5 tips till dig som ska upphandla nytt ERP
Prioritera kraven, gör en rimlig tidsplan och var aktiv! De råden ger Jeeves upphandlingsexpert Ninni Fornander när du ska upphandla ett nytt affärssystem. En upphandling av nytt affärssystem är ett omfattande projekt och det är därför viktigt att resultatet blir bra. Oavsett om du driver upphandlingen själv eller tar stöd av en konsult bör du vara engagerad i processen. Det är ni som är experterna – ingen kan er verksamhet lika bra som ni.
Ninni Fornander är Services Sales Manager på Jeeves och har lång erfarenhet av upphandlingar. Här ger hon sina fem bästa tips inför en upphandling av ERP:
1. Prioritera och fatta dig kort
Det händer att en RFI är så lång som 1000 punkter. Att skriva så långa kravlistor är tidsödande både för er och för de leverantörer som ska svara på underlaget. Tänk inte att ni måste få med allt, utan prioritera istället att nämna det viktigaste. Då blir det enklare att sålla bort de leverantörer som kanske möter 999 mindre viktiga punkter – men bommar på den avgörande frågan.
”Med en lång RFI kan det bli ett hav av krav där det är svårt att urskilja vad som är viktigt”, säger Ninni Fornander.
2. Gör en realistisk tidsplan
Det är viktigt att ha en realistisk tidsplan för hela projektet, både upphandling och implementation, så att organisationen har möjlighet att ta emot ett nytt system. Inte sällan finns en orimlig förväntan på när en ny leverantör kan sätta igång och jobba. Det är inte ovanligt att beslut tas vecka ett och att tidsplanen anger att leverantören ska sätta igång vecka två.
En välmående och stabil leverantör har inte sådana resurser på bänken som sitter och väntar på jobb. De resurser ert projekt kräver behöver som regel bokas in uppemot sex veckor innan start. Räkna därför med ställtid när ni gör er tidsplan. Då får ni en realistisk plan som inte spricker redan andra veckan.
3. Lägg in ett frågemöte
I de flesta fall är det värdefullt att hitta en leverantör som kan er bransch. Ett sätt att undersöka branschkunskapen är att ta referenser. Ett annat sätt är att lyssna på vilka frågor leverantören ställer. En kunnig leverantör ställer insatta frågor. Se till att arrangera ett frågemöte med de leverantörer ni överväger. Där är ert viktigaste uppdrag att lyssna. De frågor som ställs avslöjar hur mycket leverantören kan.
4. Vänta med demo
Ibland vill det upphandlande företaget se en demo redan vid frågemötet. Gör inte det misstaget. Ge leverantören en chans att ställa frågor först, innan de kör sin demo. Då får de möjlighet att fråga om era speciella behov och göra sin presentation relevant för er verksamhet. ”Det ökar chansen att ni får se en demo som är rättvisande”, säger Ninni Fornander.
5. Var aktiv – göm dig inte bakom en konsult
Många tar idag hjälp av en upphandlingskonsult, och det kan givetvis ge ett bra stöd. Men en konsult kommer aldrig att förstå er verksamhet lika bra som ni själva. Därför är det viktigt att ni är aktiva i upphandlingen och inte gömmer er bakom upphandlingskonsulten. Konsulten ska vara ett stöd, inte ersätta er medverkan.
Var beredd på att vara aktiv på möten och ta diskussioner med leverantörer
Ett annat vanligt problem när man tar in en konsult är att upphandlingskonsulten har sålt en dyr förstudie, som företaget sedan förväntar sig att leverantören ska kunna jobba utifrån. ”Men det fungerar ofta väldigt dåligt. Leverantören behöver göra en egen förstudie”, säger Ninni Fornander.
Med en fokuserad kravställning, realistisk tidsplan, ett frågemöte innan demo och ett aktivt förhållningssätt har ni utmärkta möjligheter att hitta rätt affärssystem för er verksamhet!
vill du diskutera vad vi på Jeeves kan göra för dig, tveka inte att höra av dig!