EAB ser flera fördelar med att hålla sitt affärssystem uppdaterat
För familjeägda EAB i Smålandsstenar är det viktigt att ligga i framkant och hänga med i den tekniska utvecklingen. På företaget sker ett ständigt utvecklingsarbete där digitalisering och effektivisering är i fokus. En viktig förutsättning är att affärssystemet är uppdaterat och kan stötta i den här processen. Nyligen genomfördes en uppdatering av Jeeves ERP och vi har fått en pratstund med Per Ahlqvist, IT ansvarig för affärssysteminstallationen.
Ett företag i framkant
EAB, med sina 380 anställda i Smålandsstenar, har all konstruktion, produktion och utveckling under eget tak och arbetar med tre produktområden: lagerinredningar, portar och stålbyggnader. Sedan starten 1957 har företaget vuxit och nu finns företagets produkter över hela världen.
- Det händer alltid mycket hos oss. EAB är ett företag som vill framåt på alla plan och vi hittar ständigt nya vägar att använda ny teknik och förbättra processer, berättar Per.
Per har varit med på EABs resa i över ett decennium, han började som konsult med just Jeeves ERP så han känner väl till verksamheten. Det senaste året har han varit anställd hos EAB och han uppskattar att hans roll har blivit bredare sedan han lämnade konsultrollen.
- Jag blir inblandad i både IT och verksamhetsrelaterade frågor i min roll. Det jag uppskattar är att EAB är ett offensivt och rörligt företag, som vill framåt. Och det är så på alla plan, på IT framför allt. Det händer mycket och vi satsar på ny teknik och nya sätt att använda teknik. Vi tittar mycket på våra arbetssätt och processer med målet är att effektivisera och digitalisera, säger Per.
Per berättar att det finns mycket med EAB som gör honom extra stolt.
- Ja det finns många saker som gör mig stolt över att jobba här. EAB är ett jättefint familjeägt företag som är väldigt måna om sin personal. Dessutom finns det ett fint samhällsengagemang, vi är duktiga på att sponsra det lokala föreningslivet till exempel, förklarar Per.
Ett anpassningsbart affärssystem är viktigt
Jeeves ERP kom in i verksamheten 2009 när EAB bytte från ett annat affärssystem. Det bästa med Jeeves ERP enligt Per är att det är anpassningsbart och enkelt att modifiera så det passar bolaget. Det är viktigt att EABs arbetssätt speglas i affärssystemet så det har anpassats över tiden för att passa in i verksamheten.
- Med tanke på att vi har tre olika affärsområden finns det ett behov av att hålla ihop projektplaneringen då det ofta är komplexa beställningar och affärer, berättar Per.
Han fortsätter:
- En viktig kugge i detta är en modul i Jeeves som heter projektmodulen. Med hjälp av projektmodulen kan vi enkelt sortera på projekttyp och vi har färdiga mallprojekt per projekttyp med olika aktivitetslistor som vi använder. Via en dashboard är det enkelt för alla användare att ha bevakning på sina aktiviteter, oavsett vilket projekt aktiviteten tillhör. Det här underlättar även för projektledarna som får en överblick på pågående projekt, säger Per.
Lyckad uppdatering med odramatisk driftsättning
EAB har nyligen gjort en uppdatering av Jeeves ERP, en version 6. Update. Per berättar att anledningen till att man gjorde det är för att undvika att centrala system ligger i för gamla versioner. Med ett uppdaterat system får EAB tillgång till den senaste funktionaliteten och får även en trygg och säker driftmiljö.
- Projektet gick jättebra, det var en odramatisk driftsättning med få restpunkter. Vi gjorde själva driftsättningen under en helg och det positiva var att inte många användare märkte något på måndagen, utan det fungerade bara som vanligt, säger Per.
- En sak som var tog tid var att installera klienten lokalt på allas datorer, med ungefär hundra användare blir det väldigt tidskrävande. Det här är något vi tittar på att lösa på ett annat sätt inför framtida uppdateringar, fortsätter Per.
En annan framgångsfaktor för den lyckade driftsättningen var att det var ett väl sammansvetsat team som utförde det. Per känner stort förtroende för personerna hos Jeeves och andra som var inblandade så det blev ett jättebra projekt.
- Det underlättade att vi känner varandra och har jobbat ihop tidigare, även att konsulterna känner till vår verksamhet och våra utmaningar, berättar Per.
Vikten av att testa
En annan framgångsfaktor i projektet var testerna i acceptanstestfasen, Per berättar att han känner sig väldigt stolt och glad över användarnas engagemang i testerna.
- Användarna testade sina processer på ett imponerande sätt och vi hittade en del småsaker under acceptanstest som vi hann rätta till innan vi gick live. Jag skulle vilja ge en stor eloge till alla dem. Tack vare att de testade så bra slapp vi problem senare.
Att testa är något som Per vill råda andra som ska uppdatera sitt affärssystem att göra.
- Själva uppdateringen är odramatiskt i sig men om man inte har testat innan kan det vara någon anpassning som inte kommer med. Så mitt bästa råd är att man kör igenom sina flöden och ser till att de fungerar som tidigare, och gärna att man gör det flera gånger.
Planer för framtiden
Vad händer hos EAB framöver då? Per berättar att de har ett pågående projekt tillsammans med oss på Jeeves med att kunna visualisera data.
- I ett första steg är det utleveranserna vi vill visualisera för att vi enkelt ska kunna se hur många orderrader vi har, hur mycket som är plockat och vad som återstår. Målet är att det ska bli tydligare för alla som jobbar hur det går, att man i mitten av veckan kan se att vi har gjort hälften. Det här med visualisering är något som vi även ser kan vara användbart på andra avdelningar inom tillverkning. Vi planerar att köra korta morgonmöten där alla ser samma sak på en skärm och vi diskuterar vilka som är på plats, vad man ska tillverka, och vilka utmaningarna är, säger Per.
- Vi tittar även på att digitalisera utleveransprocessen framöver och att planera produktionen på ett effektivare sätt. Vi har tre olika produktområden med olika tillverkningsmetoder och utmaningar. En del är standardprodukter med en typ av planering och tillverkning som till exempel lagerinredning. Stålbyggnader är väldigt projektstyrt med ett helt annat sätt att planera och tillverka. Sen har vi portar som är en mix mellan standard och specialanpassad. Här ser vi att vi har chans att göra det mer effektivt, avslutar Per.
Det låter spännande, vi tackar för en trevlig pratstund och ser fram emot att kunna återkomma till alla spännande saker som händer hos er framöver!
Här kan du läsa om hur EAB har digitaliserat luncherna för anställda