Konsten att köpa affärssystem 2016. Och 2020.

10 trender och en framtidsspaning

I sin presentation vid Forum 4iT i Stockholm redovisade Jonas Andersson, vd och partner i konsultföretaget HerbertNathan & Co, hur grunderna för utvärdering och anskaffning av affärssystem har förändrats under de senaste 10-15 åren. Denna ”förändring” bröts ned i 10 dimensioner, eller trender om man så vill: 

  1. Vem berörs?  
    Förr berördes enbart ett fåtal specialiserade medarbetare av implementeringen och användandet av affärssystemet, idag berörs ofta 98–99 procent av alla anställda.
  2. Fokus på processerna  
    Tidigare fokuserades diskussionerna framför allt på detaljfunktioner och kravlistor, idag väger processerna betydligt tyngre i utvärderingen. Det är idag inte lika viktigt hur funktionen ser ut så länge det finns ett fullgott stöd för att lösa det behov som finns.
  3. Förändringsledning allt viktigare  
    För 10 år sedan var projektledning och konfigurering viktigast. Nu läggs allt större vikt vid projektledning och – framför allt – förändringsledning. Det är en utmaning att få en stor organisation att tillämpa ett nytt och förändrat arbetssätt.
  4. Ökad komplexitet  
    I takt med att de flesta företag efterfrågar allt fler moduler blir allt fler personer involverade hos både leverantören och – i ännu högre grad – kunden. Det medför att implementeringen blir mer omfattande och komplex samt att det kräver betydligt fler tester och större grad av förändringsledning.
  5. Leverantören minst lika viktig som systemet  
    Flera av ovan nämnda trender bidrar till att leverantören måste ta ett ännu större ansvar för leveransen, från start till mål. Därför väger också valet av leverantör ofta lika tungt som valet av system. Idag söker kunderna inte en ”leverantör” utan en ”partner” som kan guida och stödja kunden såväl med systemet som att utveckla verksamhetens processer.
  6. Förväntad och reell effekt  
    Komplexiteten och den ökade förändringstakten bidrar även till att det blir svårare – och tar längre tid – att uppnå förväntade förbättringar. Efter 4-5 år uppnår man kanske bara 60–70 procent av den förväntade effekten, och det kan över huvud taget vara svårt att räkna hem den på traditionellt vis. Men investeringen kan ändå vara värd att genomföra. Det kräver att investeringen betraktas som strategisk och att projektet får fullt fokus från ledningen från start och till dess att projektet realiserat den nytta som utlovats. Projektet ska inte stängas redan efter driftstart.
  7. Ett annat synsätt  
    Tidigare utgick många från att ”systemet börjar bli lite gammalt”. Nu utgår man snarare från ”Hur kan vi utveckla verksamheten?” och först därefter ”Vilka krav skulle detta ställa på systemet?” IT-projektet har utvecklats till ett verksamhetsprojekt. Det är en mer mogen inställning och förståelse för att systemet skapar förutsättningar till att utveckla verksamheten istället för att man tror att systemet automatiskt skapar nytta. Det krävs dock även många andra insatser från ledning och organisationen för att nå de mål man satt upp – och då blir det ett verksamhetsprojekt istället för ett IT-projekt.
  8. Processägare och förändringsledare tar även ansvar för förvaltningen 
    – För 5-10 år sedan tog de så kallade ”superanvändarna” en större del av ansvaret för både genomförande och förvaltning. De är fortfarande viktiga, men idag har processägarna och förändringsledarna en mer aktiv roll. Det är idag naturligt att processägare har ett ansvar både för personal och system inom den egna processen och kontinuerligt arbetar med utveckling av båda dessa delar.
  9. Fler leverantörer satsar på medelstora företag  
    För inte så länge sedan var de flesta leverantörer av affärssystem antingen fokuserade på lösningar för de riktigt stora företagen eller på rena småföretag. Idag riktar många fler blickarna på mellansegmentet. 
  10. Nya alternativ för driften  
    Tidigare valde man leverantör. Nu är det lika viktigt att välja partner för driften. En ständigt återkommande frågeställning under de senaste åren har varit om man ska välja lokal drift, privat moln eller publikt moln.

Vilka trender kommer då att vara viktigast under de kommande åren?

”De tydligaste och mest grundläggande trenden – att fokus flyttas från den enskilda funktionen till en mer flexibel tillämpning av mer följsamma system – kommer inte bara att fortsätta utan att bli ännu starkare”, säger Jonas Andersson.

”Ökad datamognad hos användarna kommer i ännu högre grad att skapa förväntningar på enkla, smidiga och tillförlitligt stöd. Alla kommer att förvänta sig allt mer. Framför allt mer stöd för att alla medarbetare ska kunna jobba mer självständigt och proaktivt. Samtidigt blir både yrkesroller och processer mindre rigida, och det blir därför svårare att göra detaljerade kravspecifikationer. Sammantaget kommer allt detta att ställa högre krav på flexibilitet – såväl i organisationen som i systemen.”

Seminarium affärssystem