5 tips till en lyckad implementation

- Vi bjuder på våra 5 bästa tips för en lyckad implementation.

Att genomföra en lyckad implementation kan vara svårt. Men att lägga ner lite extra tid på planeringen inför ett projekt lönar sig både i tidsbesparing och pengar samtidigt som det ger er en implementaion som stämmer bättre med företagets behov.

Vi har gjort både bra och dåliga implementaioner under våra 25 år i branschen. Nu vill vi dela med oss av våra erfarenheter till dig. Därför har vi listat vad du som föetagare kan ha nytta av att se över inför en implementation av ett nytt system. 
 

1. Att våga tänka i nya banor

Ett nytt system öppnar ofta upp för nya möjligheter att arbeta bättre och effektivare. Men när du byter från ett system till ett annat faller det sig ofta naturligt att fortsätta använda invanda arbetssätt och satta rutiner och därmed flytta med dem in i ett nytt system. Med största sannolikhet kan det nya systemet hjälpa er förbättra gamla processer och därmed skapa bättre och effektivare arbetssätt.  Det kan därför vara en stor fördel att omvärdera invanda arbetssätt och vara lyhörd för nya infallsvinklar. 

Vi på Jeeves har många bra ideer och tips på hur andra företag har skapat förnyade och stärkta arbetssätt vid en implementation av ett nytt system. Många av våra kunder ser först i efterhand att de har fått ett bättre stöd för sin verksamhet genom att de vågat förändra sina arbetssätt. Och det tycker vi är synd eftersom vi strävar efter att uppnå högsta möjliga värde för våra kunder. Vi har flera gånger stött på kommentarer som  ”vi borde lyssnat och gjort annorlunda” och ”vi fortsatte bara bygga vårt gamla system i det nya Jeeves under implementationen”. Vi arbetar hårt för att det inte ska hända utan att ni ska få bästa möjliga resultat av eran nya implementation.  

2. Sätt tydliga systemkrav

Förbered er genom att gå igenom vad ni vill få ut av systemet. Vilka är era ’critical issues’, vad fungerar bra idag och vad skulle få er verksamhet att fungera bättre. Genom att ha en klar kravbild öppnas dialogen och möjligheterna för oss att hjälpa Er uppnå högsta möjliga effekt och få ett system anpassat för ert unika behov ökar väsentligt. 

3. Arbeta med Klargjorda processer 

Genom att klargöra Era processer inför ett byte av system förenklas samarbetet under projektets gång. Det blir lättare för båda parter att kommunicera kring arbetssätt och hur systemet ska sättas upp för optimalt utfall. Dels är ni förberedda och kan bättre förmedla hur ni arbetar, så att vi kan sätta upp Jeeves ERP på det sätt som ger bästa möjliga stöd för just er verksamhet. Dels kan vi på ett enklare sätt, genom vår erfarenhet, föreslå förändringar som kan effektivisera processen ytterligare. 

4. Spara till senare

Vår erfarenhet säger oss att ett sätt att hålla projekts tidsram och budget är att avgränsa implementationen till att innehålla det mest nödvändiga. Att ändra och lägga på nya aktiviteter och funktionalitet under projektets gång driver kostnader och påverkar tidsplanen. Frågan du bör ställa dig är om tillägget är kritisk eller om utökningen kan förläggas till efter driftstart, i en Fas II. I många fall har kravbilden och kunskapen ändrats efter driftstarten vilket innebär att behovet ser annorlunda ut. Tillägget, som tidigare ansågs fylla en viktig funktion, kan ha förlorat sin betydelse.

5. Avsätt resurser internt

Dina medarbetare sitter redan med fullspäckat schema och att driva ett implementationsprojekt kräver stora insatser. Ska projektet lyckas behöver nyckelpersoner få möjlighet att avsätta den tid som krävs. Genom att ta in extra resurser för att avlasta det dagliga arbetet, ges de involverade i projektet en möjlighet att arbeta fokuserat med implementationen. Det skapar inte enbart en fungerande arbetsmiljö utan lönar sig även rent kostnadsmässigt då projektet kan genomföras med effektivitet utan att tappa tempo. Något vi ser sparar både tid och pengar.

 

Andra artiklar som vi tror kan intressera dig:

Sju anledningar till att byta Affärssystem

Jämför Affärssystem på den Nordiska marknaden

Läs mer om Jeeves ERP Version 5, hur ett Jeevesprojekt går till, samt erfarenheter från våra kunder i magasinet: Ditt affärssystem 

Kundreportage Fagerhult; Med låg ägandekostnad i fokus

Valet av affärssystem viktigt för tillväxtföretag