C. Gunnarssons verkstads resa - från Excel till Jeeves ERP

För ganska precis ett år sedan, i slutet av 2021, gick C. Gunnarssons verkstad live med Jeeves ERP. Det var en stor omställning och en lång process att komma dit då de länge hade haft separata ekonomi – och lönesystem och använt sig ganska mycket av Excel. Vi har fått en pratstund med Ian Gunnarsson, tredje generationens CGV:are och den som höll i mycket av det praktiska när Jeeves ERP skulle implementeras. 

C. Gunnarssons verkstad startades i mitten av 50-talet av Ians farfar Cenneth Gunnarsson som var smed och åkte runt till olika sågverk i Småland. Mycket har hänt sedan dess och i dag har företaget 50 anställda och drivs vidare av Cenneths tre söner. CGV bygger maskiner för virkeshantering till sågverk. De har konstruktion och mekanisk verkstad på huvudkontoret i Vislanda och en automationsavdelning i Växjö.

Från enmansbolag till kunder runt om i världen

Ian själv har sommarjobbat på företaget sedan han var 11 år. Han berättar att han är stolt över sin farfars resa från enmansbolaget till där de är idag, över sin pappa och farbröders bidrag och att det är en bedrift att ha nått den nivån de är på och att de kan konkurrera med betydligt större företag.

- Våra kunder finns framför allt i Sverige men vi har en hel del kunder i norra Europa. Vi har även samarbetspartners i Kanada och Tyskland. Kunderna kontaktar oss när de antingen ska bygga en helt ny anläggning eller byta ut delar av den befintliga. Det finns ganska många sågverk och linjer och oftast är det inte så stora projekt utan det är mindre projekt när maskiner byts ut eller byggs om, förklarar Ian.

- Det kan vara en ny maskin som ökar verkningsgraden som tagits fram och som kunden vill använda. Och det är alltid en utmaning med att bygga in något i en befintlig anläggning. Allt vi gör är kundunikt, vi har vissa maskiner som är standardiserade men alla mått är specialanpassade efter lokal eller verksamheten, säger Ian.

Just att hela tiden förbättra och automatisera verkar vara ett genomgående tema både hos CGVs kunder och hos dem själva.

- Automatisering är viktigt för våra kunder, att bli mer effektiva och kunna producera mer och få mindre spill. Så branschen går mot ett mer automatiserat arbetssätt men samtidigt behövs det alltid operatörer som har koll på delar av eller hela linjen, förklarar Ian.

Varför behövde ni ett affärssystem?

- Tidigare hade vi inget affärssystem utan vi hade separata system för ekonomi, tidredovisning och lön. Och så körde vi ganska mycket med Excel, berättar Ian.

- Drivkraften initialt var att vi ville få bättre koll på vårt lager, vi inventerade en gång per år och material köptes in löpande mot projekt, reservdelsordrar och andra ordrar. Vi ville få en enklare uppföljning av projekten och verksamheten löpande utan att behöva sammanställa allt manuellt varje månad, berättar Ian.

Men att upphandla ett nytt affärssystem är inte det enklaste. Ian berättar att de hade funderat på att skaffa ett under flera år men att tiden inte riktigt hade räckt till. När en av delägarna lämnade över ansvaret för en avdelning till en annan frigjordes tid och de bestämde sig då får att ta hjälp av en upphandlingskonsult, och det var då Herbert Nathan kom in och fick uppdraget att hjälpa till med upphandlingen.

Varför Jeeves ERP?

CGV tittade på flera andra affärssystem men valde Jeeves ERP då de har tre olika delar inom bolaget, projekthantering, tillverkning och service. Och varje del har egen försäljning och tillverkning.

- De andra systemen var inte lika flexibla som Jeeves ERP, det skulle vara svårt att hoppa mellan de tre olika delarna utan att ställa till det. I standard i Jeeves ERP finns det en servicedel så vi kunde bygga upp projekthanteringen och ha vanliga kundordrar separat, förklarar Ian.

Hur gick implementationsprojektet?

Ian berättar att implementationsprojektet gick bra men att det blev många förändringar under resans gång mot vad de först hade bestämt i förberedelse- och designfasen.

- Att det blev många förändringar berodde på att vi inte hade haft ett affärssystem tidigare och inte visste hur Jeeves ERP såg ut eller fungerade. Vi hade bestämt att vi skulle hålla oss till Jeeves Standard så mycket vi kunde så det blev ganska mycket bollande och testande mellan oss och Jeeves konsulterna på hur vi kunde lösa det på bästa sätt i Jeeves ERP, berättar Ian.

Höll ni tidplan och budget?

- Vi sköt på tidplanen något men höll budgeten. Dessutom flyttade vi om och tog in fler saker i första fasen som inte var tänkt från början. Till exempel lagerhanteringen, som var tänkt att komma i andra fasen, tog vi med i första fasen för att maximera nyttan vi skulle få ut av affärssystemet vid go-live. Att vi sköt på tidplanen var ett gemensamt beslut då vi ville fortsätta testa visa saker och samla på oss mer kunskap om systemet innan go-live datumet, säger Ian.

Hur skulle du jämföra livet innan Jeeves ERP och nu?

- Nu har vi varit live med systemet i nästan ett år och det som har gett oss mest värde är servicehanteringen, tidigare hade vi ett Exceldokument med massa länkningar och att i stället hantera det i Jeeves ERP är ett stort plus. Sen har vårt lager blivit bättre, vi har satt upp bra hantering kring beställningar, inleveranser och sett till att det finns reservationer så att varor kan plockas ut, säger Ian.

- Det som varit jobbigast att ställa om till är närvaro – och produktionsstämplingen, där skiljer det sig mycket hur vi var vana och jobba och hur vi ska jobba nu i affärssystemet. Det nya arbetssättet ställer ökade krav på att vi alltid måste stämpla aktivt då det är svårare att gå in och justera i efterhand, säger Ian.

- Men Jeeves ERP har gjort stor nytta för oss, en av de smidigaste sakerna är att vi nu kan söka i systemet och komma vidare, vi kan enkelt hitta transaktioner och se var de kommer ifrån. Det är mycket enklare att felsöka nu än tidigare då vi har all information på ett och samma ställe. Beställningarna är i systemet, inte i någons mejlkorg så vi har blivit mindre personberoende, säger Ian.

Vad önskar du att ni hade gjort annorlunda?

- Med facit i hand så skulle jag ha involverat fler kollegor från verksamheten. På så sätt hade vi kunnat fånga upp fler saker från verksamheten och de hade även lärt sig systemet under resans gång. Det är alltid udda saker som dyker upp i projektet och hade fler varit involverade hade vi fångat upp de sakerna tidigare, säger Ian.

Vad händer härnäst?

- I nästa fas tittar vi på en CAD-integration och att vi ska bli bättre på att kalkylera enskilda maskiner. Vi är duktiga på att kalkylera helheten och har stor pricksäkerhet i det men när det är mindre affärer och mindre maskiner så är det svårare. Då kommer ritningsunderlaget ganska sent i processen och det är svårt att kalkylera när den inte finns. I framtiden ska vi kunna importera CAD- strukturen från ritningarna i maskinen och när vi offererar nytt så kopierar vi den maskinen och använder det som bas. Det här kan vi sen revidera när vi har den faktiska ritningen, berättar Ian.

Har du några råd till andra som ska implementera Jeeves ERP?

- Mitt bästa råd är att inte lägga installationen av Jeeves och go-livedatum för tätt utan ha utrymme för att testa. Det är sällan man fångar upp allt i förberedelse- och designfasen utan det fångas ofta upp när man testar. Under testningen kanske man hittar en smidigare väg än vad man hade tänkt i designfasen. Jeeves ERP är ett stort system så det finns flera olika sätt att lösa saker på, då är det bra att ha tillräckligt med tid så man kan hitta det bästa sättet för verksamheten, avslutar Ian.

Tack för pratstunden Ian!