”Så får du ut det mesta av ditt affärssystem”

5 tips från superusern Madeleine Nydahl på OneMed

Hur får du ut det mesta av ditt affärssystem? Den frågan har inget enkelt svar. Kanske är det just det som fascinerar oss som väljer att arbeta med ERP och ERP lösningar.

Madeleine Nydahl jobbar hos en av Jeeves största kunder, OneMed. Här hanteras det dagligen över 35 000 orderrader. Att ha ett fungerande affärssystem är då a och o, något Madeleine ständigt jobbat för sedan hon anställdes till företaget 2010. Med över 20 års erfarenhet av systemet och affärssystemvärlden är hon en riktig kunskapsbank. Här delar hon med sig av sina bästa tips.

1. Skaffa er kunskap internt i takt med er tillväxt

När Madeleine började på OneMed var de 450 anställda. Nu är de inte mindre än 900 och mer än 4 nya marknader har tillkommit. OneMed har alltså rullat ut Jeeves i hela Skandinavien, bara under tiden Madeleine varit där. ”Avgörande för att genomföra lyckade projekt är att ha kunskap internt” berättar Madeleine. Idag är hon Support Manager och ansvarar för den övergripande driften av Jeeves. ”Vi har idag över 390 licenser och jobbar omfattande med logistik, orderflöde och nyttjar funktioner som EDI och ICT. Då krävs det att någon håller övergripande koll och snabbt kan lösa både mindre och större frågor, just för effektivitetens skull.”

2. Använd affärssystemet för att hitta nya möjligheter

Liksom många andra vill OneMed växa mer. Just nu satsas det på att bli stora i Europa och en stark framåtanda genomsyrar företaget. Innovationsarbete är därför en viktig del av Madeleines vardag, inte bara support av daglig drift. Jeeves är flexibelt och det finns enkla verktyg för att utveckla och automatisera funktioner i systemet. "Det finns knappt några begränsningar på vad du kan göra, bara dina egna idéer och din kunskapsnivå sätter gränserna. När jag hittar små som stora lösningar, vilka antingen gör stor påverkan tidseffektivt för användarna, eller på något vis utvecklar vår verksamhet — Då älskar jag mitt arbete!” berättar Madeleine.

3. Testa, fråga och testa lite till

Hur jobbar man då upp sin kunskap för att lära sig nyttja de möjligheter som finns? Madeleine har själv jobbat i Jeeves på olika företag med logistik, ekonomi och support. Personligen tror hon på att först gå en grundutbildning i systemet. Sedan testa, fråga och testa lite till.  Ingen utbildning i världen gör dig till en superuser så länge du inte faktiskt jobbar i systemet. En testdatabas för ”fri lek” är därför ett mycket bra alternativ. Enda sättet att lära sig är att vara orädd och våga testa samt prova.

4. Utgå ifrån din kunskapsnivå

Viktigt är också att anpassa ditt användande utifrån kunskapsnivå och utveckla dig därifrån. ”Mina första två år var det mest bara att lära mig Jeeves och det mest avancerade man tyckte man kunde var kortkommandon. När du sedan är mer erfaren kan du gå hur långt du vill och Jeeves kan vara hur komplext som helst.” Därför ska du som mindre erfaren, alltid sätta begränsningar för vad du ska göra. Affärssystem blir bara så svårt man gör det själv.  Ta hellre det säkra före det osäkra och bygg långsamt upp dina kunskaper, dokumentera, följ riktlinjer, och testa bara när du är helt säker på vad du gör.

5. Sätt dig in i effekt och verkan

Hur duktig du blir på ERP tror Madeleine beror på hur väl du sätter sig in i effekt och verkan på ett övergripande plan. Madeleine frågar alltid sig själv ”Varför gör jag det här?”. Ju mer förståelse du har för vad du faktiskt gör I Jeeves, desto enklare hittar du frågeställningarna som utvecklar både företagets processer och systemet. Att lära sig själva tekniken är den lätta biten. ” För att säkerhetsställa att vi använder Jeeves på bästa sätt är Jeeveskonsulter involverade i de flesta av våra Jeevesprojekt men finns också på plats flera dagar i veckan för löpande assistans. Att tillsammans kunna bolla idéer, ifrågasätta lösningar och dela utvecklingsförslag är oändligt viktigt. Det gör att vi hittar möjligheterna som stöttar både företagets och systemets utveckling.” Avslutar Madeleine.