Lageroptimering…vad är det egentligen?

Lageroptimering är ett ämne som tagit sig allt högre upp på företags agenda. Omvärldsläget har de senaste åren haft stor påverkan och fortsätter att påverka försörjningskedjor över hela världen, begränsar i tillgången på råvaror, snabba förändringar i konsumentbeteende och ger störningar i försörjningskanaler. Förutom att det finns stora pengar att spara kopplat till lagret, så inser allt fler företag även vikten av att digitalisera och automatisera delar av sina inköp och lagerproccesser för att rusta för framtida utmaningar.

Vi får ofta frågor från företag vi träffar om vad de kan göra för att bättre optimera sina lager. Vi tog därför tillfället i akt att prata med Julia Montgomery, Customer Success Manager hos vår partner EazyStock om vad lageroptimering är och hur man kommer igång med att optimera lagret.

Konsten att balansera lager och servicenivå

Förenklat skulle man kunna förklara lageroptimering som konsten att balansera höga servicegrader med så låga lagernivåer som möjligt.

Viktigt att se över och optimera tre delar:

1. Efterfrågeprognoser - hur mycket man tror att man kommer att sälja framöver.  
2. Lagerstrategi - vad, var och hur mycket man optimalt bör ha i lager. Vissa dyra artiklar med låg efterfrågan kanske inte behöver lagerläggas alls, medan man kan ha billiga artiklar med hög efterfrågan på lager i större kvantiteter.  
3. Inköp och återanskaffning - när man ska köpa in och i vilka kvantiteter för att balansera ledtider, optimera transportkostnader, fylla upp containrar mm.

Det kanske kan låta enkelt vid första anblicken, men var och en av dessa delar har en rad utmaningar och det kan snabbt bli ganska komplext. Och har du några hundra, eller tusen artiklar i lager blir det näst intill omöjligt och väldigt tidskrävande att hålla parametrar och beräkningar för alla artiklar uppdaterade manuellt. Så det gäller att bryta ner det i mindre delar för att det ska bli hanterbart, berättar Julia. 

3 steg till bättre lageroptimering

1. Effektiva efterfrågeprognoser

För att kunna prognostisera sin efterfrågan behöver man förstå var i produktlivscykeln sina varor befinner sig. En produkt kan till exempel gå från att vara ny på marknaden utan någon efterfrågan, till en positiv trend, till att bli stabil och snabbrörlig, till att gå in i en negativ trend och slutligen bli svårsåld och försäljningen dö ut helt. Om man analyserar sin försäljning noggrant och regelbundet kommer man att kunna se var sina artiklar är på väg och därmed justera efterfrågeprognoserna så att man inte köper in för lite vid en positiv trend, eller för mycket när en vara håller på att dö ut.

Nästa steg är att ta reda på om man har några säsongsartiklar i lager. Om man baserar sina efterfrågeprognoser på det senaste kvartalets försäljning kan det blir väldigt fel om man har stora säsongsvariationer. Ta till exempel försäljning däck, man kommer troligen inte sälja lika många dubbdäck i mars som man gjorde kvartalet innan och tvärtom gällande sommardäck.

- Sen har man också kampanjer och reor att ta hänsyn till. Exempelvis Black Friday eller mellandagarna där efterfrågan kommer att slå i taket på vissa produkter. Detta måste man naturligtvis även ta hänsyn till när man gör sina efterfrågeprognoser. . Det kan låta självklart att planera lagernivåer i god tid inför kampanjer, men i verkligheten görs detta oftast slarvigt, vilket i sin tur kan leda till att en hel kampanjen går fel med missnöjda kunder eller stora överlager som följd, förklarar Julia.

2. Korrekt lagerstrategi

För lagerstrategi finns olika metoder, men vanligt är att man gör en ABC-analys. Det går ut på att man klassificerar sina artiklar utifrån årsvärdesförbrukning och plockfrekvens. När man mappat in artiklarna i A, B och C-grupper kan man enkelt se att sina skruvar och muttrar, med lågt värde och hög efterfrågan, bör lagerläggas i ganska stora kvantiteter. En dyr maskin som man säljer 1–2 gånger om året kanske man, å andra sidan, kan köpa in på förfrågan när man får en beställning.

Utöver detta behöver man ett säkerhetslager för att täcka upp för oförutsedda toppar i efterfrågan och om leverantören inte lever upp till den ledtid som de lovat. Säkerhetslagret behöver även det justeras vartefter produkten rör sig i livscykeln och var i ABC-matrisen den befinner sig. Man kan beräkna säkerhetslagret på lite olika sätt, men så kallade statistiska metoder är oftast att föredra.

Det är även av största vikt att planera och se till att lagret distribueras på ett optimalt sätt. Det spelar ingen ju i slutändan ingen roll om du har exakt rätt kvantitet av rätt produkter om du lagerlägger dom på fel ställe. Då kommer det kosta dig dyrt i lagerflyttar och ta lägre tid för kunden att få produkten, förklarar Julia.

3. Planera inköp och återanskaffning

Först och främst behöver man beräkna beställningspunkter och beställningskvantiteter för sina produkter eller produktgrupper. Beställningspunkten är NÄR man ska beställa och beställningskvantiteten HUR MYCKET. Optimalt kommer en leverans lagom till att lagernivåerna touchar säkerhetslagret och fyller upp till den nivå man bestämt i steget innan, med hjälp av sin ABC-analys.

Att ha koll på sina leverantörers ledtider och produktionsscheman är avgörande för att man ska kunna planera beställningarna. Man behöver även ta med ev. helgdagar, då fabrikerna är stängda, i beräkningarna.

- Det kinesiska nyåret är en klassisk helg som kan överraska många i västvärlden. Det är inte ovanligt att produktionen då står stilla i 1–2 veckor, vilket man förstås behöver planera för, poängterar Julia.

För att komplicera det ytterligare kan man ha krav på minimikvantiteter från producenten, eller så kanske man behöver fylla upp en container. Slutligen är det många som vill tajma leveranser till vissa dagar så att man kan planera in extra lagerpersonal som tar emot transporten.

Automatisk lageroptimering i affärssystemet

Det kan snabbt bli komplext om man har många artiklar i lager. Allt det här går att räkna ut manuellt, i exempelvis Excel, och det finns även stöd i Jeeves ERP för att sätta parametrar såsom säkerhetslager och beställningspunkter.

- Misstaget många gör är att man sätter dessa en eller ett par gånger om året, och då missar man trender, säsonger, förändringar i leverantörsscheman och mycket annat som påverkar efterfråga och leveranser. Detta leder till dåliga servicegrader eller för höga lagernivåer, eller i värsta fall både och, tillägger Julia.  

Den enklaste och mest kostnadseffektiva lösningen är att låta ett system hjälpa lyfta bort tidskrävande manuella uträkningar och som istället gör allt detta automatiskt. Ett system som ger dig kontroll över ditt lager. Inköps- och lageroptimeringslösningar som EazyStock talar om för dig exakt när det är dags att beställa, i vilka kvantiteter och till vilket lager - för att du alltid ska ha det optimala lagret.

Så oavsett om du kämpar med tidskrävande beräkningar kalkylblad, drunknar i överlager eller spenderar en förmögenhet på brådskande beställningar för att täcka upp för oväntad efterfrågan, så kan lageroptimering vara lösningen för dig. 

Om du redan har Jeeves ERP idag och är intresserad av att optimera ditt lager så integreras EazyStock till Jeeves via en färdigbyggd adapter, enklare än så blir det inte!

Hör av dig om du vill veta mer om hur du optimerar ditt lager