Skapa en förbättringsplan och öka affärsnyttan av ditt ERP
Är allt som det alltid varit?
De senaste åren har ju präglats av en enormt hög förändringstakt, och ERP-branschen är inget undantag: tvärtom. Så svaret på den frågan är ”nej”. Kundkrav, leverantörskrav, organisationer och den egna verksamheten förändras ständigt. Kunskapen i bolaget förändras och hur du en gång satte upp ditt ERP och dina processer kanske var rimligt då, men fungerar det på samma sätt idag?
Förmodligen inte. Utvecklingen och verksamhetsförändringar har med största sannolikhet gjort att dina processer har utvecklats och ser annorlunda ut idag. Det finns säkert fler delar som du vill digitalisera och processer som går att förenkla. Så hur ser du då över ditt affärssystem och hur förbättrar sättet ni jobbar på idag? För det är ju självklart alla vill utvecklas, både på kort och lång sikt!
När ni har kommit fram till att allt inte är som det alltid har varit bör ni ta fram en processförbättringsplan. För användarupplevelsen, för användarkunskapen, för effektiviteten och för kvaliteten. Denna processförbättringsplan ska sedan vara beslutad och förankrad inom organisationen.
Vad är en processförbättringsplan?
En processförbättringsplan är en plan du sätter upp (för att precis som det låter). förbättra processer och sättet ni arbetar på. Det första du ska göra är att ställa frågan, vem gör ni det här för och varför? Det finns många förbättringsområden så det gäller att identifiera vilka områden ni vill förbättra, besluta omfattningen och prioritera var ni ska börja. Samma frågeställningar finns egentligen inom alla områden, varför arbetar vi som vi gör idag och hur kan vi arbeta på ett effektivare sätt?
Så skapar du en processförbättringsplan
En processförbättringsplan blir oftast bäst om du får ett helikopterperspektiv och helhetssyn över det hela. Så när du har identifierat vilka förbättringsområden du ska jobba med så behöver ni göra följande:
- Sätta upp en projektplan Vilka möten/workshops ska genomföras? Vilka från organisationen ska vara med och vem ska göra vad?
- Kartlägga nuläge Kartlägg och dokumentera hur nuläget ser ut. Har ni färdiga proceskartor redan? Om inte, skapa dessa. Hur ser era processer ut? När ni tagit fram detta, förankra det med organisationen så att ni fångar in alla väsentligheter.
- Identifiera och beskriva förbättring Var har ni smärtor och problem? Vad har ni önskemål och behov? Både internt och från leverantör, kund och andra parter. Hur kan ni göra saker effektivare och bättre? Identifiera och beskriv vad det är ni behöver åstadkomma för att ta er framåt och förbättra processerna.
- GAP analys Gå igenom det nuläge som ni har kartlagt och jämför med ert behov. Vad är gapet där emellan? Vad är det ni behöver göra för att gå från nuläget till ert önskade läge? Ta fram och föreslå åtgärder.
- Förbättringsplan
Sammanställningen mellan dessa åtgärder blir en förbättringsplan som ni kan presentera och gå igenom för ett inriktningsbeslut/framtida plan. Och den här förbättringsplanen kan såklart förändras eller ändras efter ert behov, för din organisation är ju konstant i utveckling och förändring. Men den beskriver kort: vad vill ni göra, när vill ni göra det, i vilken ordning och i vilken omfattning.
I slutändan handlar det om att sätta i gång en förbättring och en framtida förvaltning av affärssystemet. I ett sådant här arbete handlar det om att få fram superanvändare och en förvaltningsorganisation, och det måste finns på din sida som kund. Det måste finnas hos er för att vi som leverantör ska kunna ställa rätt frågor och få svar på de så att ni ska kan arbeta framåt och prioritera mellan vilka förbättringsområden ni vill jobba med.