Digitaliseringsresan inifrån: Tapwell berättar – Del 1

Tapwell är ett svenskt företag som levererar blandare och tillbehör för kök och badrumkranar. Med skandinavisk estetik, stor nyfikenhet på modern teknik och aktuella inredningstrender introducerar de hela tiden ny design och utvecklar deras sortiment med innovativa ytbehandlingar. Alla blandare produceras i Italien och Tapwell har återförsäljare och grossister i Sverige, Norge och Finland med kontor i respektive land. Tapwell har tre varumärken, Tapwell (blandare), Bricmate (kakel och klinker) och Haven (badrumsmöbler).

Idag har Tapwell med hjälp av Jeeves partner Pageros tjänster digitaliserat och effektiviserat "order-to-cash" och rullat ut tjänsten i flera länder. Så hur gjorde man allt detta?

Hur digitaliseringsresan startade

För tio år sen fick Måns Hammarbäck, idag Business Developer på Tapwell, en praktikplats hos företaget. Hans uppgift hos Tapwell var bland annat att sitta och vika fakturor. Ett administrativt arbete som var tidskrävande och gav skavsår på fingrarna.

- Det var väl där någonstans när man hade tröttnat på att göra allt manuellt som jag hittade Pagero. Vi började med att lösa printdelen, så i stället för att jag skulle behöva sitta och vika alla papper outsourcade vi den biten till Pagero. Med tiden fick vi allt fler och fler förfrågningar om att digitalisera vårt utgående fakturaflöde och allt eftersom satte vi i gång med EDI, både e-fakturor och andra dokument, till de kunder som kan ta emot det formatet. Så för att summera det började vi initialt med det utgående fakturaflödet som print, e-mail och e-fakturor men nu även orderflödet, berättar Måns Hammarbäck, Business Developer på Tapwell.

Drivande faktorer för digitaliseringen

Alla Tapwells utgående fakturor skickas direkt via Jeeves ERP. I Sverige skickas fortfarande många fakturor som PDF men allt fler efterfrågar e-faktura men i det norska och finska bolaget skickas majoriteten av alla utgående fakturor elektroniskt.

- Norge och Finland ligger väldigt långt fram digitalt, det tar emot lite att säga det men de ligger längre fram i dessa delar. I våra grannländer finns det många mottagare och många har det även som krav att fakturor ska skickas elektroniskt., Riktigt där är vi inte i Sverige än, förklarar Måns.

Allt som Tapwell har kunnat digitalisera har de försökt digitalisera, dels för at det tar bort väldigt mycket manuell hantering, dels för att med hjälp av Pagero skapa ett väldigt enkelt flöde.

- Allt som vi gör, alla transaktioner har utgångspunkt i Jeeves. Det enda vi behöver göra är att lägga till mottagaren och kundnumret sen säger det bara swosh. Vi behöver inte lägga någon energi på det, det går automatiskt. En av de stora vinsterna med det här är att jag och ekonomi kan släppa hela det utgående flödet. Så fort flödena är uppsatta så behöver vi inte lägga mer tid på det, det är väldigt skönt, fortsätter Måns.

Många gånger har det även varit helt avgörande för Tapwell att kunna erbjuda sina kunder EDI för att få affärer. Många företag vill inte kompromissa utan väljer en annan leverantör om inte kravet uppfylls.

- Det är otroligt skönt att kunna komma i stora upphandlingar eller i större affärer och säga att ”Det är inga problem, vi kan skicka allt elektroniskt”, redan där har man ett försprång, berättar Måns. 

3 viktigaste incitamenten för att göra en digitaliseringsresa enligt Måns

Förenkla processer och ta bort manuella moment

Hos Tapwell i Sverige är det väldigt låg overhead. 30 medarbetare som gör allt från sälj till lager, logistik och marknad men trots det omsätter Tapwell närmare 300 miljoner. För Tapwell handlar det om att minska belastningen på ekonomi och i framtiden hos sina innesäljare. De vill kunna lägga ett större fokus på försäljning och sin core-produkt än att sitta och knappa ordrar. Mer tid och kärlek till kunderna!

Lagkrav för elektroniska dokument

I andra länder ser man att det finns lagkrav kring elektronisk dokumentation, både att skicka och ta emot. Det krav som finns i Sverige idag är att om du är en leverantör inom offentlig sektor måste du skicka elektroniska fakturor till myndigheter och detta är något som vi hoppas att det kommer komma fler krav kring i framtiden.

Skalbarhet för tillväxt

Tapwell har med sin digitalisering även gjort en tillväxtresa, och fortsätter att expandera. När de började att digitalisera och automatisera sina processer för åtta år sen omsatte de 150 miljoner i hela koncernen, idag omsätter hela koncernen 560 miljoner. Digitaliseringen har alltså gett Tapwell möjlighet till att fokusera på försäljning växa ännu mer.

Mer om Tapwells fortsatta digitaliseringsresa kan du läsa om i Del 2, stay tuned.

Läs mer om Tapwell Läs med om Pagero