7 tips till dig som vill göra boksluten enklare
Jobbar du på en ekonomiavdelning kanske inte just årsbokslut är det roligaste du vet med ditt jobb. Det är en tidskrävande uppgift under en period på året då det ofta är stressigt med en massa annat. Har du inte ordning och reda på underlag och siffror finns det risk för att det blir fel. Men det finns hjälp att få, både genom att ha koll på vad som ska göras och vilket stöd du kan förvänta dig från ditt affärssystem. Här får du våra bästa tips till dig som ska göra månads- och årsbokslut och dessutom använder Jeeves ERP.
1. Var ute i god tid
Det viktigaste vid ett års- eller månadsbokslut är att i god tid förbereda sig och ha koll på vad som ska göras. Exempelvis stämma av kund- och leverantörsreskontran fram till årsskiftet, stämma av banktransaktioner och lagersaldon samt uppdatera din bokföringsperiod, det vill säga avsluta och skapa ny period. Är ni flera som jobbar med det här är det viktigt att ni har en tydlig arbetsfördelning så ni vet vem som gör vad.
2. Gör saker löpande under året
Göra saker löpande under året, då blir årsbokslutet så mycket enklare. Se till att avstämningar och analyser inför månadsbokslut görs varje månad, rätta och korrigera så fort ni upptäcker fel och vänta inte till slutet av varje månad vilket är väldigt vanligt att man gör.
3. Ha ett stöttande affärssystem
Det är även viktigt att ha stöd av ett bra affärssystem. Har du ett affärssystem i bakgrunden som stöttar dig i dina ekonomiprocesser så blir både månads- och årsbokslut så mycket enklare. Då kan du jobba proaktivt inte bara under bokslut utan under hela perioden.
4. Automatisera så mycket du kan
Automatisering är nyckeln till att förenkla arbetet på en ekonomiavdelning. Ju mer du kan automatisera desto enklare blir ditt jobb så se till att du har ett system som möjliggör automatisering där det passar. Något som ett system bör kunna hantera automatiskt är periodiseringar, avskrivningar och återkommande bokningar. Det bör även ha färdiga finansiella rapporter för att analysera balans- och resultat, inte bara för att fastslå ett resultat utan i första hand för att upptäcka avvikelser mot tidigare perioder, år och budget.
Finns det avvikelser är det bra om de flaggas upp i systemet, använder du Jeeves ERP får du en notis i dashboarden, det kan exempelvis vara när verifikationer inte har uppdaterats eller fakturor som fastnat i flödet. Du kan även läsa in kontoutdrag från banken och då sköter Jeeves ERP alla bokningar med automatik.
5. Hantera fakturor i mobilen
Att kunna utföra uppgifter mobilt är också ett sätt att effektivisera och förenkla. Om du har ditt affärssystem mobilt kan ni även attestera fakturor i mobilen och få en snabbare hantering av leverantörsfakturorna. Det här hjälper både er på ekonomiavdelningen att få in leverantörsfakturorna i tid men underlättar även för de personer på företaget som attesterar fakturorna. De kan göra dem snabbt och enkelt med hjälp av mobilen. Det mobila gränssnittet kan även användas till att publicera olika KPIer och nyckeltal när bokslutet är färdigt vilket underlättar i kommunikationen med andra på företaget.
6. Ordning och reda på underlag
Om du har koll på vart alla underlag och dokument finns så går bokslutsarbetet mycket snabbare och du slipper lägga tid på att leta efter saker. Det går att spara dokument överallt i Jeeves ERP, i både program och kopplat till poster. Dokumenten kan vara i vilket format som helst, Excel, PDF, bildformat eller Word till exempel vilket gör att du snabbt och enkelt kan spara alla dina underlag inför bokslutet.
7. Hantera bolag i flera olika länder
En annan sak som kan ta tid i bokslutsprocessen är om företaget har bolag i flera olika länder och måste hantera differenser i interna mellanhavanden. Om koncernbolaget använder Jeeves ERP finns stöd för att jobba med Intercompany Transactions (ICT) där Jeeves ERP sköter all administration som order, inköp men även att skapa kundfakturan och leverantörsfakturan i de respektive bolagen. Kvar blir endast att reglera skulden, det här spar enormt mycket tid. Har bolagen i koncernen däremot olika IT-system så är det ännu viktigare att ha en bokslutsprocess som fungerar och som alla inom koncernen använder. Här kan ett BI-verktyg som Qlik Sense eller något annat verktyg komma väl till pass. Då kan du se de olika bolagen och få en samlad bild, mäta KPIer och analysera data.
Är du nyfiken på att veta mer om hur Jeeves ERP kan passa ditt företag?
Kontakta oss så bokar vi upp ett första möte.
