Därför kan man inte tvinga traditionella ERP-system och MRP-system att hantera projekt.

I ett tidigare inlägg beskrivs i stora drag skillnaden mellan ”vanlig” orderbaserad tillverkning och projektbaserad tillverkning.  Enkelt förklarat kan vi säga att orderbaserad tillverkning baseras, precis som det låter, på ordrar (t.ex. tillverkningsordrar,  produktionsscheman). Projektbaserad tillverkning baseras också på ordrar (inkl. arbetsordrar, köpordrar och andra aktiviteter), som används som kontroll- och rapporteringspunkter, men det är projektets struktur som styr hur rapportering och informationsinsamling genomförs.   Projektets struktur, illustreras ofta av en så kallad Work Breakdown Structure (WBS), där projektets aktiviteter grupperas i s.k. arbetsprojekt i ett hierarkiskt träddiagram.  Strukturen anpassas efter de avtalsvillkor som gäller för projektet, delmål samt de rapporteringskrav och faktureringalternativ (fakturering för utfört arbete, beräknad kostnad för färdigställande) som krävs. 

Mycket enkelt förklarat så är tillverkningsordrar och köpordrar kopplade till specifika arbetspaket, och kostnader och scheman förs genom denna koppling över till WBS. Rapporter angående projektstatus går igenom WBS, som är kopplat till en tidslinje (tänk PERT-diagram).

Även om detta enkla upplägg kopplar samman kostnader och scheman till projektet, så påförs inte kostnader för material och bokföring, vilket ofta krävs om kunden är en myndighet, försvaret eller ett rymndföretag.

Många myndigheter kräver att allt material som köpts in för att producera vad de beställt noggrant specificeras. Detta innebär att t.ex. en delkomponent som köpts in till beställning A, inte kan användas vid produktion av beställning B eller eller blandas med andra beställningar eller lagermaterial. Detta går helt emot hur MRP- och ERP-system fungerar. De betraktar allt tillverkningsmaterial, som t.ex. en delkomponent, som ”bara material” som kan användas varhelst och närhelst det behövs. MRP-systemet måste modifieras för att kunna hålla isär olika beställningar och uppfylla de krav på redogörelse för inköpen som krävs. Antingen det, eller så måste varje beställning behandlas som om det är en egen fabrik, skild från alla andra (flera MRP-”instanser” eller  ”-miljöer”). Alternativt finns det regler och processer som kan möjliggöra att material kan lånas till en beställning och sedan ersättas, men den processen är ganska besvärlig och kräver omfattande dokumentation. Principen ”låna/ersätta” eliminerar dock inte behovet av att begränsa MRP-systemet på ett sådant sätt som beskrivs ovan.

I grund och botten fungerar det så här: Det är mycket svårt att tvinga sedvanliga MRP- och ERP-system att anpassa sig till en projektmiljö eftersom de saknar den struktur och de rapporteringsmöjligheter som det skulle kräva. De stödjer helt enkelt inte möjligheten att redovisa för materialinköp och användning som krävs för att hantera en order från en myndighet. 

Om ert företag tillämpar projektbaserad tillverkning, fungerar ert ERP-system i er miljö eller måste ni lägga mycket arbete på att jobba er runt olika rapportfunktioner för att kunna uppfylla era kunders behov?