Jeeves projektledare ger sina bästa råd för projekt på distans
Under vårt digitala event Jeeves Online eXperience i slutet av maj pratade två av våra projektledare om hur det är att driva projekt på distans, hur det har varit det senaste året och vad man bör tänka på. Vi har sammanfattat det hela så att du kan få ta del av deras tips och råd. Vi presenterar Emma Löfström och Patrik Nilsson som bland annat ansvarar för projekt som rör nya implementationer, uppgraderingar och nya utrullningar.
Hur har det sett ut under det senaste året när det kommit till att driva projekt?
- Det har i stort sett rullat på som vanligt, men såklart mycket mer på distans än tidigare. Just nu har vi bland annat ett väldigt stort implementationsprojekt där exakt allt körs på distans. Allt från förberedelsefas med förstudie och genomförande i form av uppsättning, utbildning och testfas där vi befinner oss just nu, berättar Emma.
- Jag har inte heller sett någon påverkan kring redan planerade eller påbörjade projekt utan i stället har dessa gått över till att genomföras på distans, och det har gått väldigt bra, fortsätter Patrik.
Vi har ju drivit projekt tidigare på distans också, hur kommer det sig att vi har gjort det på det sättet?
- Merparten av våra större projekt är nyimplementationer eller uppgraderingsprojekt och generellt så har ungefär hälften av uppgraderingsprojekten innan pandemin genomförts på distans och det senaste året har alla uppgraderingar genomförts på distans. Men genom att vi driver dessa tillsammans med en gemensam projektmodell och ett standardiserat arbetssätt så har det fungerat väldigt bra, berättar Patrik.
- Jag håller med, det blir mer effektivt både för oss och kunden och om kunden är utspridd på många olika kontor eller olika platser geografiskt så kan vi stödja kunden likabra, inflikar Emma.
- På Jeeves har vi alltid haft stor vana av distansprojekt, dels för att vi alltid har haft de förutsättningar av verktyg som krävs men också för att vi jobbar väldigt nära våra kontor, på vi finns på flera platser och så ser det oftast ut för våra kunder också, fortsätter Patrik.
Vad har vi sett för utmaningar med att alla projekt är på distans?
- Det finns såklart utmaningar, exempelvis alla de nya kunder som vi inte har haft en relation till tidigare. Då är det en utmaning att inte kunna träffas fysiskt och lära känna varandra. Att förstå kunden och kundens verksamhet är enklare att göra om man är på plats ute hos kunden. Sen är också utbildningar definitivt enklare att genomföra fysiskt, även om vi har fått det att fungera på distans, berättar Emma.
- Och även om det finns tekniskt stöd för det mesta så ersätter det inte helt kreativiteten som exempelvis uppstår när man står i ett konferensrum och målar på en white board. Har vi också möten i större forum med många personer så kan det vara lite svårt att få i gång samtal och diskussion, även fast det till slut ger med sig, men det kan det ta lite tid innan alla värms upp, fortsätter Patrik.
Så hur vana är våra kunder av att arbeta på distans?
- Det varierar ganska mycket. Innan pandemin kom var det många kunder som inte hade behov av att jobba på distans på samma sätt som de har nu, och de hade inte heller verktygen för att klara av det. Men nu har det verkligen blivit en stor skillnad och naturligt för de flesta. Och för de kunder som redan jobbade mycket på distans är dagsläget inget hinder, förklarar Emma.
Finns det saker som bli bättre av att köra på distans?
- Under det senaste året har vi sett att allt går att göra på distans. På Jeeves startar vi exempel varje dag med ett check-in-möte där vi stämmer av med alla inom teamen om våra mål och hur det går i våra pågående projekt. Dessa möten har varit väldigt uppskattade och som fört oss närmare varandra. Tittar man på projekten så försvinner all restid och resekostnader, vilket gör projekt på distans både tid- och kostnadseffektivt. Men jag tycker också att det bidrar till en bättre struktur, online-möten kräver mer förberedda agendor och en tydligare kommunikation. Och detta gör att vi får ut mer av mötena, berättar Patrik.
- En stor fördel är också att vi enklare kan spela in möten, utbildningar kan vara en sån del som man vill titta på igen i efterhand eller om någon missade så är det lätt att titta ikapp, tillägger Emma.
Hur tror ni att det kommer se ut framöver?
- Våra kunder tycker att det har gått över förväntan. Alla har blivit väldigt positivt överraskade, främst för att man ofta förväntat sig fler problem än vad som faktiskt uppstod. Men oavsett inställning så har vi fått det att fungera tillsammans och därför tror jag att man kommer se en fortsättning av projekt på distans, berättar Emma.
- Ja, beroende på vilken typ av projekt så kommer det nog vara en mix. Tar vi exempelvis uppgraderingar så kommer vi nog fortsätta genomföra dessa helt på distans, det kommer också vara vad vi rekommenderar. Men jag tror även att våra kunder framöver själva kommer att föreslå det, fortsätter Patrik.
Om man tvekar inför att genomföra ett projekt på distans, hur kan man bäst förbereda sig?
- Allt går att lösa, bara man vågar och har rätt inställning. Starten kan upplevas som lite omständlig men när man väl kommer in i det så funkar det väldigt bra. Se till att ni har digitala verktyg på plats som underlättar arbetet och ha som vana att slå på kameran på möten, det blir en mycket bättre kontakt man får och det känns mer som man sitter i samma rum, berättar Emma.
- Jag vill också verkligen understryka på att kameran är viktig. Jag hade ett projekt nu i början av året där vi haft projektmöten med kunden, vi körde först utan kamera i några veckor och när vi sedan slår på kameran så upptäcker vi att vi är grannar och bor mitt emot varandra. Detta hade ingen av oss kopplat tidigare, så slå på kameran. Det ger er bättre förutsättningar för ett framgångsrikt projekt.
