Automatisering nyckeln till framgång för Otto Olsen

När man bestämt sig för att kunna erbjuda marknadens största sortiment av industriprodukter och dessutom ha snabba leveranser och service i världsklass gäller det att ha ordning på sina interna processer och säkerställa att de är så optimerade som möjligt. Det här är något som Otto Olsen i Norge har lyckats med, vi har fått en pratstund med företagets vd Kjetil Høgbakken. Här delar han med sig av hur de har lyckats med sin resa inom automatisering och digitalisering. 

Otto Olsen är ett handels- och tillverkningsföretag som levererar tekniska produkter och komplexa lösningar till industri och handel. Det kan vara allt från tätningar och tekniskt gummi till olika transmissionsprodukter, gjutna och bearbetade produkter i plast, cellplast, speciella smörjmedel, slangar och andra tekniska industriprodukter. De producerar ungefär 20 procent själva och resten köper de in från olika leverantörer runt om i Europa.

Kjetil Høgbakken, Otto Olsen

Duktiga på att hitta möjligheter

- Otto Olsen har vuxit mycket sista 20 åren men det är i grunden ett gammalt anrikt företag som etablerades 1866. Det är samma familj i fjärde generationen som driver det idag och de har alltid varit duktiga på att hitta möjligheter, säger Kjetil.

Kjetil själv har varit med på Otto Olsens resa sedan 2014, han berättar att han uppskattar att det är korta beslutsvägar och att han blir involverad hands-on i processerna. Han nämner också att de 115 anställda inom företaget är som en stor familj och det är många som trivs och stannar länge.

- Våra kunder finns främst i Norge men vi exporterar även en del till norska kunder som bedriver verksamhet utomlands. Vi har ungefär 3000 aktiva kunder som har höga krav på oss i form av snabba leveranser och av produkter i lager. För att tillgodose de behoven har vi byggt upp ett stort lager med 60 000 produkter som är värt 180 miljoner och vi har en omsättning på 50 miljoner Euro, berättar Kjetil.

Djup specialistkompetens inom produkterna

- Vi har en webbshop där kunderna kan lägga beställningar men även en säljkår på åtta personer samt kundservice som tar emot ordrar via e-post. Det som gör oss unika är att vi har egna produktavdelningar med produktspecialister som har djup kompetens inom våra produkter och lösningar så de jobbar nära kunderna för att hitta rätt lösning, förklarar Kjetil.

Jeeves ERP viktig kugge i maskineriet

Otto Olsen har haft Jeeves ERP som sitt affärssystem i snart tio år och det är i affärssystemet de hanterar order, inköp, ekonomi samt lagerhantering. Till det har de kopplat en WMS-lösning samt ett helautomatiserat lager via Autostore.

- Vi har lagt mycket tid och energi på att automatisera vårt lager, vi använder en lösning från Autostore där lådor med produkter staplas på varandra i ett stort rutnät. Ovanpå allt åker robotar och flyttar om lådorna på mest effektiva sätt och ser till att rätt produkt kommer ned till stationerna där våra medarbetare står och tar emot produkterna. Det här har gjort att vi är mycket mer effektiva och vi sparar även lageryta när produkterna staplas på varandra, tidigare sprang medarbetarna runt och plockade varor men det här har inneburit att vi har sparat 15 heltidsanställda, säger Kjetil. 

Enkelt att anpassa efter Otto Olsens behov

- Jeeves ERPs styrka är att det är enkelt att anpassa till våra behov. Jag ser att andra bolag inom koncernen använder andra affärssystem och då kan jag se att Jeeves ERP är enklare att jobba i och med. Vi tittar just nu på att ersätta vårt nuvarande WMS-system med Jeeves WMS då vi ser fördelar med att hantera färre system, dels med ett WMS som är helt integrerat i affärssystemet. Vi har haft en del problem med saldofel och det tar tid och kostar pengar att felsöka. Vi får se vilket beslut vi tar, vi har gjort studiebesök hos en annan Jeeveskund som använde Jeeves WMS men de hade ingen egen produktion så vi vill gärna se hur det fungerar i praktiken och ta del av lärdomarna innan vi tar beslut, säger Kjetil.

- Det som har varit en utmaning är att anpassa framför allt regler inom ekonomi och få dem anpassade för norska marknaden, sådana saker som moms till exempel som fungerar annorlunda i Norge, förklarar Kjetil.  

Automatisering A och O

Att automatisera och effektivisera står högt på agendan hos Otto Olsen och en som är med och pushar på alla områden i den riktningen är Kjetil själv.

- Vi försöker automatisera de flesta processerna för att kunna bli mer effektiva och ge bättre service till våra kunder. Mindre kunder erbjuder vi en web shop där de själva kan lägga order medan större kunder har egna inköpssystem och skickar beställningar via EDI eller andra format. Gemensamt för alla ordrar är att de ska gå direkt in i våra system och orderbekräftelsen skickas ut per automatik. Vi skickar även ut dokumentation automatiskt till kunderna, på så sätt sparar vi tid och det blir mer korrekt från början. Ledtiden blir även kortare och det blir en bättre upplevelse för kunden, förklarar Kjetil.

Bästa sättet att optimera processer

På frågan om vad Kjetils bästa tips är till andra företag är som vill bli bättre på att automatisera sin verksamhet kommer svaret snabbt och utan betänketid, det märks att det här är något Kjetil verkligen brinner för.

- Mitt bästa tips är att inte starta med systemet utan att i stället starta med en processkartläggning av alla processer i företaget, hur arbetar ni idag. Det bästa är att engagerade alla anställda i det här, att samla alla i ett rum och gör en workshop med post-it lappar på väggen. Då kan ni identifiera vilken del av processen som är det som är arbetskrävande eller den processen som ger upphov till mest fel. Och utifrån det komma fram till en ny process. Om den processen kräver ett nytt arbetssätt som systemet inte stödjer behöver systemet anpassas till den nya processen, inte tvärtom, berättar Kjetil.

Otto Olsen har lyckats väldigt bra med sitt arbete i att kartlägga processer och förändra arbetssätt, när de själva gjorde övningen mynnade det ut i en lång lista på saker som de ville automatisera och förbättra. En sak var att automatisera orderinläggning till exempel som de sedan har arbetat systematiskt med att genomföra.
- Vi gör det här arbetet så vi hela tiden kan öka volymen med den bemanningen vi har och för att vi ska bli mer effektiva, avslutar Kjetil.

Skulle du rekommendera Jeeves ERP till andra? 

- Ja jag skulle rekommendera Jeeves ERP, det är ett flexibelt affärssystem som går att anpassa efter olika verksamheter. Sen är det viktigt att komma ihåg att för att man ska få ut det mesta av sitt affärssystem handlar mycket om interna rutiner och upplärning, det är väl värt att lägga tid på det i början, avslutar Kjetil.

Tack för pratstunden Kjetil!

Är du nyfiken på Otto Olsen, då kan du läsa mer här

Här kan du läsa mer om hur Jeeves ERP kan hjälpa ditt företag