att du ser till att du förstår varför olika personer tycker som de gör när du utvärderar tekniken. Om du till exempel frågar om fördelarna med ett molnbaserat ERP-system kan svaret bero på vem du pratar med.

• Ekonomer fokuserar på vad som är mest kostnadseffektivt.
• Användarna ifrågasätter saker som säkerhet och prestanda.
• IT-experternas åsikter färgas kanske av deras egna erfarenheter och kunskaper eftersom de tänker på hur lösningen kan påverka deras arbete.

Se också till att det finns en balans mellan tekniken å ena sidan och leverantörens och produktens mognad å andra sidan. Om du utvärderar den allra senaste lösningen kanske du upptäcker att den saknar det djup du behöver för att kunna sköta verksamheten effektivt. Du behöver uppdaterad teknik – men har inte råd att vara försökskanin för obeprövad teknik eller en obeprövad leverantör.

5.3 FUNKTIONALITET OCH PASSFORM

Hur utvärderar man bäst funktionaliteten i en affärssystemslösning? Behöver man göra en RFI? Ska ni anlita en upphandlingskonsult? Vad kan förenkla vid leverantörernas demonstrationer?

Att bedöma hur väl produkten passar är bland det svåraste du behöver göra. Därför vill vi gärna hjälpa dig med det. Ladda ner vårt urvalsverktyg

För det första är det många företag som inte lyckas utnyttja all funktionalitet som finns i deras ERP-system. Det tycker vi är synd. Utifrån det kan vi lära oss att det är viktigt att du och din arbetsgrupp tänker igenom vad som är allra viktigast. Och att du arbetar med att engagera alla i projektgruppen att ta projektet på största allvar.

• Vad är det som inte fungerar?
• Vad är konkurrenterna bättre på? Vilket arbete behöver vi skydda?
• När du har identifierat de sakerna är det dags att titta på de grundläggande funktionerna.

5.4 GRUNDLÄGGANDE FUNKTIONALITET

De flesta affärssystem har samma grundläggande funktioner. Skillnaderna ligger i hur systemet och användargränssnittet fungerar för en viss uppgift eller process. När du utvärderar grundläggande funktioner råder vi dig att gå tillbaka till de övergripande målen med projektet som vi tagit upp tidigare. Vilket system passar bäst för ditt sätt att hantera lagret i dag – och vilket system passar för hur du vill hantera ditt lager?

TIPS FÖR ATT LYCKAS MED LAGEROPTIMERING

De grundläggande funktionerna ska kännas rätt, precis som ett par favoritjeans. Det bästa sättet att känna efter är genom detaljerade demonstrationer. Men fokusera inte på att bara fylla i en RFI, utan se till att du verkligen får prova systemet. Du och resten av urvalsgruppen behöver intuitivt förstå de grundläggande funktionerna när ni ser dem. Om ni inte gör det kanske passformen inte är helt rätt.

Du kan använda urvalsverktyget här som grund när du börjar utvärdera de grundläggande funktionerna i ett affärssystem. Alla funktioner som tas upp är kanske inte aktuella för dig, och du kan behöva lägga till särskilda funktioner som saknas.

5.5 SÄRSKILD FUNKTIONALITET

Vi nämnde tidigare att det finns hundratals ERP-lösningar på marknaden. Frågan om passform är en av anledningarna till att det inte finns någon tydlig ledare internationellt sett och till att det fortfarande finns så många lokala och nischade ERP-produkter. 

Det är svårt att ersätta system som är skräddarsydda för en viss grupp användare. Många företag är i hög grad beroende av de särskilda funktionerna i en viss produkt. Fundera noggrant på de funktioner som handlar om

1. företagets storlek och komplexiteten i verksamhetens processer
2. vilken typ av tillverkning företaget arbetar med
3. vilken bransch företaget verkar i
4. vilka geografiska områden företaget finns i.

Ovan punkter kan du använda för att mäta hur väl produkten passar företaget. 

LADDA NER OCH FYLL I DITT ERP-URVALSVERKTYG

URVALSVERKTYG: VÅRA KRITERIER FÖR GRUNDLÄGGANDE FUNKTIONALITET

ELLER LADDA NER EN KOPIA AV HELA GUIDEN

5.5 LEVERANTÖR DIREKT ELLER INDIREKT

I slutänden kan du välja mellan två olika typer av leverantörer:

INDIREKT: Du väljer en integratör (eller samarbetspartner) som fungerar som mellanhand för ERP-utvecklaren.

DIREKT: Du väljer en utveckare/integratör som inte bara skapar och säljer programvaran utan även tillhandahåller ett fullständigt utbud av tjänster, support och utbildning.

LEVERANTÖRENS STYRKA

Den stora strategen Peter Drucker sa en gång att syftet med ett företag är att skapa och behålla en kund. Tänk på det när du väljer vilken typ av leverantör du ska samarbeta med. När du har bestämt dig för vilken typ av leverantör du vill samarbeta med finns det ännu mer att ta reda på. Vilken leverantör som helst kan berätta om sin väletablerade verksamhet, sina ledande produkter och sina nöjda kunder. Men du måste börja gräva djupare och ställa frågor. För det första behöver du vara säker på att din partner kommer att finnas kvar i minst ett decennium. För att ta reda på det kan du till exempel fråga om antalet kunder och anställda och hur länge företaget har funnits. ERP-leverantörerna skulle inte klara sig om det var så att du kunde göra allt själv. Du måste kunna lita på att din framtida affärssystemsleverantör kan ge dig råd, service, support, utbildning och nya lösningar i många år framöver.

SE TILL ATT ta reda på hur det verkligen är att vara leverantörens kund. BE OM REFERENSER – gärna andra kunder i din bransch och i ungefär samma storlek – och lär av dem. FRÅGA om leverantörens produktvision. TA REDA PÅ hur mycket leverantören planerar att investera i systemet du funderar på att köpa och hur framtidsplanerna ser ut.

Källa: 5 Drucker on Marketing: Lessons from the World’s Most Influential Business Thinker by William A. Cohen, PhD

5.6 SERVICE OCH TJÄNSTER

Att utvärdera servicen är en förlängning av att utvärdera leverantören. Återigen handlar det om att ta reda på hur det är att vara kund hos leverantören.

• På vilket sätt skiljer sig servicenivåavtalen, implementeringsmetoderna och serviceofferterna åt hos olika leverantörer?
• Hur många konsulter har leverantören – i ditt område och totalt sett?
• Hur lång erfarenhet har de i genomsnitt? Vad är de experter på? 
• Vad ingår i supporterbjudandet?
• Under vilka tider erbjuder leverantören support?
• Hur många supportmedarbetare har leverantören? Vilka språk talar de?
• Vilka kanaler kan du använda när du behöver support? Hur lång tid tar det att få svar och hjälp?
• Finns det kunskapsbaser och produkthjälp på nätet så att du kan lösa problem på egen hand?
• Vad ingår i utbildningserbjudandet?
• Hur ser utbildningsplanen ut?

Det här är bara några av de frågor vi tycker är viktiga att ställa när du utvärderar programvaran. Du som köpare bör ha förtroende för personerna bakom produkten du köper eftersom de faktiskt blir en del av även din verksamhet.

LÄS 7 PRAKTISKA TIPS FÖR ATT LYCKAS MED ERP-PROJEKT

6. TA FRAM EN ERP UTVÄRDERINGSPROCESS

Om urvalsprocessen är tydlig blir utvärderingsprocessen mycket enklare, men det finns ändå några saker att tänka på. Det tar tid att utvärdera affärssystem, och det kräver engagemang från alla i arbetsgruppen och från inköparen och projektledningen. Projektledaren bör se till att allt går smidigt genom en väldefinierad process.

Projektledaren måste ställa den här typen av frågor:

• Vem ska göra efterforskningar?
• Vem ska ta anteckningar under demonstrationerna?
• Vilka grundläggande funktioner måste vi få se under varje demonstration?
• Ska alla i gruppen delta i alla demonstrationer?
• Har alla i gruppen lika stor del i beslutsfattandet och vem är det som i slutänden fattar beslutet?
• Hur ska vi använda våra urvalskriterier när vi fattar beslut?

Det finns förstås många fler faktorer, särskilt om även medarbetarna ska ha inflytande, där det kan finnas en och annan bakåtsträvare. Dessutom måste projektledaren ha en realistisk syn på hur lång tid arbetet ska ta. Ett sätt att hantera på tidsperspektivet i utvärderingen är att titta processen baklänges:

• När vill eller behöver vi börja använda produkten?
• När måste vi ha valt en produkt?
• Vem ska godkänna beslutet? Vad händer om vi inte kan börja använda produkten när vi har planerat att göra det?
• Vilka viktiga milstolpar finns det i projektet och vilka är målen med dem?
• Vilka verkliga konsekvenser kan det få om vi inte når milstolparna?

7. FATTA ETT BESLUT

Om du har utgått från tydliga mål och tagit fram en utvärderingsprocess som bygger på viktade och överenskomna urvalskriterier borde det vara enkelt att fatta ett slutgiltigt beslut.

Därefter behöver du vägledning om det bästa sättet att implementera ett nytt ERP-system. Det hittar du inte i den här guiden, men självklart kan vi hjälpa dig även med det.

Det är bara att KONTAKTA OSS