Kan projekt bli mer effektiva på distans?

Somliga saker kan man inte förutspå och när dessa inträffar är det bara att ställa om och anpassa sig utifrån de förutsättningarna som råder. Jeeves uppgraderingsprojekt med Uptime & Marine Aluminium var ett sådant tillfälle där man istället för att ses fysiskt och uppgradera affärssystemet tog beslutet att göra arbetet helt på distans och istället fokusera på digital kommunikation och ett ännu mer dedikerat samarbete för att gå i mål.  

- Enligt den ursprungliga planen skulle vi egentligen tillsammans med Jeeves konsulter utföra uppgradering och tester fysiskt. Men på grund av situationen med Covid-19 blev inte detta möjligt. Vi övervägde först att skjuta upp hela projektet, men med de utmaningar som det skulle ge oss tog vi chansen att uppgradera vårt affärssystem ändå, och då på distans, berättar Kenneth Sörensen, Ekonomichef på Uptime.

Om Uptime & Marine Aluminium

Uptime, en del av Marine Aluminium, är världsledande när det gäller att utveckla säkrarörelsekompenserade åtkomstlösningar (landgångar) för olje-, gas- och vindkraftsindustrin, offshore världen över. Uptime har ett antal beprövade landgångar från 6-57 meter som kan skjutas mot en plattform för kortare tid eller plattformar för långsiktigare anslutningar och det norska företaget har sedan starten 1979 levererat mer än 130 rörelsekompenserade landgångar offshore.

Uptime & Marine Aluminium hade tidigare Jeeves ERP version 4 men valde att uppgradera affärssystemet till version 6 för att få tillgång till ny och förbättrad funktionalitet.

- De norska myndigheterna har som krav att affärssystemet ska kunna hantera SAF-T-rapportering vilket den senaste versionen av Jeeves stödjer. Vi såg även att det fanns flera nyheter i Jeeves ERP version 6 som skulle ge oss möjligheter till förbättrad effektivitet i användningen av affärssystemet framöver, därför valde vi att uppgradera vårt ERP, inflikar Kenneth.

Att uppgradera sitt ERP på distans

När beslutet tagits att uppgradera affärssystemet på distans började planeringen. Vilka personer som skulle vara delaktiga från Jeeves sida samt vilka super users från Uptime & Marine Aluminium som skulle vara med för att säkerhetsställa funktionaliteten i den nya versionen av Jeeves ERP.  Man bokade in uppstartsmötet, uppföljningsmöten, tester och för att Jeeves konsulter alltid skulle vara tillgängliga skapades en grupp på Teams där all kommunikation hölls under projektet.

- Vi skapade en grupp i Teams där tekniker, projektledare och konsulter från Jeeves ingick samt ca 14 super users från kundens två bolag. Det skrevs, skickades skärmdumpar, ringdes, delades filer och man skapade även upp tasks för olika uppgifter. Detta fungerade väldigt bra, över förväntan faktiskt, berättar Jens Johansson, ERP-konsult på Jeeves.

Så fort man upptäckte någonting som inte var rätt kunde Uptime & Marine Aluminiums super users skriva i gruppen vad som var fel, man skickade med en skärmdump och taggade den konsult från Jeeves som man trodde kunde lösa problemet. Konsulten reagerade och löste problemen direkt. Den 13 mars påbörjade man testerna av den nya versionen och den 31 mars gjorde Jeeves den skarpa uppgraderingen och morgonen efter var både Uptime & Marine Aluminium igång igen, men nu med Jeeves ERP version 6.

- Vi har haft en lång och god relation sedan tidigare med flera Jeeves-konsulter som var involverade i projektet och det faktum att vi känner människorna på Jeeves och de vet hur vår organisation ser ut och fungerar gjorde att den digitala dialogen fungerade förvånansvärt bra. Eftersom vi har uppgraderat affärssystemet på distans har det tagit färre konsulttimmar från Jeeves men också färre interna timmar för att genomföra uppgraderingen, så slutsatsen är att projektet har gått väldigt bra, berättar Kenneth.

Tips till andra företag som ska uppgradera sitt ERP på distans:

Jens Johanssons tips till ERP-leverantören:

• Se till att hålla disciplinen, du ska satsa på att vara lika närvarande hos kunden som om du hade varit på plats fysiskt.
• Var alltid tillgänglig, istället för att kunden ska behöva lyfta på telefonen – se till att ha en strukturerad chatt där kunden snabbt kan få respons på frågor eller problem man stöter på.
• Kontinuerlig uppföljning, även fast man alltid har den dagliga kontakten. Se till att ha möten i kalendern där man faktiskt följer upp så att alla involverade i projektet vet nuvarande status.

Kenneth Sörensens tips till företaget som ska uppgradera:

• Ha en bra relation till leverantören, om du har en bra dialog med din ERP-leverantör, även informellt, så kan många problem lösas kontinuerligt utan att man måste lägga för mycket onödig tid från båda parter.
• Begränsa omfattningen av projektet, inkludera de väsentligheter och funktioner som är affärskritiska. Spara sådant som är nice-to-have till ett senare skede när man har större möjligheter för tester.
• Dra in på kostnader, genom att man uppgraderar systemet på distans så sparar man mycket pengar på resor och kostnader för konsulter, men också interna kostnader. Något att ha i åtanke!

Nästa steg från Uptime & Marine Aluminium

I den nya uppgraderingen till version 6 valde man att behålla den klassiska klienten, dvs att gränssnittet är densamma som i version 4 men att de nya funktionerna från version 6 är på plats. Detta gjorde man för att begränsa utbildningsbehovet och för att inte skapa en för stor förvirring hos användarna.

- I nästa steg ser vi fram emot att titta på den nya Desktopklienten för att även uppgradera användargränssnittet. Både för att systemet ska få en modernare look men också för att anpassa arbetsplattformen till olika roller i organisationen. Det kommer också vara intressant att se över möjligheterna för att skapa anpassade dashboards som förhoppningsvis kan förbättra effektiviteten på lång sikt. Vi kommer även att överväga systemet som molnlösning när vi känner att tiden är mogen för det, avslutar Kenneth.