En faktura kan skickas till en eller flera attestanter enligt en fastställd attestkedja. Attestkedjan kan styras av regler – det finns ingen gräns för hur många regler man kan lägga in. När fakturan blivit attesterad förs/flyttas den automatiskt till den aktivitet som enligt regelverket är nästa fas.
Jeeves e-Attest gör det även möjligt för er att matcha fakturor med inköpsordrar antingen manuellt eller automatiskt. Man kan välja om man vill matcha den totala summan eller summan per rad. Om matchningen godkänns avslutas fakturan och kan betalas direkt. Om matchningen inte går att genomföra, skickas fakturan automatiskt ut till den medarbetare som gjort beställningen för att matchas manuellt.
När fakturan har attesterats av alla berörda parter i attestkedjan avslutas den automatiskt och är redo att betalas.
Jeeves e-Attest är en perfekt lösning för företag som vill slippa hantera pappersfakturor eller få mer kontroll över attestprocessen med ett elektroniskt fakturaflöde. Företag som har många enheter spridda över stora geografiska områden och alltså måste administrera fakturor över bolagsgränser, på olika språk, valutor eller olika tidszoner kan också dra nytta av Jeeves e-Attest.
Jeeves e-Attest är skapat för att effektivisera attestprocessen och förkorta fakturornas ledtid, och därmed minska kostnaderna förknippade med försent betalda eller ”försvunna” fakturor. Eftersom Jeeves e-Attest är en processdriven lösning, distribueras automatiskt relevanta artefakter, fakturan inräknat. Detta genom hela attestkedjan, vilken kan anpassas enligt kvalitetsstandarder som t.ex. ISO-standard. Då Jeeves e-Attest är helt integrerat med Jeeves ERP krävs ingen klientinstallation. Bara med tillgång till en webbläsare kan ert team snabbt komma igång och använda Jeeves e-Attest.
Fördelar
- Minskar tiden som behöver läggas på att kontrollera fakturaprocessen.
- Förkortade ledtider för fakturahantering.
- Färre förseningsavgifter.
- Gör det möjligt för vem som helst i organisationen att bli attestant genom att använda en enkel webbklient.
- Tack vare att Jeeves e-Attest är djupt integrerat med kärnsystemet behövs endast mycket lite användarutbildning för att komma igång.
- Billigt att implementera och underhålla.
- Fakturauppföljning och analys.
Funktionalitet
Processorienterat
Jeeves e-Attest är en processorienterad tilläggslösning som gör det möjligt att anpassa attestprocessen till ert kvalitetssystem samtidigt som risken att det uppstår några fel minskar. Konsekventa processer gör det möjligt för ekonomiavdelningen att få kontroll över och insyn i hur långt en faktura kommit i hanteringen.
Webbaserat
Jeeves e-Attest ger er ett enkelt sätt att hantera och presentera en faktura för era anställda utan att behöva ge alla medarbetare full åtkomst till Jeeves ERP. Systemet går lätt att komma åt bara genom att använda en webbläsare. Det gör det möjligt för vem som helst på företaget att attestera en faktura oavsett var de än befinner sig.
Mobil app för eAttest
eAttest-appen ger dig tillgång till Jeeves eAttestfunktionalitet genom Jeeves Mobilitetsramverk. Appen gör hanteringen av leverantörsfakturor än mer tillgänglig, du kan hantera dina utestående fakturor på tjänsteresa eller när du befinner utanför kontoret.
eAttest-appen innehåller funktionalitet för att:
- Attestera och avföra leverantörsfakturor
- Visa leverantörsfakturor
- Hantera leverantörsfakturor för information och utredning
- Pausa leverantörsfakturor
- Spärra utbetalningar
- Lägga till konteringar
Automatiska påminnelser och registreringar
Det krävs ingen manuell fakturabevakning. Automatiska påminnelser och inbyggda eskaleringsprocesser minskar den administrativa arbetsbördan för ekonomiavdelningen och minskar antalet förseningsavgifter.
Attestkedjor (dynamiska)
Jeeves e-Attest kommer fulladdat med anpassningsbara mallar för fakturadistribution. Attestkedjan, när den kommit på plats, minskar osäkerheten och förseningarna genom hela attestprocessen.
Händelselogg
Applikationens händelselogg gör det möjligt att snabbt spåra fakturor och identifiera flaskhalsar. Uppföljnings- och analysarbetet blir därför mycket enklare för ekonomiavdelningen.
Konteringsbehörigheter
Konteringsbehörigheter gör det mycket enklare att hitta rätt konto att bokföra en faktura på. Det minskar antalet felkonteringar och förbättrar bokföringen.
Standardiserad affärslogik används i webbgränssnittet
Eftersom Jeeves e-Attest styrs av samma logik och regelverk som Jeeves ERP, behöver regler endast definieras en gång. Kompabiliteten mellan Jeeves ERP och Jeeves e-Attests webbklient gör implementationen billigare och det lättare att underhålla systemet när det väl är på plats.
Kopplad till Jeeves inköpsrutin
Tack vare en inbyggd koppling till Jeeves ERP:s inköpsrutin, får ni bättre kontroll över kopplingen mellan leverans och faktura. Funktionen gör det möjligt att antingen matcha eller att se en inköpsorder på webben.
Fakturamatchning
I Jeeves e-Attest kan ni automatiskt matcha fakturor och inköpsordrar. Matchningen kan göras antingen på totalsumma eller summa per rad. Fakturan behöver tack vare detta inte skickas på attest om matchningen stämmer. Fakturan kan också matchas manuellt i Jeeves ERP eller på nätet.
Hantering av samlingsfakturor
Det är möjligt att skicka en faktura till flera olika personer samtidigt , vilket minskar det administrativa arbetet och förkortar ledtiderna.
Kopplad till Jeeves anläggningsregister
Eftersom Jeeves e-Attest är sammankopplad med den funktion i affärssystemet som hanterar anläggningstillgångar, definieras regler endast en gång. Inne i applikationen kan ni lägga till kostnaden från en faktura till en redan befintlig eller ny anläggning.
Integrerat med Jeeves ERP
Eftersom Jeeves e-Attest är helt integrerat med Jeeves ERP, är alltid informationen man kan se eller som läggs in i e-Attest korrekt och uppdaterad. Då integrationen är så djup behöver personalen på ekonomiavdelningen väldigt lite utbildning för att kunna använda e-Attest eftersom de är vana vid att arbeta med Jeeves affärssystem.
