Dags för nytt ERP? Missa inte att jämföra Cost of Ownership
Att upphandla ett nytt affärssystem är oftast en långdragen och komplicerad process där det inte bara gäller att samla ihop vilka krav organisationen har på det nya affärssystemet, när ni sedan har kommit så långt att ni börjar jämföra olika leverantörer gäller det att få koll på alla detaljer och även vad systemet kommer kosta totalt över sin livstid, även kallat Total Cost of Ownership (TCO). Radar Group publicerade nyligen en rapport som handlar om vikten att välja rätt affärssystem och varför det är viktigt att ha koll på totala kostnaden för sitt affärssystem över tid.
Digitaliseringen och ny teknik har förändrat hur vi hanterar våra affärssystem och även vilka krav vi har på dem. Affärssystemen ska klara av en snabb förändringstakt både i verksamheten och när det gäller ny teknik och ny funktionalitet. Det här kommer vara avgörande för att företag ska vara konkurrenskraftiga och kunna hålla en hög digitaliserings- och innovationstakt.
Kärnan i den digitala utvecklingen
För att affärssystemet ska utgöra en konkurrensfördel i stället för ett hinder måste det stödja verksamhetens arkitektur, kunna hantera både generella och branschspecifika processer och ha en hög förändringstakt. Dessutom måste det vara flexibelt för ny teknik, processer, affärsmodeller och intäktskällor.
Med tanke på att affärssystemet i all högre utsträckning blir kärnan i den digitala innovationen, särskilt om man är verksam inom industrin, handel eller logistikbranschen, blir det allt viktigare att ha ett system som inte behöver bytas. Ett system som snarare kontinuerligt uppdateras och förnyas i enlighet med vår snabbt föränderliga omvärld. Det finns helt enkelt inte tid eller budget att byta i så korta intervall som krävs och därför är kostnaden för drift, förvaltning samt uppdateringar och nya anpassningar allt viktigare om värdet ska kunna bibehållas.
Varför Cost of Ownership?
Med tanke på att affärssystemet ska klara av ständiga förbättringar, nya funktioner och innovation baserad på data blir den initiala kostnaden för systemet mindre intressant och fokus hamnar istället på den löpande kostnaden – cost of ownership.
Kostnaden för drift, förvaltning, säkerhet och upprätthållandet av ett affärssystem över dess livslängd påverkas av affärsmodell, driftsmodell samt framför allt av de kostnader som uppstår när man uppgraderar eller förändrar systemet. Med allt snabbare förändringstakt så har vi konstaterat att också behoven av uppgraderingar och anpassningar ökar.
Skillnaden nu är hur olika affärssystem hanterar detta samt hur mycket som redan ”ingår” i form av ny funktionalitet som tillkommer i utvecklingen av plattformen utan att vi själva behöver anpassa eller programmera moduler. Det handlar alltså om att analysera kostnaderna som uppstår efter implementationen. Med andra ord är den intressanta kostnaden den ofta svårdefinierade kostnaden för drift, förvaltning, uppgradering samt nödvändiga förändringar i anslutning till dessa.
Vad är den årliga kostnaden för ett affärssystem?
Enligt rapporten från Radar Group så är den genomsnittliga årliga kostnaden för förvaltningsdelen (drift, förvaltning och support) 22 procent av den ursprungliga grundinvesteringen. Alltså ungefär var fjärde år betalar vi lika mycket för att ha systemet i gång som att få den sjösatt, och då ska vi komma ihåg att grundinvesteringen även den överstiger i genomsnitt 3–4 gånger sin initiala budget i den traditionella modellen. Molntjänster har därmed inte bara en lägre total initialkostnad utan också en lägre sannolikhet för att man går långt över budget.
Radar Group har även jämfört olika leverantörer av de system som har störst marknadsandelar (i Norden). Urvalet fokuserar på affärssystem med genomförd kundanpassning och i storlekssegmentet 200 anställda eller flera. De olika affärssystemen som finns med är IFS, Infor, Jeeves, Microsoft (Dynamics), Monitor, Oracle och SAP (S/4Hana).
Är du nyfiken på att del av jämförelsen och läsa hela rapporten klicka här.
5 tips till dig som ska upphandla nytt ERP
- Välj ett affärssystem som klarar av en snabb förändringstakt både när det gäller ny teknik och förändringar i verksamheten
- Säkerställ att affärssystemet klarar av både generella och branschspecifika processer
- Välj ett affärssystem som du kan växa i och som kontinueligt uppdateras och förnyas så slipper du byta det
- Välj ett affärssystem som har mycket funktionalitet från början och som går att anpassa
- Ta dig tid att jämföra olika leverantörer av ERP och få koll på vad den löpande kostnaden över tid kommer bli, det vill säga kostnaden för drift, förvaltning, säkerhet och för att ha affärssystemet i drift.
Är du nyfiken på Jeeves ERP, tveka inte att höra av dig till oss. Vi älskar att prata affärssystem.