Så övertygar du chefen till att säga ja

Alla förbättringsarbeten eller system byten som kräver en investering i form av pengar, tid eller andra resurser måste godkännas av företagets högsta ledning, eller kanske av styrelsen, innan projektet kan påbörjas. Detta kan ibland vara problematiskt. Ofta använder man en avkastningsberäkning (ROI) eller kostnad-nytta-analys som underlag för att kunna få ett projekt godkänt.

Det är alltid bättre om det är en av de högre cheferna som tar initiativet till eller ställer sig bakom ett projekt. Om så inte är fallet, måste man lyckas vinna ledningens stöd, inte bara för att få projektet finansierat, utan också för att kunna driva projektet framåt och nå framgång.

Brist på stöd från ledningen är en av de allra vanligaste anledningarna till att ett projekt blir misslyckat. När man stöter på svårigheter i ett projekt, eller när det finns motstridande intressen eller man tävlar om resurser, är det de högsta cheferna som fattar de avgörande besluten om företaget ska fortsätta med ett projekt eller proritera andra.

Det bästa verktyget för att få stöd av ledningen är att ”sälja in” projektet genom att använda sig av sådant som är viktigt för den enskilda chefen. Alla, oavsett om man är chef, tjänsteman eller maskinist, kommer att lyssna på argument av typen ”Detta kommer du att tjäna på det här projektet”. De måste kunna se vilken nytta de själva kommer att ha av investeringen.

Det här innebär inte att människor är egocentriska eller ytliga utan att de helt enkelt måste kunna relatera resonemanget till sin egen roll och sina egna ansvarsområden inom företaget. Om chefen i fråga ansvarar för företagets övergripande prestation, fokusera då på hur investeringen till exempel kommer att öka försäljningen, vinsten, förbättra kundservicen och gensvaret på marknaden eller minska kostnaderna.  Om chefen istället ansvarar för försäljning, fokusera på hur investeringen kommer att kunna förbättra produkttillgänglighet, möjligheten att uppfylla kundernas önskemål eller vilka konkurrensmässiga fördelar den kommer att medföra. En ekonomichef kommer att vara särskilt intresserad av att höra om möjligheter som kan minska företagets kostnader. En produktionschef kommer att vara positiv till satsningar som förbättrar effektiviteten, minskar driftsstörningar samt maximerar nyttan av både personal och utrustning.

Kostnad-nytta-analysen bör så gott det är möjligt därför beröra alla dessa områden, men när ett projekt ska presenteras för individuella chefer, så bör fokus ligga på vad det är chefen är mest intresserad av för att fånga deras uppmärksamhet.

Att ledningen är engagerad och involverad i ett projekt är helt avgörande för det ska bli lyckat eller inte. Har du åtminstone en av de högre cheferna som stöttar ditt förbättringsprojekt? Om du håller på och fungerar på ett nytt projekt, har du en chef som kan hjälpa dig med att ta fram en kostnad-nytta-analys och motivera investeringskostnaden?