5 utmaningar en ekonomiavdelning brottas med
Effektivisering, automatisering och digitalisering – dessa tre ord ekar i våra öron varje dag och för ekonomiavdelningen är det extra viktigt att ha en process som är digitaliserad för att kunna automatisera, så att man kan effektivisera. Först då minskar de administrativa uppgifterna och man sänker sina kostnader och frigör tid.
En ekonomiavdelning är en strategisk rådgivare till företagets ledning och som ser till att hela organisationen följer de regler och lagar som finns. Ägnar ekonomiavdelningen för mycket tid åt administration (som många tyvärr behöver göra idag) så kan det förstnämnda vara svårt att hinna med. Så vad är då de största utmaningarna hos företag som ännu inte har ett automatiserat workflow på plats?
1. Tidsperspektivet
Att ha en analog process det vill säga att hantera alla leverantörsfakturor manuellt är tidskrävande och kräver mycket resurser. Bara att införskaffa ett elektroniskt fakturahanteringssystem med stöd för skanning och e-faktura gör det möjligt att hantera, granska och attestera alla fakturor digitalt i sin dator eller smartphone, oavsett om man är på jobbet, står i kö i mataffären eller sitter på tåget på väg till jobbet. Med matchning kan du även se till att fakturan automatiskt attesteras mot uppsatta regler eller ordrar.
2. Attestflödet
Att inte ha koll på var fakturorna befinner sig i processen och vem som är näst på tur i attestflödet bidrar till att skapa en flaskhals. Processen för attestering blir långsam, ostrukturerad och resulterar i påminnelser och räntefakturor. Med elektronisk attestering får man större kvalitetssäkring, minskar osäkerheten för bluffakturor och minimerar risken för att inte betala i tid. Personerna på leverantörsreskontran får fullständig kontroll över hela attestflödet.
3. Dålig överblick
Få ett helikopterperspektiv över alla fakturorna i realtid, hur många fakturor är på väg att förfalla? Vad är den genomsnittliga tiden för att processa en faktura? Kom fakturan in på papper, PDF eller som e-faktura? Med en bra överblick över flödet får leverantörsreskontran en chans att effektivisera det dagliga arbetet.
4. Arkivering av fakturorna
Att behöva gå till pärmarna varje gång man vill titta på en historisk faktura är bara ett jobbigt moment. Så glöm nu allt vad gäller pappershögar och pärmar. Alla fakturor lagras och förvaras i ditt fakturahanteringssystem och gör det möjligt att med ett knapptryck komma åt alla historiska fakturor.
5. Risk för fel
Risken för att någonting blir fel är stor när till exempel alla belopp, leverantörer, moms och valuta med mera ska hanteras manuellt. Tar man emot e-faktura är risken för fel obefintlig. Givetvis kommer inte alla leverantörer att kunna skicka e-faktura, men genom programvara för tolkning och validering av papper- och PDF-fakturor minskar risken för fel.
Sitter man idag med finansiella processer som är föråldrade och manuella så är det dags att se över dessa. Inget företag är för litet för att investera i ett automatiserat workflow, alla har möjligheten att automatisera och effektivisera sin egen tid – men man måste hitta det system och den leverantör som matchar ens behov och som förstår vilka utmaningar man har idag.