Det speciella med att finansiera ERP-projekt jämfört med andra projekt

Alla företag måste investera i utrustning och teknologi för att kunna prestera bättre, bli effektivare och kunna växa. Noggranna och förskitiga företagsledare satsar bara på investeringar som kommer att återbetala sig. Investeringar vars avkastning garanterat kommer att överskrida kostnaderna. Därför är det vanligt att ett företag gör en kostnad-nytta-analys av alla investeringsmöjligheter innan de bestämmer sig för att ge sig i kast med ett nytt projekt.

När det handlar om produktionsutrustning, är analysen relativt okomplicerad. Företaget kommer att dra nytta av den nya utrustningen på flera lätt mätbara sätt. Till exempel kommer den att öka och effektivisera produktionen samt automatisera arbetsuppgifter som idag görs manuellt, vilket minskar den arbetsinsats som krävs av de anställda.

Kostnaden och nyttan med en investering i ett informationssystem kan vara svårare att beräkna. Den potentiella leverantören kommer säkerligen att lämna en fullständig prisuppgift på kostnaden för hård- och mjukvara, installation, årligt underhåll och där till hörande tjänster. Det är inte säkert att leverantören kommer att räkna med andra dolda kostnader som ofta uppstår, t.ex. kostnader för att utbilda användarna, minskad produktion eller effektivitet i övergångsfasen eller för att städa upp databasen. Intressant nog, är den totala kostnaden tydligare att se när det handlar om en molnlösning eftersom de flesta system- och supportkostnader ingår i månadsavgiften. När man byter ut investeringskostnaden för ett on-premise system mot driftskostnaderna för en molnlösning förändras också ekvationen.

Ett bra implementerat affärssystem är en investering som i stort sett alltid innebär en ordentlig avkastning för företaget. Efter de självklara förbättringarna i form av minskade lager och ökad produktivitet är det svårare att definiera vilken nytta man har haft av investeringen. Det är till exempel inte lika lätt att se hur en investering återbetalar sig i form av förbättrad kundservice, minskat kaos i produktionen, ökad kvalitet och förbättrad trivsel hos och bibehållning av de anställda.

I beräkningen måste man räkna in både kostnaderna och den förväntade nytta företaget kommer att ha av investeringen under en viss tidsperiod. Detta är viktigt eftersom kostnaderna framför allt uppstår i början på ett projekt (de är höga under ett särskilt år och minskar sedan) medan nyttan går att se först senare. Nyttan uppstår nämligen när systemet är helt implementerat och de förbättringar som gjorts har börjat få effekt. Hur lång bör då perioden vara? Det är en fråga för er ekonomiavdelning, men vi ser ofta avkastningsberäkningar (ROI) som sträcker sig över en period på fem år även om ett företag normalt sett använder samma affärssystem längre än så. Varför då? Därför att ett affärssystem utgör kärnan av ett företags affärsverksamhet, och att byta system kostar företaget mycket pengar, tid och resurser. Det här för oss tillbaka till det där med att kunna motivera finansieringen av nya projekt. Som tur är, drar de flesta företag en väldigt stor nytta av ett nytt system och de förbättrade processer och kontrollmöjligheter som de får tillgång till. Kan ert företag fullt ut dra nytta av ert nuvarande affärssystem. Skulle ett nytt, annorlunda system ge er en tillräckligt stor avkastning på investeringen för att det ska motivera ett affärssystemsbyte?