Varför vissa affärssystemsprojekt misslyckas!

– och 5 punkter som kommer att hjälpa er till ett framgångsrikt projekt! 

De allra flesta implementations- och affärssystemsprojekt blir lyckade och framgångsrika. Vilket innebär att bolaget har och får en positiv avkastning på sin investering, systemet används regelbundet, hanterar företagets data och tillhandahåller de för verksamheten viktiga styrtalen.

Ändå misslyckas vissa implementationsprojekt och en del av dem blir t.o.m. synbara i nyhetsrapportering och i sociala medier. Tyvärr så har ett par större misslyckade affärssystemsprojekt förstört bilden av hela branschen.

Med det sagt - vissa affärssystemsprojekt blir inte särskilt framgångsrika - de som inte genererar någon avkastning på investerade medel samt den ansträngning och tid som har plöjts ner i projektet.

Andra misslyckas helt och hållet med att hjälpa verksamheten (eller ännu värre, orsaka verklig skada) vilket resulterar i att projektet stoppas och/eller där det i värsta fall väcks anklagelser om avtalsbrott.

Efter många års erfarenhet inom programvaruindustrin (affärssystemsbranschen), kan jag säga att ett misslyckande nästan aldrig beror på fel i programvaran.

Jag har sett företag nå framgång med sämre vald programvara som egentligen inte var särskilt lämpad för deras behov.

Och jag har också sett företag misslyckas trots utmärkt programvara, som borde ha varit perfekt och passande för deras verksamhet och behov.

Felet ligger i genomförandeprocessen och i företagets övergripande strategi som omfattar attityd och förväntningar.

Här är de viktigaste ingredienserna för att lyckas med ett bra affärssystemsinförande:

  • Engagemang från ledningen – Ledningen måste vara delaktig och synlig genom hela projektet för att hålla medarbetare motiverade genom hela processen.
     
  • Projektledaren - Projektledaren är en organiserad och motiverad samordnare som har möjlighet att få ihop laget, skapa en projektplan som sammanfattar krav på lösningen, hålla reda på scheman och uppgifter, och helt enkelt hantera genomförandet.
     
  • Projektgruppen - Systemanvändarna måste involveras under hela genomförandet; Projektet kan inte göras för dem eller överlämnas fullbordat och klart. Deras medverkan är en del av inlärningsprocessen och är nödvändigt att bygga "egenansvar" i det nya systemet.
     
  • Utbildning - Utbildning på alla nivåer i företaget är avgörande för att övervinna motstånd mot förändring och bygga acceptans, samt utrusta användare med tillräcklig kunskap för att kunna använda systemet i deras dagliga arbete och ansvarsområden.
     
  • Change Management - Hantera omfattningen av ett implementationsprojekt är en viktig del så att de beslutade förändringarna är en del av det överenskomna arbetets beskrivning och omfattning. Implicit i alla ovanstående finns ett behov av att föra användarna in i det nya systemet och hjälpa dem att se "vad betyder det för mig" att inte bara bygga acceptans utan även entusiasm.

Givetvis måste företagets attityd och förväntningar vara realistiska för att lyckas. Ett affärssystem är inte ett universalmedel, och det kommer inte att driva er verksamhet eller fatta era beslut. Ett visdomsord lånat från engelskan säger "A fool with a tool is still a fool". Det är ett verktyg, och de fördelar som den genererar kommer endast genom användarnas förståelse. Affärssystem kommer inte automatiskt att minska lager och förbättra kundservicen på egen hand. Dina anställda och systemanvändare kan åstadkomma dessa mål, med hjälp av ert affärssystem.