7 praktiska tips för att lyckas med ERP-projekt

Ahwen Sheikh August 2018

När man implementerar någon typ av ERP-system är det mycket viktigt att teamet är förberett på att hantera de hinder som kan hota projektets framgång. För sådana hinder kommer att uppstå.

Enligt våra experter, med flera decenniers branscherfarenhet i ryggen, är en del av de vanligaste felstegen inte nödvändigtvis komplicerade. Under en serie intervjuer delar erfarna branschproffs från Forterros globala nätverk av ERP-företag med sig av sju praktiska råd för att öka sannolikheten för att ditt ERP-projekt ska lyckas.

1. Få med ledningen på banan.

Förvånansvärt nog är detta ett av de vanligaste problemen som ställer till det för våra presumtiva kunder”, säger Scott Malia, COO på Forterro. ”I vissa fall har företagen investerat massor av tid – upp till ett halvår – i att göra efterforskningar och utvärdera ERP-lösningar innan de sent omsider får reda på att det godkännande de fått från ledningen egentligen inte var helt klart.”

Se till att du identifierar vilka personer som behöver godkänna ERP-implementeringen. Även om du har fått ett godkännande från vd och ledningsgruppen så kanske det inte räcker”, säger Malia. ”Många kunder gör misstaget att tro att de inte behöver tillfråga styrelsens medlemmar – något som de sedan får reda på är nödvändigt”, säger han.

Malia tillägger att det också är viktigt att tydligt förklara ERP-systemets totala kostnad för ledningsgruppen. ”ERP är inte bara kostsamt ur ett ekonomiskt perspektiv, utan kräver också att viktiga nyckelmedarbetare avsätter mycket arbetstid för att säkerställa att projektet ska lyckas”, säger han.

2. Identifiera organisationens viktigaste behov.

Många ERP-experter menar att den största delen av förarbetet bör fokusera på att utvärdera verksamheten. Genom att ni utvärderar vilka kärnbehov ni har i organisationen kan ni undvika mycket frustration – och onödiga utgifter – längre fram i processen.

Enligt Eric Delacourt, Director of New Business på det franska ERP-företaget Sylob, måste ett ERP-projekt inte tillgodose precis varenda brist i organisationen. Det kan uppstå komplikationer om förväntningarna är för breda.

”Istället för att fokusera på programvaran bör du samla ledarna i organisationen för ett samtal om företagets mål”, råder han. ”Det kan handla om allt ifrån affärsutveckling till att sänka kostnader eller lansera innovationer. Det är viktigt att vara mycket klar över dessa mål och därefter definiera vilka områden som kan hindra att organisationen når upp till förväntningarna.”

3. Välj rätt team för implementeringen.

Precis som vid alla större programvaruimplementeringar kommer du snart att märka att det krävs att det interna teamet lägger ned mycket tid på projektet. När du har ett ERP-projekt som kanske sträcker sig över ett halvår kan det vara frestande att utse chefer eller teammedlemmar som inte är lika upptagna som de toppresterande medarbetarna. Det är dock ett misstag.

”Det är av kritisk betydelse att du identifierar de intressenter som är helt insatta i de områden ni inriktar er på, som exempelvis tillverkningsprocesser, bokföring, HR, projektledning och marknadsföring,” säger Håkan Magnusson, Sales Executive på Jeeves Information Systems AB. ”De personer som är viktigast att involvera är de som kan jobbet och som utför det, inte cheferna som inte själva gör jobbet. Man ska hitta nyckelanvändarna – de som känner till funktionerna och som vet vad som ska göras. Förlita dig inte på perspektiven från personer som inte kommer att använda systemet.”

När du väl har identifierat teamet är det viktigt att förmedla till medarbetarna och ledningsgruppen hur viktigt det är att ERP-projektet prioriteras.

4. Engagera användarna tidigt i processen.

I vissa fall tar sig företag igenom hela ERP-projektet och känner sig glada och nöjda med framstegen de gjort – bara för att senare stöta på motstånd från användarna i olika delar av företaget.

Alexander Crettol, Director of Services på SolvAxis i Schweiz, ger rådet att styra bort från hotet om långsam acceptans genom att ta in användarna i ett tidigt skede. ”Det värsta du kan göra är att undvika att blanda in folk i de tidiga faserna, eftersom de då kan vägra att ta över det nya projektet senare”, varnar han. ”Det funkar inte alls.”

Även om man inte kan förvänta sig att alla ska vara helt överens, kan du börja att sälja in projektet genom att fråga medarbetarna om vilka utmaningar de upplever i sina olika roller. ”Man kanske inte kan göra alla glada, men man kan i allafall lyssna på dem”, säger han.

Även om du gjort ditt bästa för att göra medarbetarna delaktiga kan du förvänta dig ett visst mått av motstånd. Du kan hjälpa användarna att bli trygga nog att anpassa sig till det nya systemet genom att ge dem utbildning.

5. Tänk först på bransch, storlek och geografi.

När du väljer ett affärssystem som redan är utformad för de specifika utmaningarna och behoven i din bransch, storleken på ditt företag och var det ligger geografiskt, minimerar du omedelbart antalet komplikationer som kan uppstå under implementeringen.

Enligt Tove Brodin, Senior ERP Consultant på Jeeves Informations System AB, finns det både för- och nackdelar att fundera på. ”Mindre system är ofta mycket standardiserade och lättare att starta med”, säger hon. ”De kan ha många funktioner men är inte så flexibla. Du kan stöta på problem när du lägger till stora mängder data.”

”Lösningar för medelstora företag erbjuder å andra sidan mer funktionalitet och flexibilitet, men kräver fler anpassningar under implementeringen”, säger Brodin. ”Men de är ändå lättare att modifiera än affärssystem som är utformade för större företag.”

6. Arbeta med rensade data.

Att rensa bland data är ett annat praktiskt jobb som kräver stora tidsinsatser. Men belöningen är fantastisk, anser Crettol.

”Om man parar ihop ett nytt ERP-system med föråldrade data riskerar man att projektet misslyckas”, säger han. ”Systemet kommer inte att fungera om du börjar överföra duplicerade data från det gamla systemet.”

7. Dokumentera era processer.

Det är viktigt att ni dokumenterar era nya affärsprocesser efter att ni genomgått de förändringar som ERP-projekt för med sig. Det är ytterligare ett praktiskt tips som kan minimera komplikationer längre fram, och samtidigt skapa en ovärderlig resurs för medarbetarna. ”Underskatta inte de luckor som kan uppstå när medarbetare ändrar roller eller lämnar företaget”, säger Jean Christophe-Piguet, Support Consultant på SolvAxis. ”Det kan leda till att information går förlorad.”